MastERPiece Ügyvitel modul

Ez a modul a mastERPiece Komplex vállalatirányítási rendszer része.

Bevezetés

Az ügyviteli modul a cég főtevékenységének adminisztrációs helye. Ez viszi végig a folyamatot a projekt és árajánlat létrehozásától a munka megvalósításáig. Az ügyvitel modulban kiemelt jelentősége van a folyamatoknak. A szerződés, megrendelés, munkalap (megrendelés teljesítés) hármasa egymás alá rendelt folyamatoknak foghatók föl.

Az ügyvitel modul egy többszörös hierarchikus rendszerben tárolja az adatokat. A legfelső szinten az üzleti objektumok így kapcsolódnak egymáshoz:

• Egy partnerhez több projekt tartozhat. A projekt egy komplex munkára megkötött szerződések, a leadott megrendelések és az elvégzett munkák egysége.
• Egy projekten belül több szerződést lehet kötni. A szerződést két fél (partner) köti. A szerződés megkötése nem feltétlenül jelenti azt hogy konkrét munkát kell végezni. Elsődleges célja hogy meghatározza a munkavégzés kereteit: a díjazást, a mennyiségre és minőségre vonatkozó feltételeket stb.
• Egy szerződéshez több megrendelést lehet leadni. A megrendelés abban különbözik a szerződéstől, hogy itt konkrét munkavégzésről van szó amit el kell végezni.
• Egy megrendelés teljesítését egy vagy több munkalap igazolja.

Ennek az egyedtípusai látszódnak az alábbi diagramon zöld téglalappal jelölve. A közöttük levő nyilak reprezentálják a kapcsolatokat:

A kapcsolatok általában véve nem kötelezők, ezért lehet:

• szerződést fölvenni projekten belül vagy projekt nélkül
• megrendelést fölvenni szerződés nélkül vagy szerződéssel
• munkalapot fölvenni szerződéssel, megrendeléssel vagy ezek nélkül (eseti megbízás)

A szoftver kezeli az alvállalkozói munkavégzést minden szinten:

• A vevő szerződést egy vevő és a saját cég köti. Az alvállalkozói szerződést a saját cég és egy alvállalkozó. (Lásd: partner típus)
• A megrendelést leadhatja a vevő a saját cégnek, vagy a saját cég az alvállalkozónak
• Az elvégzett munka közös, itt három partner szerepelhet: megadható a vevő, a közvetítő (saját cég) és a kivitelező (alvállalkozó) is. Ha van alvállalkozó akkor egy munkalaphoz két megrendelés és két szerződés is tartozhat. Alvállalkozó hiányában a kivitelező egy saját cég, és csak egy szerződés illetve egy megrendelés tartozhat hozzá.

A másik hierarchia az üzleti objektumok feje és tételei, valamint a tételek között van:

• A projekt egy vevőhöz tartozik, nincsenek tételei.
• A szerződésnek lehetnek tételei. A fejben szerepelnek az olyan adatok mint a szerződéskötés dátuma, a szerződő felek, a szerződés típusa stb. A tételek előírhatják a díjazást, és meghatározhatnak megszorításokat a munka mennyiségére, értékére vonatkozóan. Például egy szerződés előírhatja hogy egy adott típusú tevékenységet mikor, milyen díjazással, maximum milyen időtartamban lehet végezni a szerződés keretein belül. A szerződéshez nem kötelező megadni tételeket.
• A megrendelésnek is lehetnek tételei. Ha a megrendelés egy szerződéshez tartozik, akkor ez a "szerződés lehívása". Ilyenkor a megrendelés tételekhez kapcsolódhat a nekik megfelelő szerződés tétel, és a szerződésben megadott megszorítások hatással vannak a megrendelésre. A megrendelésnél sem kötelező tételeket megadni.
• A megrendelés teljesítését munkalapokon adminisztráljuk. A munkalapnak vannak tételei amik megmondják hogy az adott munka mit tartalmazott. A munkalap fejében vannak az adott munkához tartozó alapadatok (ki végezte a munkát, hol végezte, mikor végezte stb.) a tételek pedig felsorolják azokat a tevékenységeket, felhasznált cikkeket és felmerülő költségeket amik később elszámolásra kerülnek a vevő és az alvállalkozó felé. A munkalap tétele az elszámolás alapja és legkisebb egysége. Ezért a munkalapoknál a tételek megadása kötelező.

A fenti ábrán a tételek dupla zöld kerettel jelennek meg.

Szerződés típus

A szerződésnél meg kell adni a típusát. A típusnak egyedi neve van, és a típus alapján lehet keresni/csoportosítani szerződéseket. A következő szerződés típusok előre föl vannak véve:

• Az egyedi szerződés pontosan egy megrendelés leadására jogosít vagy kötelez.
• A szerződésminta két dátum között akárhány megrendelés leadására jogosít föl, a meghatározott díjazással. A díjazás az egyes megrendelésekre külön

külön vonatkozik.

• A keretszerződés két dátum között leadott összes megrendelés díjazását határozza meg, és az összértékét korlátozhatja.
• A általány díjas szerződés olyan mint a keretszerződés azzal a különbséggel, hogy az összértékre nem korlátot állít föl, hanem fix értéket határoz meg.

Előre láthatóan a szerződések között mindenféle elő fog fordulni, és lehet számítani arra hogy ezek egymással keverednek. Emiatt a szerződés típus neve csak tájékoztató jellegű. A konkrét jogokat és kötelezettségeket nem a megadott típus határozza meg, hanem a szerződés fejébe és tételeibe beírt értékek. Ebből következik, hogy szerződés típusokat tetszőlegesen lehet fölvenni és módosítani. A felhasználó felelőssége hogy a szerződés tartalmának olyan adatokat adjon meg, ami megfelel a hozzá kiválasztott típusnak.

Lásd még mastERPiece Szerződés típus ablak

Munkalap típus

A munkalap típus a munkalapok csoportosítására való. A munkalapoknál kötelező megadni a típust. Nem csak a konkrét munkalapnál adható meg, hanem a pénzügy modulban is a munkalapok és a generált szerződések illetve munkaigazoló lapok összerendelésénél. Ezeknek a nyomtatási képén is megjelenik, és azonosítja az elvégzett munka típusát.

Lásd még: mastERPiece Munkalap típus

Munkalap kategória

A munkalap kategória hasonló a munkalap típushoz. Ennek is egyedi neve van, és a munkalap csoportosítására való. A munkalap kategória megadása azonban nem kötelező, és általában nem jelenik meg a hivatalos dokumentumok (szerződések, munkalapok, munkaigazolások stb.) nyomtatási képein.

Lásd még: mastERPiece Munkalap kategória ablak

Címke (ügyvitel)

A címkék az ügyvitel modulban található tételek (szerződés, megrendelés és munkalap tétel) megjelölésére valók. Ezek a megjelölések elsősorban azoknak a felhasználóknak szólnak, akik a tételek rögzítését, azok módosítását és szerkesztését végzik, de felhasználhatók a tételek csoportosítására is. Ha egy tételhez hozzá van rendelve egy címke, akkor az adott tétel a felhasználói felületen, az adattáblázat résznél a megadott színnel jelenik meg. Az alábbi példában a "Nullás ár" címkéhez a sárga szín lett hozzárendelve:

Amikor egy ügyviteli üzleti objektum (pl. munkalap) állapota megváltozik, és az ügyintézés átkerül egyik felhasználótól a másikhoz, akkor az átmenet elvégzése előtt az egyik felhasználó beállíthat címkéket a tételekhez. A másik felhasználó már ilyen címkével ellátva kapja meg a tételeket. A címkék hatásosan fölhasználhatók arra, hogy egy üzleti objektumon (pl. szerződésen belül) az egyes tételekkel való tennivalók, illetve ezek típusa továbbadható legyen.

Példa: a munka elvégzése után egy munkalap tételeit egy karbantartási vezető berögzíti. A rögzített 10 tételből van kettő aminek az árában nem biztos. Ezeknél beállítja az "árazás" nevű címkét. Ezek után átviszi "Pénzügyi jóváhagyásra vár" állapotba. Ebben az állapotban egy pénzügyes átveszi a munkalap kezelését. Külön magyarázkodás nélkül látja hogy mik azok a tételek amiknek az árát át kell néznie.

Lásd még: mastERPiece Címke (ügyvitel) ablak

Projekt

A projekt egy komplex munkára megkötött szerződések, a leadott megrendelések és az elvégzett munkák egysége. A projekthez tartozik egy vevő, és van egy egyedi neve. (Egy vevőhöz egy időben több projekt tartozhat.)

Lásd még: mastERPiece Projekt ablak

Projekt folyamat

A szerződés folyamata alapéertelmezésben viszonylag egyszerű, összesen öt állapota van:

A projekt a folyamatkezelés szempontjából annyiban különleges, hogy ez áll az ügyviteli folyamat hierarchia tetején. Egy projekt főfolyamata lehet egyszerre több szerződésnek, megrendelésnek és munkalapnak is. A projekt lezárása csak akkor lehetséges ha az összes alfolyamata lezárult.

Szerződés

Egy szerződés két szerződő fél között van megkötve. (Elvileg lehetne több mint két szerződő, de ebben a rendszerben mindig pontosan kettő van.) A szerződés szempontjából nézve az egyik partner a kivitelező a másik a megrendelő. Kivitelezőnél csak saját céget vagy alvállalkozót lehet választani. Megrendelőnél csak vevőt vagy alvállalkozót lehet választani. Ez utóbbit csak akkor, ha a megrendelő saját cég. A két lehetséges esetben beszélhetünk vevővel kötött szerződésről (saját cég és vevő között) és alvállalkozóval kötött szerződésről (saját cég és alvállalkozó között). A továbbiakban ezek helyett a vevő szerződés illetve az alvállalkozói szerződés neveket használjuk. A szerződés a folyamatirányítási (workflow) rendszerhez tartozó üzleti objektum. Mindig egy jól meghatározott állapotban van. A szerződésnek lehet „árajánlat előszkészítése” illetve „árajánlat kiküldve” állapota. Ilyenkor a szerződés árajánlatként funkcionál. Nincs külön ablak vagy táblázat ahol árajánlatot lehetne rögzíteni. Amikor a szerződéstervezet alapján kinyomtatott árajánlatot a kivitelező kiajánlja, a megrendelő pedig elfogadja, akkor az árajánlatból szerződés lesz. Ha a vevő nem fogadja el az ajánlatot, akkor sikertelenséget jelző állapotba kerül a szerződés. A kiküldött árajánlatok adatai nem vesznek el, ha kiküldés előtt a felhasználó dokumentumként a szerződéshez csatolja őket. A szerződés sikeres megkötése előtt a szerződéshez nem lehet megrendelést leadni.

Szerződés fej

A szerződés fejébe beírható értékek között szerepelnek a következők:

• Mi a szerződés elszámolási devizája (kötelező) és milyen árfolyam szolgáltatót kell használni az átváltásokhoz (opcionális)
• Hány megrendelés adható le rá (legfeljebb és legalább).
• A szerződés megkötés dátuma.
• Milyen dátumok között adható le rá megrendelés.
• Milyen dátumok között végezhető rá munka.
• Lehet-e hozzá munkát fölvenni megrendelés kiadása nélkül.
• Mi az értéknap (amikor az elszámolás megtörténik). Választani lehet konkrét dátumot, ilyenkor ez nem lehet kisebb mint a munkavégzés megengedett legnagyobb dátuma. Ha nincs megadva értéknap, akkor a szerződés a teljesítést követően bármikor el lehet számolva.
• Mekkora az egyes megrendelések legkisebb és legnagyobb értéke.
• Mekkora az összes hozzá elvégzett munkák legkisebb és legnagyobb összértéke.
• Mekkora a szerződés fix értéke.

Ha a szerződés fix értéke meg van adva, akkor a szerződésben foglalt szolgáltatásokért a megadott fix értéket lehet számlázni. Ilyenkor a szerződés tételeinél nem adhatók meg szerződéses árak, csak mennyiségekre illetve munkaidőre vonatkozó korlátozások. A fix áras szerződés tartalmazhat legfeljebb egy hivatkozást egy előszámlára ami a fix áras szerződést elszámolja. A rendszer minden szerződésnek oszt egy saját egyedi azonosítót, ezzel párhuzamosan megadható a külsős partner saját azonosítója is.

Lásd még: mastERPiece Szerződés ablak

Szerződés tétel

A szerződés tételei írják le a szerződés tartalmát tételesen. Egy tételnél a következő adatokat lehet megadni:

• A tétel típusa: szolgáltatás, cikk vagy egyéb költség. Kötelező.
• Szolgáltatás esetén kötelezően választandó szolgáltatás kategória, és opcionálisan szolgáltatás típus. Kötelező.
• Cikk esetén kötelezően választandó cikk kategória, és opcionálisan cikk.
• Egyéb költség esetén kötelezően választandó költség kategória, és opcionálisan költség típus.
• Mennyi a minimális és a maximális mennyiség egy megrendelésre, illetve az összes megrendelésre együttesen. Ha ez meg van adva, akkor szolgáltatás típusú tételnél csak teljesítmény díjas szolgáltatást lehet választani, illetve a későbbiekben csak teljesítmény díjast lehet fölhasználni a szerződéshez kapcsolódó megrendelésben és munkalapon. A mennyiség itt mértékegység nélkül szerepel, és mindig az adott elem alap mértékegységében értendő. Nem kötelező kitölteni. Ha nincs megadva, akkor nincs korlátozás.
• Csak szolgáltatás típusú tétel esetén: mennyi a minimális és maximális munkaidő egy megrendelésre, illetve az összes megrendelésre együttesen. Ha ez meg van adva, akkor csak óradíjas szolgáltatás választható, illetve a későbbiekben csak azt lehet fölhasználni a szerződéshez kapcsolódó megrendelésben és munkalapon. Nem kötelező kitölteni. Ha nincs megadva, akkor nincs korlátozás.
• Mennyi a szerződéses egységár. Cikk típusú tétel esetén ez az adott cikk elszámolási egységére vonatkozik. Szolgáltatás típusú termék esetén csak teljesítmény díjas szolgáltatásra vonatkozik. Költség tétel esetén a költség típusnál megadott mértékegységre vonatkozik. Nem kötelező kitölteni. Ha nincs megadva, akkor az egységár a törzsadatoknál megadott mindenkori alap egységár lesz. Lesz itt egy gomb amivel az alap egységár automatikusan bemásolható a törzsadatokból - ezzel lehet fixálni szerződéskötéskor az egységárat
• Mennyi a szerződéses óradíj. Ez csak szolgáltatás típusú terméknél tölthető ki, és csak óradíjas szolgáltatásra vonatkozik. Nem kötelező kitölteni. Ha nincs megadva, akkor az óradíj a törzsadatoknál megadott mindenkori alap óradíj lesz. Lesz itt egy gomb amivel az alapdíj automatikusan bemásolható a törzsadatokból - ezzel lehet fixálni szerződéskötéskor az óradíjat.
• Mennyi a minimális és maximális érték egy megrendelésre és az összes megrendelésre együttvéve. (A megrendelés értékét a megrendelésnél írjuk le.)

Lásd még: mastERPiece Szerződés tétel ablak

Szerződés folyamat

A szerződések folyamata három nagy blokkra tagolódik, hogy az az alábbi folyamatábrán is látszódik:

• Előkészítés és jóváhagyás. A szerződés ilyenkor még csak ajánlatként funkcionál, és nem biztos hogy aláírt szerződés lesz belőle.
• Szerződés aláírás és iktatás. Ez a rész arról szól, hogy a szerződő felek kinyomtatják, cégszerűen aláírják a szerződést, majd iktatják.
• Megvalósítás és lezárás. A szerződés hatályba lépése után a megvalósítás következik. Itt a szerződés hosszú időt eltölthet állapotváltozás nélkül.

Részletesebb leírás alább található.

Előkészítés és jóváhagyás

• A szerződés folyamat kétféle kezdőállapottal indulhat: kimenő illetve bejövő ajánlat előkészítés. A kimenő ajánlat a vevő szerződésre jellemző, a bejövő ajánlat az alvállalkozói szerződésre.
• A saját cég részéről a szerződés egy engedélyezési folyamaton megy át, több szinten: szakmai, pénzügyi és felső vezetői jóváhagyás. A jóváhagyásra jogosult személy általában a visszautasításra is jogosult. A visszautasítás újraegyeztetést indít el.
• A szerződés tartalma ebben a blokkban, csakis előkészítés és újraegyeztetés állapotban változtatható meg.
• Az előkészítési és jóváhagyási blokk végül kétféle módon zárulhat le: a szerződés végleg zátonyra fut (ajánlat visszavonva), vagy teljes jóváhagyás után továbbjut a következő blokkba.

Szerződés aláírás és iktatás

• A szerződés ebben a blokkban három úton indulhat tovább attól függően, hogy a szerződés aláírása milyen módon történik:
  • A saját cég nyomtatja ki és írja alá, majd továbbküldi a másik félnek és megvárja hogy visszaérkezzen a másik fél részéről aláírt változat.
  • A másik fél nyomtatja ki és írja alá, elküldi a saját cégnek. A saját cég aláírás után visszaküldi a másik félnek.
  • Az aláírás személyesen, helyben történik. Nyomtatás után mindkét fél egyidejűleg írja alá a szerződést, és azonnal iktatva lesz.
• A folyamat ebben a blokkban úgy szakadhat meg, ha az aláírási folyamat során a partnerrel megszakad a kapcsolat.

Megvalósítás és lezárás

• A szerződés az idő nagy részét megvalósítás alatt állapotban tölti. Ebben az állapotban a szerződés várakozik, miközben a munka zajlik: új alfolyamatok (megrendelések és munkalapok) jönnek létre és fejeződnek be.
• Ha az összes alfolyamat lezárult, akkor a szerződés is lezárható.
• A megvalósítás blokkban a szerződés nem változik. Legfeljebb új dokumentumok csatolhatók hozzá.
• Egyetlen kivétel a hibajavítás állapot. Erre speciális szabályok vonatkoznak. Hibajavítás csak akkor lehetséges, ha a szerződésnek nincsenek elszámolható alfolyamatai. Ha a szerződéshez már vannak elszámolható megrendelések és/vagy munkalapok fölvéve, akkor azokat is újra kell nyitni mielőtt a szerződésen javítani lehetne. Ennek nyilvánvaló oka, hogy nem lehet módosítani olyan szerződést ami alapján már elszámolható (sőt esetleg elszámolt és kiszámlázott) munkákat végeztek. Emiatt a szerződés hibajavítása körülményes dolog: az összes hozzá tartozó megrendelést és munkalapot újra kell nyitni. Ha hozzájuk voltak elszámolások akkor az újranyitás előtt az elszámolásokat érvényteleníteni kell. Az elszámolás érvénytelenítése miatt pedig lehet hogy sztornó számlákat és újabb elszámolásokat és elszámoló számlákat kell kiállítani.

Megrendelés

Megrendelést lehet önmagában létrehozni, vagy szerződésből lehet létrehozni automatikusan. Ezek között lényeges különbség van.

• A szerződés nélkül létrehozott megrendelés tetszőleges áron tetszőleges tételeket tartalmazhat.
• A szerződésből létrehozott megrendelés tételei kapcsolatban vannak (lehetnek) a szerződés tételeivel. A tételek díjazását a kapcsolódó szerződés tételek meghatározhatják, ezektől a szerződésben eltérni nem lehet.
• A két eset kevert formái is előfordulhatnak: lehet olyan megrendelés aminek egyes tételei szerződésen alapulnak, más tételei szerződésen kívül élnek és szabadon változtathatók.

Megrendelés fej

A szerződés fejéhez hasonlóan, itt is van egy megrendelő és egy kivitelező partner, és ezek típusától függően megkülönböztetünk vevő megrendelést és alvállalkozói megrendelést: A megrendelés fejében szereplő mezőkkel kapcsolatban a következőt lehet elmondani:

• A megrendeléshez meg lehet adni legfeljebb egy szerződést.
• Van egy tetszőlegesen megadható dátuma, a megrendelés dátuma. A megrendelés lezárása előtt a rendszer ellenőrzi a hozzá tartozó szerződésnek teljesül-e a megrendelések számára és dátumára vonatkozó kritériuma.
• A megrendelésnek külön van egy értéknapja. Ez nem biztos hogy egybeesik a megrendelés dátumával.
• Itt is meg lehet adni, hogy mi a munkavégzés legkorábbi és legkésőbbi dátuma. Ha a szerződésnél ez meg volt adva, akkor az ide bemásolódik és

nem módosítható. Ha a megrendeléshez nem volt megadva szerződés vagy nem volt megadva a munkavégzés dátumára korlátozás, akkor a megrendelés „mikor végezhető rá munka” értékei szabadon szerkeszthetők a megrendelés véglegesítéséig.

• Van elszámolási devizája és árfolyam szolgáltatója. Ezek csak akkor szerkeszthetők, ha a megrendeléshez nem tartozik szerződés. Szerződéshez kapcsolt

megrendelés elszámolási devizája és árfolyam szolgáltatója csak az lehet ami a szerződésnél is meg volt adva.

• A megrendelésnél is megadható a legnagyobb és legkisebb érték. Ha a szerződésnél meg volt adva az egy megrendelésre fordítható legkisebb és legnagyobb

érték, az ide bemásolódik és nem módosítható. Ha nincs szerződés, vagy ezek a korlátok a szerződésnél nem voltak megadva, akkor ezek tetszőlegesen módosíthatók.

Lásd még: mastERPiece Megrendelés ablak

Megrendelés tétel

Ha a megrendelés szerződésből lett létrehozva, akkor a tételek abból másolódnak át. A rendszer ilyenkor rögzíti, hogy melyik megrendelés tétel melyik szerződést tételből lett bemásolva. Az ilyen szerződés tételhez tartozó megrendelés tételek kézzel nem törölhetők, és csak korlátozott mértékben módosíthatók. A megrendeléshez ezen felül lehet hozzáadni más (szerződéshez nem kapcsolódó) tételeket is. A korlátozások részletesebb leírása szerződés tételből létrehozott megrendelés tételekre alább található:

• A tétel típusa: szolgáltatás, cikk vagy egyéb költség. Kötelező. A szerződés tételből másolódik, nem módosítható.
• Szolgáltatás esetén kötelezően választandó szolgáltatás kategória, és opcionálisan szolgáltatás típus. Kötelező. Ha a szerződésben meg volt adva

a szolgáltatás típus, akkor az itt nem módosítható. Ha a szerződés csak a kategóriáról rendelkezett, akkor a megrendelésnél meg lehet adni konkrét szolgáltatást (de ez nem kötelező).

• Cikk esetén kötelezően választandó cikk kategória, és opcionálisan cikk. Ha a szerződés csak a kategóriáról rendelkezett, akkor a megrendelésnél meg

lehet adni konkrét cikket (de ez nem kötelező).

• Egyéb költség esetén kötelezően választandó költség kategória, és opcionálisan költség típus. Ha a szerződés csak a kategóriáról rendelkezett, akkor a

megrendelésnél meg lehet adni konkrét költség típust (de ez nem kötelező).

• Mennyi a minimális és a maximális mennyiség erre a megrendelésre. Ha a szerződés tétel rendelkezett az egy megrendeléshez megadható minimális és maximális mennyiségről, akkor az ide bemásolódik. Ez az érték úgy módosítható, hogy a szerződésben megadott kereteken belül maradjon. Ha a szerződésben nem volt megadva az értéke, akkor a megrendelésnél sem kötelező kitölteni. Ha nincs megadva, akkor a mennyiségre nincs korlátozás.
• Csak szolgáltatás típusú tétel esetén: mennyi a minimális és maximális munkaidő erre a megrendelésre. Ha a szerződés tétel rendelkezett az egy megrendeléshez megadható minimális és maximális munkaidőről, akkor az ide bemásolódik. Ez az érték úgy módosítható, hogy a szerződésben megadott kereteken belül maradjon. Ha a szerződésben nem volt megadva az értéke, akkor a megrendelésnél sem kötelező kitölteni. Ha nincs megadva, akkor a munkaidőre nincs korlátozás.
• Mennyi az egységár. Cikk típusú tétel esetén ez az elszámolási egységre vonatkozik. Szolgáltatás típusú termék esetén csak teljesítmény díjas szolgáltatásra vonatkozik. Költség tétel esetén a költség egységére vonatkozik. Nem kötelező kitölteni. Ha a szerződés tételnél volt megadva érték, akkor

az ide bemásolódik és nem módosítható. Ha nincs megadva, akkor az egységár a törzsadatoknál megadott mindenkori alapár lesz. Az alapár automatikusan bemásolható a törzsadatokból - ezzel lehet fixálni megrendeléskor az egységárat (de csak akkor, ha a szerződés tétel nem rögzítette). Kivételes eset a fix áras szerződés. Fix áras szerződésnél az egységár a megrendelés tételnél kötelezően nulla kell hogy legyen.

• Mennyi az óradíj. Ez csak szolgáltatás típusú terméknél tölthető ki, és csak óradíjas szolgáltatásra vonatkozik. Ha a szerződés tételnél meg volt

adva egy érték, akkor az ide bemásolódik és nem módosítható. Nem kötelező kitölteni. Ha nincs megadva, akkor a óradíj a törzsadatoknál megadott mindenkori alap óradíj lesz. Lesz itt egy gomb amivel az alapdíj automatikusan bemásolható a törzsadatokból - ezzel lehet fixálni megrendeléskori óradíjat (de csak akkor, ha a szerződés tétel nem rögzítette). Kivételes eset a fix áras szerződés. Fix áras szerződésnél az óradíj a megrendelés tételnél kötelezően nulla kell hogy legyen.

• Mennyi a minimális és maximális érték erre a megrendelés tételre. Ha szerződés tételnél ez meg volt adva akkor ide bemásolódik és csak úgy módosítható,

hogy a szerződésnél megadott keretek között maradjon. Ha a szerződés tételnél nem volt megadva, akkor itt tetszőlegesen módosítható. Nem kötelező megadni. Ha nincs megadva, akkor az azt jelenti hogy a megrendelés tételre nincs korlátozás.

Az önállóan (nem szerződés tételből) létrehozott tételek esetén minden úgy van ahogyan szerződés tételnél, kivéve hogy az összes megrendelésre vonatkozó korlátozások nem adhatók meg.

Lásd még: mastERPiece Megrendelés tétel ablak

Megrendelés folyamat

A megrendelések folyamata (a szerződéshez hasonlóan) három nagy blokkra tagolódik, hogy az az alábbi folyamatábrán is látszódik:

• Előkészítés és jóváhagyás. A megrendelés ilyenkor még nem érvényes, és nem biztos hogy véglegesített érvényes megrendelés lesz belőle.
• Megrendelés aláírás és iktatás. Ez a rész arról szól, hogy a megrendelő fél kinyomtatja, cégszerűen aláírja a megrendelést, amit a kivitelező befogad és iktat.
• Megvalósítás és lezárás. A megrendelés véglegesítése után a megvalósítás következik. Itt a megrendelés hosszú időt eltölthet állapotváltozás nélkül. (Az ábrán két külön blokkban látszódik a sikeres és a sikertelen lezáráshoz tartozó állapot halmaz.)

Előkészítés és jóváhagyás

• A megrendelés folyamat kétféle kezdőállapottal indulhat: kimenő illetve bejövő megrendelés előkészítés. A kimenő változat az alvállalkozói megrendelésre jellemző, a bejövő változat a vevő megrendelésre.
• A saját cég részéről a megrendelés egy engedélyezési folyamaton megy át, több szinten: szakmai, pénzügyi és felső vezetői jóváhagyás. A jóváhagyásra jogosult személy általában a visszautasításra is jogosult. A visszautasítás újraegyeztetést indít el. A szerződéssel ellentétben itt (alapértelmezésben) csak szakmai jóváhagyásra van szükség (de ez konfigurálható, a folyamat átmenetek átszervezhetők).
• A megrendelés tartalma ebben a blokkban, csakis előkészítés és újraegyeztetés állapotban változtatható meg.
• Az előkészítési és jóváhagyási blokk végül kétféle módon zárulhat le: a megrendelés végleg zátonyra fut (megrendelés visszavonva), vagy teljes jóváhagyás után továbbjut a következő blokkba.

Megrendelés aláírás és iktatás

• A megrendelés ebben a blokkban kétféle úton indulhat tovább attól függően, hogy bejövő vagy kimenő szerződésről van szó.
  • Kimenő megrendelés esetén a saját cég nyomtatja ki és írja alá, majd továbbküldi a másik félnek (kivitelezőnek). Megvárja a partner visszaigazolását.
  • Bejövő megrendelés esetén a másik fél (megrendelő) nyomtatja ki és írja alá, elküldi a saját cégnek. A saját cég a megrendelés jóváhagyásáról nyomtat egy visszaigazolást, és ezt küldi el a másik félnek.
• A folyamat ebben a blokkban visszafordulhat az újraegyeztetés irányában vagy lezárulhat sikertelenül (ha a partner meggondolja magát), illetve folytatódhat a megvalósítás blokk irányában.

Megvalósítás és lezárás

• A megrendelés az idő nagy részét megvalósítás alatt állapotban tölti. Ebben az állapotban a megrendelés várakozik, miközben a munka zajlik. Új alfolyamatok (munkalapok) jönnek létre és fejeződnek be.
• Ha az összes munka lezárult, akkor a megrendelés is lezárható.
• A megvalósítás blokkban a megrendelés nem változik. Legfeljebb új dokumentumok csatolhatók hozzá.
• Egyetlen kivétel a hibajavítás állapot. Erre speciális szabályok vonatkoznak. Hibajavítás csak akkor lehetséges, ha a megrendelésnek nincsenek elszámolható alfolyamatai. Ha a megrendeléshez már vannak elszámolható munkalapok fölvéve, akkor azokat is újra kell nyitni mielőtt a megrendelésen javítani lehetne. Ennek nyilvánvaló oka, hogy nem lehet módosítani olyan megrendelést ami alapján már elszámolható (sőt esetleg elszámolt és kiszámlázott) munkákat végeztek. Emiatt a megrendelés hibajavítása körülményes dolog: az összes hozzá tartozó munkalapot újra kell nyitni. Ha hozzájuk voltak elszámolások akkor az újranyitás előtt az elszámolásokat érvényteleníteni kell. Az elszámolás érvénytelenítése miatt pedig lehet hogy sztornó számlákat és újabb elszámolásokat és elszámoló számlákat kell kiállítani.

Munkalap

A munkalap a főtevékenységet (tervezett, fölvett vagy elvégzett munkát) dokumentálja. A munkalap is a folyamat (a folyamat kezelő rendszer része), van aktuális állapota és csak előre meghatározott szabályok alapján válthat állapotot.

Munkalap fej

Egy munkalap mindig egy konkrét vevő partnerhez tartozik. Alvállalkozónak kiadott munka esetén tartozik hozzá egy alvállalkozó partner is. A munkához két szerződés tartozhat: egy vevő szerződés és egy alvállalkozói szerződés. A szerződések megadása a következő kombinációkban lehetséges:

• Egy vevő szerződés, egy alvállalkozói szerződés
• Egy vevő szerződés, alvállalkozói szerződés nélkül
• Egy alvállalkozói szerződés, vevő szerződés nélkül
• Önálló munkalap szerződés nélkül

A munkalaphoz megadott bármely szerződés megrendelő oldalán mindig csak az a vevő állhat, aki a munkalapnál is vevőként van megadva. A munkalaphoz hasonló módon tartozhat két megrendelés, ezekre hasonló szabályok vonatkoznak. A munkalapnál megadható egy úgynevezett mozgó raktár is, bővebben lásd alább a készlet ellenőrzés részt.

Lásd még: mastERPiece Munkalap ablak

Munkalap tétel

A munkalap tételeinél nem elegendő megadni a kategóriákat. Kötelező megadni a felhasznált cikket, elvégzett szolgáltatást vagy elszámolt költséget. Egy munkalap tétel fölvétele mindig ezzel indul. A szoftver megpróbálja kitalálni, hogy a rögzítésre kerülő munkalap tétel milyen szerződés tételhez vagy megrendelés tételhez kapcsolódhat. Ez egy automatikus összerendelés amivel kapcsolatban a következő szabályok érvényesek:

• A megrendelés az elsődleges, a szerződés a másodlagos. Ha van megadva megrendelés, akkor az összerendelést a megrendelés tételekkel végzi el a rendszer. Ennek hiányában a szerződés tételekkel. Azt a forrás tételt amiből a összerendelés történik, a munkalap tétel forrásának, vagy röviden tétel forrásnak nevezzük.
• Egy munkalap tételnek két forrása lehet: egy vevői és egy alvállalkozói forrása. Ezek közül egyik vagy mindkettő hiányozhat.
• A rendszer csak olyan forrás tételt rendel a munkalap tételhez, amiknek a típusa (cikk, szolgáltatás vagy költség tétel) megegyezik.
• Csak olyan forrást tételt rendel a munkalap tételhez, aminek a kategóriája (cikk, szolgáltatás vagy költség) megegyezik a munkalap tétel kategóriájával, vagy annak szülője.
• Ha a forrás tételnél volt megadva tétel hármas (konkrét cikk, szolgáltatás típus vagy költség típus), akkor annak szigorúan egyeznie kell a munkalap tételnél megadott értékkel.

A munkalap tétel a konkrétan elvégzett munkát reprezentálja, ezért nem lehet megadni mennyiségre, munkaidőre vagy összegre vonatkozó korlátozásokat. Ehelyett a munkalap tételnél a következőket lehet illetve kell megadni:

• Óradíjas szolgáltatás esetén meg kell adni a konkrét munkaidőket valamint az óradíjakat (mind a 4 félét).
• Teljesítmény díjas szolgáltatás, cikk vagy költség esetén meg kell adni az egységárat (a kiválasztott cikk, költség vagy szolgáltatás mértékegységében).
• Olyan munkalapnál ahol van alvállalkozó, a munkalap tételnél az óradíj és egységár értékek duplán szerepelnek: a vevő és az alvállalkozó felé külön (lehetséges hogy kétféle devizával).
• Meg kell adni a konkrét mennyiséget és munkaidőket.
• Mivel egy munkalap számlázása csak jóval a munkalap rögzítése után történik meg, és mivel a megadott összeghatárokat nem szabad túllépni (függetlenül attól hogy mi lett belőle kiszámlázva), ezért a munkalap tételeinek összegét már a kiszámlázás előtt ismerni kell. Ezért a munkalap tételnél szerepel a munkalap tétel értéke a vevő és az alvállalkozó irányában is. (A költség számítás pl. a fölhasznált cikk értéke egy harmadik fajta érték, ami közvetlenül nem szerepel a munkalapon; hanem a beszerzéshez kapcsolódó költség számlák alapján automatikusan számítódik).
• Ha a forrás tétel rögzítette az óradíjat vagy az egységárat, akkor az ide bemásolódik és nem módosítható. Ha nem rögzítette, akkor ide a törzsadatokból másolódik be az aktuális alapdíj illetve alap egységár, és módosítható. A munkalap tétel értéke a mennyiség és egységár szorzata, illetve az óradíjak és a munkaidők szorzatösszege.
• Olyan munkalapnál ahol van alvállalkozó, a munkalap cikk típusú tételeinél meg lehet adni hogy a cikket az alvállalkozótól vásároljuk-e vagy raktárról használjuk föl.

Amikor valaki megpróbálja a munkalapot elszámolható állapotba átvinni, akkor a rendszer megvizsgálja a tételek értékét és a munkalap összértékét. Ellenőrzi a kapcsolódó szerződések, megrendelések, szerződés tételek és megrendelés tételek egyéni és összesítő értékhatárokra való korlátozásait. A munkalap csak akkor vihető át elszámolható állapotba, ha minden megadott korlátozásnak eleget tesz. A munkalap nyomtatott formáján általában nem szereplen a tétel összegek. Azonban a munkalap rögzíti a tételek díjazását és értékét amin el lehet őket számolni (a vevő és az alvállalkozó irányában is).

Lásd még: mastERPiece Munkalap tétel ablak

Készlet ellenőrzés munkalapokra

A munka elvégzéséhez használt járművek szolgálhatnak mozgó raktárul, illetve egy nagyobb kivitelezési munka esetén egy valóságos kihelyezett raktár létrehozható, és erre külön készlet nyilvántartás van vezetve. A munkalap fejében megadott raktár készlete automatikusan csökken a készletes cikk felhasználásokkal amik a munkalap tételnél vannak megadva. Meg kell különböztetni a raktárról felhasznált és a helyi beszerzéses tételeket. Készlet elszámolás csak raktárról felhasznált cikkek esetében lehetséges. Folyamatában ez a következő módon zajlik:

• A munkalap műszaki ellenőrzése során kiderül, hogy kell-e anyagot fölvenni az autóra (mozgó raktárra).

• A szükséges anyagokat a központi raktárból egy vagy több készlet mozgás segítségével ki lehet adni az autóra (raktárak közötti mozgatás). Ebben a kiadásban a munkalap nincs megjelölve, csak a a munkalaphoz rendelt raktár (autó mint mozgó raktár vagy kihelyezett raktár)

• A cikk típusú munkalap tétel meg kell adni, hogy a cikket alvállalkozótól/beszállítótól vásároltuk, vagy saját raktárról használtuk föl. A munkalap készlet ellenőrzése csak a saját raktáras felhasználásra vonatkozik. Az alvállalkozótól vagy beszállítótól vásárolt cikkek készlet szempontjából nincsenek ellenőrizve, azokat csak pénzügyileg ellenőrizzük.
• Ha az alvállalkozóval nincs megállapodás termék eladásról, akkor az alvállalkozó helyben beszerezhet terméket a munkához. Az ilyen fajta beszerzés saját raktáras felhasználásnak minősül ha a beszerzés során az alvállalkozó a saját cég részére kéri a költség számlát. Ennek a költség számlának a feldolgozása során kerül készletre a termék arra a mozgó raktárra ahonnan

az anyag föl lett használva. (Időben ez jóval a munka elvégzése után történik meg.)

• Ha az alvállalkozó nem a saját cég részére kéri a számlát, akkor a cikket tovább számlázza. Ez esetben a vezetőség dönthet arról hogy a tételt fölvezeti a saját raktárába és külön elszámolja a költségszámlát valamint a cikk fölhasználását saját készletről, vagy a cikket nem saját készletűként kezeli és az alvállalkozó által kibocsátott számla alapján csak pénzügyileg számolja el.
• A saját raktáras cikk felhasználások készlet szempontjából olyan készlet csökkentő tranzakciók, amiknek forrás raktára a munkához tartozó raktár (autó), cél raktára üres.
• A készlet változtató hatás csak akkor érvényesül amikor a munkalap elszámolható állapotba kerül, és ez a hatás visszavonódik amikor a munkalap nem elszámolható állapotba kerül. A készlet módosító hatás dátuma megegyezik a munkalap dátumával ("kelt" mező).
• A készlet ellenőrzés több részből áll:
  • Ha hiányzó vagy föl nem dolgozott beszerzési számla van, akkor negatív mennyiségű és/vagy ismeretlen értékű készlet alakulhat ki a mozgó raktárban. Az ilyen hiányosságokat a rendszer automatikusan fölismeri. Lásd: mastERPiece Hiányzó beszállítások ablak.
  • Az egyéb hiányosságokat a mozgó raktár leltározásával lehet földeríteni. Ilyenkor összehasonlítható az elméleti és a valóságos készlet mennyiség.
• A munkalap a készlet ellenőrzés előtt, attól függetlenül átvihető elszámolható állapotba. Ez azért így lett megtervezve, mert nem akarjuk hogy egy késve beérkező (potenciálisan kis értékű) költségszámla megakadályozza az elszámolást a vevő vagy az alvállalkozó felé.

Pénzügyi szempontból nézve a raktárról fölhasznált cikknek előbb utóbb meg kell hogy legyen határozva a bekerülési értéke. Ennek biztosítéka, hogy a fölhasznált cikk valamikor be kell hogy legyen szállítva a raktárba, és a beszállításokhoz valamikor elő kell hogy kerüljön a hozzá tartozó költségszámla.

Munkalap folyamat

A munkalapok folyamata két fő blokkból áll: munkavégzés/alvállalkozói tevékenység, és egy engedélyezési eljárás:

Az állapotok leírása:

• Előkészítés - minden munkalap itt kezdi. Előkészítés állapotban a munkalap fej módosítható. Itt dől el hogy a munkát a saját cég végzi el, vagy alvállalkozó. Itt kell beállítani a szerződéseket és megrendeléseket ami alapján a munka el lesz végezve. Ebben az állapotban általában még nincsenek a munkalapra tételek fölvezetve.
• Alvállalkozónak/saját brigádnak kiadva - Amikor ebbe az állapotba átkerül a munkalap, akkor nyomtathatóvá válik az üres munkalap. Az üres munkalapon nem látszódnak a tételek, de látszódik rajta a munkavégzés helye, és tartozik hozzá egy szöveges leírás az elvégzendő munkáról. A munkalap ebben az állapotban sok időt eltölthet - a munkavégzés ebben az állapotban történik meg fizikailag. A helyben elvégzett munka során a kinyomtatott üres munkalap kitöltésre kerül (tollal). A munka végén a munkalapot a kivitelező aláíratja a megrendelővel. Ezzel igazolva hogy milyen munkák lettek elvégezve.
• Munka befejezve, alvállalkozó adatrögzítés folyamatban - ebbe az állapotba csak akkor kerülhet a munkalap, ha a munkát alvállalkozó végezte, és a web-e felületen bejelentkezve fel akarja tölteni adatokkal. Az alvállalkozó a web-es felületen nem látja a tételek árait. Azonban a tételeket fölveheti. Ezen felül feltöltheti a munkalap szkennelt változatát. Az adatrögzítés befejezése után továbbküldi "Munka befejezve, adatrögzítés folyamatban" állapotba.
• Munka befejezve, adatrögzítés folyamatban - ebbe az állapotba közvetlenül vagy a web-es adatrögzítés után kerülhet a munkalap. A műszaki vezető a papír alapú vagy szkennelt munkalap alapján beírja a hiányzó adatokat:
  • munkalap tételeket
  • a felhasznált cikkeket és elvégzett szolgáltatásokat, a fölmerült költségeket
  • ezek árait amin a vevő illetve az alvállalkozó felé el lesznek számolva
  • esetleg beállíthat címkéket az egyes tételekhez
• Árellenőrzés: a műszaki vezető ide küldi tovább a munkalapot ellenőrzés céljából. Amikor ide érkezik a munkalap, akkor néhány tétele már meg lehet címkézve. (Lásd: ügyviteli címkék). Az árellenőrzést végző adminisztrátor összeveti a műszaki vezető által megadott árakat a beszerzési árakkal. Ha árazási hibát talál, akkor visszadobja a munkalapot (indoklás megadásával) adatrögzítés állapotba. Ha mindent rendben talált, akkor tovább küldi szakmai jóváhagyásra.
• A műszaki vezető szakmai jóváhagyást végez a munkalapon, amiben az árellenőr/adminisztrátor esetleg hibákat javított ki. Ebben az állapotban a munkalap nem módosítható. Ha a műszaki vezető nem hagyja jóvá a munkalapot, akkor továbbküldi (saját magának) adatrögzítés állapotba, és az engedélyezési folyamat újraindul. Ha mindent rendben talált, akkor módosítás nélkül továbbküldi sikeresen befejezett állapotba.
• Sikeres/Sikertelen - mindkettő lezárt állapot, az adatrögzítések után kerül ide. Az a különbség közöttük hogy a sikeres elszámolható, a sikertelen nem elszámolható.
• Hibajavítás - a lezárt állapotból a munkalap újranyitható hibajavításra. Ezzel kapcsolatban az a szabály, hogy a munkalap csak akkor nyitható meg ha nincs hozzá érvényes elszámolás. Ha a munkalap már el lett számolva, akkor először az összes hozzá tartozó elszámolást érvényteleníteni kell. Csak ezután nyitható meg újra. A hibajavítást leginkább műszaki vezető végzi, és árellenőrzés irányába küldi tovább a munkalapot. (Azaz: hibajavítás után is végig kell menni az engedélyezési folyamaton.)

Lehetséges újabb állapotok és átmenetek bevezetése, igény szerint.

Ügyviteli üzleti objektumok javítása folyamatkezelési szempontból

A projekt, szerződés, megrendelés és munkalap egymás alá rendelt folyamatok. Közöttük szoros összefüggés van. A folyamat kezelési szabályok garantálják a gördülékeny ügymenetet, és védik az adatok integritását. Cserébe egyszerre sok folyamattal kell dolgozni. Az adatok javítása annál bonyolultabb, minél több szinten van szükség az állapotok megváltoztatására.

Hogyan lehet munkalapot javítani?

Ha csak a munkalapról elszámolt összegeket kell módosítani, akkor nincs szükség a munkalap módosítására. Egyszerűen érvényteleníteni kell a hozzá tartozó elszámolást (vagy elszámolásokat), új elszámolást generálni hozzá, és az új elszámolás véglegesítése előtt az összegek tetszőlegesen átírhatók. Persze ennek az a következménye, hogy az elszámoláson nem az az összeg lesz látható mint ami a munkalapnál ki van számolva.

Ha valami mást is kell módosítani, nem csak összegeket akkor szükség lehet a munkalap illetve a munkalap tételek módosítására. Példák:

• cikket, szolgáltatást, költséget
• mennyiséget, munkaidőt
• munkalap közleményt stb.

Ehhez a következőket kell tenni:

1. Ha van hozzá lezárt szerződés, akkor azt (azokat) át kell vinni "hibajavítás" állapotba. Erre azért van szükség, mert nyilvánvalóan nem tekinthető lezártnak egy olyan szerződés, amihez vannak lezáratlan munkák. Márpedig a munkalap javításához a munkalapot előbb meg kell nyitni, következésképp a hozzá tartozó szerződést is meg kell nyitni. Közös megegyezés alapján az elszámolt összeget a munkalaphoz tartozó elszámolásban bármikor át lehet írni akkor is, tehát a pénzügyi elszámolás eltérhet a szerződéses árakról.
2. Hasonló módon, ha van hozzá lezárt megrendelés, akkor azt (azokat) át kell vinni "hibajavítás" állapotba.
3. Ha van hozzá érvényes elszámolás, akkor azt (azokat) érvényteleníteni kell. Erre azért van szükség, mert nyilván csak olyan munkalapot lehet elszámolni ami véglegesített, és már nem módosul. Az elszámolások érvénytelenítése adja meg a lehetőséget a munkalap módosítására. Az elszámolás érvénytelenítéséről (lehet hogy) az elszámolás címzettje automatikus értesítést is kap.
4. Ezután a munkalapot "sikeresen lezárt" állapotból át kell vinni "hibajavítás" állapotba. Ezt csak akkor fogja engedni a rendszer, ha nincs hozzá érvényes elszámolás. A munkalap "hibajavítás" állapota szinte ugyan olyan mint az "adatrögzítés" állapota, csak a neve más, illetve a jelentésében annyi különbség van, hogy hibajavítás állapotban csak olyan munkalap lehet ami korábban már le volt zárva. Ez jelzi, hogy a további adatrögzítések célja hibák javítása.
5. Hibajavítás állapotban a munkalap tetszőlegesen módosítható. Ebben az állapotban a munkalap akár átvihető másik szerződés vagy másik megrendelés hatálya alá is. Ha valaki ilyet tesz, akkor a munkalap tételek szerződés- és megrendelés tétel hivatkozásai automatikusan beállítódnak, illetve az új szerződések és megrendelések előírásai alapján automatikusan módosulhatnak a munkalap tételeken feltüntetett árak és összegek. Létrejöhetnek szerződésen kívüli tételek is ezen a módon, illetve lehet hogy egy korábban szerződésen kívüli tétel az új szerződés(ek) hatálya alá kerül. (Megjegyzés: nyilván nem lehetséges átvinni munkalapot lezárt szerződés vagy megrendelés hatálya alá. Ha a módosítás több szerződést is érint, akkor mindet át kell vinni hibajavítás állapotba.)
6. Hibajavítás után a munkalapot újra le lehet zárni. A rendszer ezután automatikusan készíteni tud hozzá elszámolás tételeket.
7. Végül a hozzá tartozó megrendeléseket és a szerződéseket újra le lehet zárni, azaz átvinni sikeresen lezárt állapotba.

Hogyan lehet megrendelést javítani?

Megrendelést csak addig lehet javítani, amíg alá nem lett írva. Ha alá lett írva mindkét fél részéről, akkor a megrendelés nem módosítható. Ez a való életben is így van. Viszont bármikor lehetőség van arra, hogy egy megrendelés alapján egy új megrendelést (másolatot) hozzunk létre, ami aláírás előtt tetszőlegesen módosítható. Van egy kiskapu: a közös megegyezésen alapuló visszamenőleges hatályú megrendelés módosítás. Remélhetőleg erre nem lesz szükség, de ha mégis akkor az alább leírt módon lehet elvégezni.

Az ilyen módosítás nem egyszerű, mert a megrendelés hatálya alá tartozó összes korábban elszámolt munkalap elszámolásait is értinti.

1. Először a megrendeléshez tartozó szerződést át kell vinni hibajavítás állapotba (ha van).
2. Ezután a megrendelést át kell vinni hibajavítás állapotba.
3. Ezután AZ ÖSSZES hozzá tartozó munkalapot újranyitni (átvinni hibajavítás állapotba). Ennek módját föntebb leírtuk. A fenti leíráshoz képest csak annyi az eltérés hogy nem egy munkalap hibajavításáról van szó, hanem az összes (adott megrendeléshez tartozó) munkalap hibajavításáról.
4. Ezután a megrendelés átvihető újraegyeztetés állapotba. Ekkor a megrendelés tetszőlegesen módosítható, azonban a hozzá tartozó munkalapok mindaddig nem zárhatók le, amíg a megrendelés újra be nem kerül "megvalósítás alatt" állapotba. Tehát előtte újra kell engedélyeztetni, nyomtatni, aláírni és iktatni a módosított megrendelést. Ez a valóság pontos modellezése: egy közös megegyezésen alapuló visszamenőleges hatályú megrendelés módosítást csak úgy lehet elvégezni ha abban minden fél egyetért, és a módosított megrendelést a feleknek ugyan úgy hitelesíteniük kell mint az eredetit. Amikor a módosított megrendelés bekerül "megvalósítás alatt" állapotba, a rendszer bemásolja a megrendelésben megszabott árakat a hozzá fölvett (nyitott) munkalapokba, ezzel biztosítva hogy a munkalapokon használt árak és összegek megfeleljenek a megrendelésnek.
5. Amikor a megrendelés "megvalósítás alatt" állapotba kerül, akkor a hozzá tartozó munkalapok módosíthatók, új munkalapok csatolhatók föl, illetve a régi munkalapok a megrendelésről lecsatolhatók. Ezek a műveletek is ár módosításokkal járhatnak az ügyviteli szabályoknak megfelelően.
6. Ha a megrendeléshez tartozó összes munkalap lezárult, akkor a megrendelést újra le lehet zárni.

Hogyan lehet szerződést javítani?

Szerződést csak addig lehet javítani, amíg alá nem lesz írva. Ha alá lett írva mindkét fél részéről, akkor a szerződés nem módosítható. Ez a való életben is így van. Viszont bármikor lehetőség van arra, hogy egy szerződés alapján egy új szerződést (másolatot) hozzunk létre, ami aláírás előtt tetszőlegesen módosítható. Van egy kiskapu: a közös megegyezésen alapuló visszamenőleges hatályú szerződés módosítás. Remélhetőleg erre nem lesz szükség, de ha mégis akkor az alább leírt módon lehet elvégezni.

Az ilyen módosítás nem egyszerű, mert a szerződés hatálya alá tartozó összes korábban elszámolt munkalap elszámolásait is értinti.

1. Fix értékű szerződés esetén érvényteleníteni kell az összes olyan elszámolást ami az adott szerződést számolja el. (A nem fix értékű megrendelésekhez sosem tartozik érvényes elszámolás.)
2. A szerződést át kell vinni hibajavítás állapotba. Ezt csak akkor fogja engedni a rendszer, ha a szerződéshez nincs érvényes elszámolás. (Megjegyzés: úgy általában véve nem elszámolható állapotba nem lehet úgy átvinni, hogy van hozzá érvényes elszámolás.)
3. Ezután AZ ÖSSZES hozzá tartozó munkalapot és megrendelést újranyitni (átvinni hibajavítás állapotba). Ennek módját föntebb leírtuk. Annyi a különbség, hogy itt az adott szerződéshez tartozó összes megrendelést és munkalapot kell hibajavítani (és nem csak egy adott munkalapot vagy megrendelést).
4. Végül a szerződést átvinni újraegyeztetés állapotba. Ekkor a szerződés tetszőlegesen módosítható, azonban a hozzá tartozó megrendelések és munkalapok mindaddig nem zárhatók le, amíg a szerződés újra be nem kerül "megvalósítás alatt" állapotba. Tehát előtte újra kell engedélyeztetni, nyomtatni, aláírni és iktatni a módosított szerződést. Amikor a módosított szerződés bekerül "megvalósítás alatt" állapotba, a rendszer bemásolja a szerződéses árakat a hozzá fölvett (nyitott) megrendelésekbe és munkalapokba, ezzel biztosítva hogy a megrendeléseken és munkalapokon használt árak és összegek megfeleljenek a szerződésnek. Ennek extrém következményei is lehetnek. Ha például egy teljesítmény díjas szerződésből fix értékű szerződést készítünk, akkor a hozzá tartozó munkalap tételek nettó összege hirtelen nullára változhat. (Emlékeztetőül: a fix értékű megrendelést csak a megrendelés elszámolható állapotba hozása után számoljuk el, és ez az elszámolás nem a munkalaphoz tartozik hanem a szerződéshez.)
5. Miután a szerződés "megvalósítás alatt" állapotba került, a hozzá tartozó munkalapok módosíthatók, új munkalapok csatolhatók föl, illetve a régi munkalapok a szerződésről lecsatolhatók. Ezek a műveletek is ár módosításokkal járhatnak az ügyviteli szabályoknak megfelelően.
6. Ha a szerződéshez tartozó összes munkalap és megrendelés lezárult, akkor szerződést újra le lehet zárni.