SDITemplate Dokumentum kezelő motor

Ez a modul az SDITemplate adatbázisos keretrendszer dokumentációjának a része.

Bevezetés

Az iktató modul három fő részből áll:

• Dokumentumok kategorizálása és csoportosítása
• Dokumentumok keresése és szerkesztése
• Dokumentum modul engedélyezése

Itt kapott helyet továbbá kiegészítésként a "Dokumentum sablonok", ami nem a bejövő dokumentumok iktatásával, hanem a kimenő dokumentumok létrehozásával kapcsolatos; főleg rendszer adminisztrációs beállításokat tartalmaz.

Dokumentumok kategorizálása

A dokumentumok sokféle szempont szerint kategorizálhatók:

• Típus (kötelező) - Típus lehet pl. szerződés, megrendelés, számla, teljesítési igazolás stb. Lásd még: SDITemplate Dokumentum típus ablak
• Irány (kötelező) - Irány lehet pl. bejövő, kimenő, belső, átmenő stb. Lásd még: SDITemplate Dokumentum irány ablak
• Jelleg (opcionális) - Jelleg lehet pl. banki ügy, hatósági ügy, panaszos ügy, egyéb ügy stb. Lásd még: SDITemplate Dokumentum jelleg ablak
• Irattár (opcionális - Ahol a dokumentum fizikailag tárolva van. Lásd még: SDITemplate Dokumentum irattár ablak és SDITemplate Dokumentum irattár típus ablak.

Dokumentumok és kezelésük

A dokumentum kezelés központi eleme a dokumentum és a dokumentum verzió.

Dokumentum ablak és használata

Az SDITemplate Dokumentum ablak segítségével lehet dokumentumokat fölvenni, módosítani és keresni. A dokumentum fejében megadhatók a következő adatok:

• Iktatószám - automatikusan adja a rendszer, egyedi sorszám.
• Hivatkozási szám - kézzel beírható azonosító. Ha a dokumentumot másik fél (pl. a küldő fél) is nyilvántartja valamilyen saját iktatószámon, akkor azt ide lehet beírni.
• Dokumentum típus, jelleg és irány - lásd a föntebbi leírást.
• Kelt és Lejárat (dátumok)
• Irattár - lásd a föntebbi leírást.
• Tárgy (szöveges)
• Kulcsszavak - ez a könnyebb keresést szolgálja. Kulcsszavak alapján könnyebben megtalálható egy dokumentum.
• Leírás - tetszőleges hosszúságú szöveg

Verziók használata

Egy dokumentumnak több verziója lehet. Alapértelmezésben nincs engedélyezve a verziók törlése. A rendszer megőrzi a dokumentumok összes korábbi verzióját. A verziókat a dokumentum ablakról a "Verziók" gomb megnyomásával lehet elérni. Ennek hatására megjelenik az SDITemplate Dokumentum verzió ablak. Itt lehet új verziókat fölvenni.

Egy verzió alapvetően kétféle adatot képes tárolni: képet vagy (bináris) állományt. Egyszerre csak az egyiket lehet megadni. A dokumentum verzió ablak adat szerkesztő panelját két fül foglalja el.

Az első fülön a verzió alapadatai látszódnak, valamint ott lehet tetszőleges állományt betölteni és kimenteni.

A második fülön a betöltött kép látszódik (ha van), és ott lehet képet betölteni lapolvasóról, illetve képet kimenteni.