MastERPiece Munkaügyi modul

Ez a modul a mastERPiece Komplex vállalatirányítási rendszer része.

Bevezetés

A Munkaügyi modul jelenleg egyetlen fő funkció köré van építve: a dolgozók szabadságainak nyilvántartása. További tervezett, de nem megvalósított rész egy kollaboratív naptár funkció, amin keresztül a felhasználók időponthoz kötött események mentén tudnak együttműködni egymással.

Saját dolgozók

A munkaügyi modulban "Saját dolgozó" név alatt értünk minden olyan kapcsolatot, ami saját cég típusú partnerhez lett rendelve. A Munkaügy modul fülön van egy külön menüpont a saját dolgozók megjelenítésére; ez valójában a CRM modul kapcsolat ablakát nyitja meg, de előre beállítja a "Saját cég" partner típusra vonatkozó megfelelő szűréseket. Ebből az ablakból kiindulva lehet egyszerűen beállítani a dolgozók szabadságolási paramétereit, valamit megnézni egy adott dolgozó összes szabadságát.

Éves szabadságok

Az egyes dolgozók éves szabadságának megállapítása bonyolult feladat. Nagyon sok tényezőt kell figyelembe venni. Az éves szabadság megállapításánál például figyelembe kell venni azt is, hogy az adott dolgozó az adott évben mennyi időn keresztül van munkaviszonyban. A munkaviszony hosszát nem lehet biztosan előre megmondani, mert a munkaviszony előre nem látható külső okok miatt is megszűnhet. Ezekből következik, hogy az éves szabadság mértékét nem lehet teljes bizonyossággal előre megállapítani. A szabadnapok számát a könyvelő/bérszámfejtő határozza meg, és minden évben előre rögzíti. A körülmények megváltozása esetén a paraméter felülvizsgálata és módosítása is szükséges lehet.

Ezekt a paramétereket a dolgozó éves szabadságok ablakon lehet megadni, hogy egy adott dolgozónak egy adott évben:

• Hány fizetett szabadnap jár
• Hány TB finanszírozott betegnap jár
• Hány munkáltató által finanszírozott betegnap jár
• Előző évről hány fizetett szabadnapot hozott át, és hogy
• Ezek az áthozott napok meddig használhatóak föl.

Szabadnap típus

A szabadnap típusok a következők:

• Fizetett szabadság
• Fizetetlen szabadság
• Rendkívüli szabadság
• Betegszabadság

A szabadnapok és szabadnap kérelmek rögzítése során kötelező megadni a típust. A szoftver a típus, a megadott dátumok és a beállított éves szabadság keretek (lást följebb) alapján képes megmondani, hogy a dolgozónak összesen hány szabadnapja van, ebből mennyit használt föl, és mennyi maradt még neki.

A típusok teljes listája megtekinthető a Szabadnap típus ablakon. Mivel az egyes típusok rögzített jelentéssel bírnak és számításokban vesznek részt, ezért a szabadnap típusokat a felhasználók nem módosíthatják.

Szabadság kérelem aláírók beosztásonként

Egy szabadság kérelem benyújtása utána egy engedélyezési (jóváhagyási) folyamaton kell végigmenni. A jóváhagyás után egy úgynevezett szabadságengedély kiállítása következik, amit a megfelelő személyek aláírásukkal hitelesítenek. Az aláírók attól függően változnak, hogy kinek a szabadságáról van szó. Minden engedély esetén kötelezően aláíró a kérelem benyújtója (a dolgozó), és az ő közvetlen felettese (ha van ilyen). Ezen felül további aláírók is lehetnek; az ő személyük elsősorban a kérelmező beosztásától függ. A szabadság kérelem beosztásonként ablakon lehet megadni, hogy egy adott beosztásban levő kérelmező esetén kiknek kell aláírni a szabadságengedélyt

Alapvető beállítások

Az egyes mezők jelentése a következő:

• A sorrend mező határozza meg, hogy az aláíró hányadikként szerepel az engedélyen. Ha azt akarja, hogy mindig a kérelmező és az aláíró legyenek az első aláírók, akkor a sorrendet legalább 30-tól indítsa.
• A jogcím határozza meg, hogy az aláíró neve alatt milyen jogcím jelenik meg. Ha ez nincs megadva, akkor az alapértelmezett jogcím a kapcsolathoz tartozó beosztás neve lesz.
• Egy beosztáshoz nem adható meg ugyan az az aláíró több alkalommal. Ez fizikailag azt jelenté, hogy az adott aláíró kétszer írja alá ugyan azt a papírt, ami nem optimális. Ha valaki több jogcímen ír alá, akkor a "Jogcím" mezőbe kell beírni a jogcímeket, vesszővel elválasztva.

Hogyan határozódik meg az aláírók listája

Az aláírók listája egy konkrét szabadságkérelem rögzítésekor automatikusan meghatározódik, az alábbi módon:

• Aláírónak számít a kérelem benyújtója (a dolgozó). Jogcíme "Kérelmező", sorszáma 10.
• Aláírónak számít a kérelem benyújtójának közvetlen felettese (ha van ilyen). Jogcíme: "Kérelmező felettese", sorszáma 20.
• Aláíró ezen felül az összes kapcsolat aki az szabadság kérelem beosztásonként ablakon ekként lett megadva a kérelmező beosztásához.
• Ha egy aláíró a fenti módon többször is meghatározásra került (például a kérelmező feletteseként és explicit módon megadott aláíróként is), akkor a sorszáma a sorszámok közül a legkisebb lesz, a lehetséges jogcímek pedig a megadott sorrendnek megfelelően, vesszővel elválasztva kerülnek összefűzésre.

Példa:

• A kérelmező "Nagy Éva" beosztása "Karbantartó"
• A kérelmező közvetlen felettese "Kiss Péter"
• A "Karbantartó" beosztáshoz megadott aláírók között szerepelnek:
  • "Sarkadi Renáta" műszaki vezető 100-as sorszámmal, és
  • "Kiss Péter" Csoportvezető 110-es sorszámmal.

Az aláírók a következők lesznek:

• Sorszám=10, Név="Nagy Éva", Jogcím="Kérelmező"
• Sorszám=20, Név="Kiss Péter", Jogcím="Csoportvezető, Felettes" (és itt azért került előre a Felettes, mert 20 < 110)
• Sorszám=100, Név="Sarkadi Renáta", Jogcím="Műszaki vezető"

Az aláírók listájának automatikus meghatározása után a megállapított lista elmentődik az adott kérelemhez, és nyomtatás előtt még módosítható. Egy konkrét kérelemhez megállapított aláíró lista utólagos módosítása csak az adott szabadsághoz tartozó nyomtatványokra van hatással.

Szabadnap kérelem és engedélyezés folyamata

A dolgozók a szabadnapokat kérelmezés után vehetik ki. A kérelmezéstől az elutasításig (vagy elfogadásig) több állapoton mehetnek keresztül. A különböző állapotok közötti átmeneteket a folyamat kezelő motor kezeli. Az alábbi ábrán látható a szabadnap kérelmezési és engedélyezési folyamat diagramja.

• A kérelem kezdetben előkészítés alatti állapotban van. Ez még nem számít a kérelem beadásának. Bármilyen adat módosítható.
• A kérelem beadása nélkül meg lehet szakítani a folyamatot a "Rontott" állapotba való átvitellel. A "Rontott" állapot azt jelzi, hogy a kérelem sosem került benyújtásra.
• Ha az előkészítés sikeres volt, akkor kerülhet át a kérelem "Jóváhagyásra vár" állapotba. Ez egy többszörös jóváhagyásos állapot. Ez azt jelenti, hogy az átvitelkor meg kötelező megadni a jóváhagyók listáját. Az összes jóváhagyó értesítést kap arról, hogy felül kell vizsgálnia a szabadság kérelmet, és döntenie kell arról hogy a a kérelmet jóváhagyja vagy visszautasítja. A visszautasítás mindig indoklás megadásával történik.
• Visszautasítás esetén (ha legalább egy ember visszautasította a kérelmet), a kérelem átkerül az "Újraegyeztetés" állapotba. Ebben az állapotban dönteni kell a kérelem további sorsáról.
• Újraegyeztetés állapotban ismét lehet módosítani a kérelem adatait, és újból el lehet küldeni jóváhagyásra.
• Újraegyeztetés állapotból el lehet küldeni "Visszautasított" lezárt állapotba is, ez végleges.
• Ha mindenki jóváhagyta a kérelmet, akkor az automatikusan átkerül "Aláírásra vár" állapotba. Ebben az állapotban ki lehet nyomtatni a szabadságengedélyt. (Tehát a szabadságengedély papír alapon csak akkor kerül nyomtatásra, ha már tudjuk hogy a szükséges személyek jóváhagyták.) Nyomtatás után meg kell várni, hogy az összes szükséges aláírás rákerüljön.
• Ha valaki meggondolja magát és mégsem írja alá a papírt, akkor innen még vissza lehet küldeni újraegyeztetésre. De ez (remélhetőleg) szinte sosem fordul elő.
• Ha minden aláírás rákerült, akkor a kérelmet át lehet vinni "Iktatásra vár" állapotba. Az "Iktatásra vár" állapotban történik meg az aláírt szabadságengedély iktatására (lásd az iktató és dokumentum kezelő modul leírását). Az iktatáshoz azért alakítottunk ki külön állapotot, mert így meg lehet mondani hogy az aláírás befejeződött-e, és az iktatás feladatát el lehet halasztani egy későbbi időpontra, illetve delegálni lehet egy másik (adminisztrációs) osztálynak.

A különböző típusú szabadnapok (fizetett, fizetetlen, beteg- és rendkívüli szabadnapok) folyamata azonos; de a körülményeknek megfelelő módon változnak a jóváhagyók személyek és az iktatott dokumentumok. Például betegszabadság esetén a jóváhagyás szinte automatikus (a betegség nem kér engedélyt), míg egy több hetes nyári szabadság esetén a közvetlen felettesen kívül szükséges lehet a csoportvezető vagy a HR csoport vezetőjének jóváhagyására is. Ha a szabadság kérelem rögzítését nem az a személy végzi aki a jóváhagyókat kijelöli, akkor szükségessé válhat egy köztes "jóváhagyók kijelölésére vár" állapot bevezetése is. Az iktatásra váró állapotban egy fizetett szabadság esetén elegendő az aláírt szabadságengedély iktatása. Betegség esetén a táppénzes papír vagy valamilyen más igazolás csatolása is szükséges lehet. Az alapértelmezett beállítás szerint a szabadságengedélyt kötelezően csatolni kell a lezárás előtt (enélkül a lezárás nem végezhető el), a többi dokumentum szükségességéről a felhasználó saját hatáskörében dönt.