MastERPiece Pénzügyi modul

Ez a modul a mastERPiece Komplex vállalatirányítási rendszer része.

Bevezetés

A pénzügyi modul három fő részből áll:

• Elszámolások - az elszámolások az elvégzett munkákat számolják el a vevők és alvállalkozók felé
• Számlák, ezen belül
  • Kimenő számlák amiket a saját cég állít ki
  • Bejövő alvállalkozói számlák amiket az alvállalkozó állít ki az elvégzett munkáért cserébe
  • Bejövő beszerzési számlák amiket beszállítók állanak ki készlet beszerzéshez
  • Egyéb költség számlák

Tervezett, de egyelőre meg nem valósított negyedik rész a pénzügyi teljesítések adminisztrációja.

Elszámolások

A cég fő tevékenységének elvégzését az ügyvitel modul kezeli, a projekt tervezésétől a szerződések megkötésén át a munkák elvégzéséig. Pénzügyi szempontból az elszámolás alapja és legkisebb egysége a munkalap tétele. Ez a rendszer képes az elvégzett és visszaigazolt munkák alapján automatikusan elszámolásokat létrehozni a vevő illetve alvállalkozó felé. Az elszámolás általában munkalap tételeket (felhasznált cikket, elvégzett szolgáltatást/munkát, vagy egyéb költséget) tartalmaz, de hozzáadhatók egyéb, munkalapokon kívüli tételek is. Normál ügymenet szerint a kimenő számlák létrehozása az elszámolások alapján történik.

Elszámolás fej

Az elszámolás feje határozza meg a következő információkat:

• Sorszám
• Kelt
• Pénznem, árfolyam szolgáltató és árfolyam típus (árfolyam átváltásokhoz)
• Megrendelő
• Kivitelező
• Közlemény alul/felül (tetszőleges szöveg, az elszámolás nyomtatási képén jelenik meg)

A megrendelés sorszáma tartalmazza a megrendelő és a kivitelező elszámolási kódját. (Lásd: mastERPiece_TfrmCrm_Partner#Elsz.C3.A1mol.C3.A1s_k.C3.B3d) Adott megrendelő és kivitelező pároshoz tartozó elszámolások sorszámai egyediek és kihagyás nélkül növekednek. Ez a következő előnyökkel jár:

• Ha a megrendelő vagy a kivitelező nem kap megy egy elszámolást, akkor a kihagyást magától észre tudja venni, sőt azt is meg tudja mondani hogy mi hiányzik.
• Az elszámolást adó és kapó felek önmagában az elszámolás sorszámából nem tudnak következtetni a többi ügyfelek számára, a velük való más elszámolások mennyiségére, gyakoriságára.

Az elszámolás fejre vonatkozó megszorítások a következők:

• Ha az elszámolásnak már vannak tételei, akkor pénznemet, árfolyam szolgáltatót és árfolyam típust már nem lehet módosítani.
• Megengedett kombináció a vevő típusú megrendelő saját cég típusú kivitelezővel ("elszámolás a vevő felé"). Az ilyen elszámolások az elvégzett munkák alapján automatikusan generálhatók.
• Megengedett kombináció a saját cég típusú megrendelő alvállalkozó típusú kivitelezővel ("elszámolás az alvállalkozó felé"). Az ilyen elszámolások az elvégzett munkák alapján automatikusan generálhatók.
• Elméletileg lehetséges elszámolást létrehozni más típusú partnerek között, de ezeket minden esetben kézzel kell rögzíteni.

Lásd még: mastERPiece Elszámolás ablak

Elszámolás tétel

Az elszámolás tétel a következő hivatkozásokat tartalmazza:

• Melyik elszámolásnak a tétele
• Melyik munkalap tételt számolja el a vevő oldalon
• Melyik munkalap tételt számolja el az alvállalkozó oldalon
• Melyik cikkhez tartozik (csak saját készletről történő felhasználás esetén)

Ezek közül az első mindig ki van töltve (elszámolás tétel nem létezhet elszámolás nélkül). A második és a harmadik közül legfeljebb egy lehet kitöltve.

FONTOS: azt a munkalap tételt tekintjük elszámoltnak, amihez van (elszámolható állapotban levő) elszámolás tétel. Amikor az előszámlázó felületen a munkalapokból elszámolás tételeket generálunk, akkor a munkalap tételeknél megadott értékek kerülnek be az elszámolás tételekbe. Ezek az értékek tetszőlegesen módosíthatók. Tehát nem az számít, hogy az elszámolás tételnél milyen érték van beírva, hanem hogy van-e hozzá elszámolható elszámolás tétel vagy nincs.

Ez lehetőséget ad arra, hogy a munkalap tételnél meghatározott (esetleg szerződés által meghatározott) áraktól el lehessen térni. A munkalap tételek értékét a szerződés, vagy a munka adminisztrálásáért felelős személy határozza meg. A munkalap csak akkor kerül rá elszámolásra amikor már elszámolható állapotban van. Ekkor a munkalap már nem módosítható. A pénzügyi osztálynak ekkor lehetősége nyílik az összegek módosítására az elszámolásban anélkül, hogy a munkalap tételnél megadott árakhoz hozzányúlna. Ha az elszámolás összegével kapcsolatban vita van, akkor az elszámolást érvényteleníteni lehet, és egy újonnan létrehozott elszámolásnál ismét az eredeti (szerződéses) árakból lehet kiindulni.

Az elszámolás tételnél a fenti hivatkozásokon kívül a következő adatok adhatók meg:

• Név - kézzel fölvett tételek esetén kézzel kell beírni a tétel nevét. Munkalapból történő generáláskor a munkalap tétel neve bemásolódik ide, de lehet módosítani (átnevezni) anélkül hogy az eredeti munkalap tételnél a nevet módosítani kellene.
• Név 2 (megjegyzés) - ha a tételhez részletes leírást szükségeltetik megjeleníteni az elszámolás nyomtatási képén akkor azt ide lehet beírni.
• VTSZ/SZJ/TESZOR/TEÁOR - a számlázás előkészítéséhez. Ha az elszámolás tételek nem tételesen hanem egyben (elszámolásonként) lesznek számlázva, akkor ezt nem érdemes megadni.
• Egységár, mennyiség, mennyiségi egység, ÁFA kulcs, nettó ÁFA és bruttó összeg.

FONTOS tudnivaló az elszámolás tételek ÁFA számításával kapcsolatban, hogy az elszámolás tételeknél megadott ÁFA és bruttó összegek pusztán tájékoztató jellegűek. Az elszámolás nyomtatási képére alapértelmezésben csak a nettó összegek kerülnek rá. Amikor egy elszámolás számlázásra kerül, akkor az elszámolás összes nettó értékén kerül a számlára. A végleges ÁFA értéket a számla ÁFA összesítése határozza meg, a számlázás szabályainak megfelelően. Az elszámolás tételekben meghatározott ÁFA összegek nem haszontalanok, mert ÁFA analitikára lehet őket használni. (Pl. ezzel lehet lekérdezni hogy mennyi olyan munka van ami még nem lett kiszámlázva, és ennek körülbelül mennyi ÁFA vonzata van.) Amikor a rendszer azt vizsgálja, hogy az egyes elszámolásokból mekkora rész nem került kiszámlázásra (vagy épp túlszámlázásra), akkor a nettó összegeket hasonlítja össze. Lásd még: [[elszámolások automatikus létrehozása]]

Elszámolás folyamat

Az elszámolások folyamata viszonylag egyszerű, kevés állapotból áll.

• Az elszámolás kezdetben előkészítés állapotban van. Ez az egyetlen állapot amikor az elszámolás feje és tételei módosíthatók.
• Ezután szakmailag jóvá kell hagyni. A jóváhagyás során háromféle döntési lehetőség van:
  • Javítható hiba van rajta - visszatér előkészítés alatti állapotba
  • Nem javítható hiba van rajta - érvénytelen lesz és örökre az is marad
  • Jóváhagyva, mehet tovább pénzügyi jóváhagyásra.
• A pénzügyi jóváhagyás hasonló, ebből végül "Érvénytelen" (lezárt, nem elszámolható) vagy "Lezárt számlázható" (lezárt elszámolható) állapotba kerül az elszámolás.

Bár az elszámolások nem szigorú számadású adóügyi bizonylatok, de általában a kibocsátott számlák mellékleteként funkcionálnak ezért bizonylat szerűen kezeljük őket. Sorszámuk - adott megrendelőt és kivitelezőt tekintve - kihagyás nélkül nő. A nyomtatási képén szereplő adatok nagyon kevés kivétellel változatlanok maradnak későbbi nyomtatások során is. Elszámolást egyáltalán nem lehet törölni, csak érvényteleníteni (ez szükséges a sorszámok kihagyás nélküli növekedéséhez).

Az elszámolások egyetlen lezárt elszámolható állapota a "Lezárt számlázható" állapot. Amikor ilyen állapotba kerül, akkor a rendszer automatikusan kiszámítja a számlázandó és a számlázott összegek közötti különbséget, és lehetőséget ad automatikus számlázásra. A számlák és az elszámolások közötti kapcsolat úgy lett kialakítva, hogy ezek folyamata viszonylag független egymástól:

• A "lezárt számlázható" elszámolásoknál a rendszer azt veszi alapul, hogy az elszámolás teljes összegének számlázva kellene lennie
• Az egyéb állapotban levő elszámolásoknál a rendszer azt veszi alapul, hogy az elszámolásból semminek nem lenne szabad számlázva lennie
• Az elvárt és valójában számlázott összegeket összeveti
• Ezután tesz javaslatot számlák létrehozására vagy sztornózására/helyesbítésére

A fentiekből következik, hogy egy már kiszámlázott elszámolás bármikor érvényteleníthető; illetve egy lezárt számlázható elszámoláshoz tartozó számla bármikor sztornózható/helyesbíthető. A számla és elszámolás folyamatok aktuális állapotai nem korlátozzák egymás állapotváltozásait. A számlázandó és a számlázott összegek közötti eltérések folyamatos figyelése miatt nem szükséges átlátni és fejben tartani hogy egy ilyen állapot változásnak pontosan mire lesz hatása. Ha eltérés van akkor azt a rendszer automatikusan jelzi.