SDITemplate Dokumentum kezelő motor

Ez a modul az SDITemplate adatbázisos keretrendszer dokumentációjának a része.

Bevezetés

Az iktató modul három fő részből áll:

• Dokumentumok kategorizálása és csoportosítása
• Dokumentumok keresése és szerkesztése
• Dokumentum modul engedélyezése

Itt kapott helyet továbbá kiegészítésként a "Dokumentum sablonok", ami nem a bejövő dokumentumok iktatásával, hanem a kimenő dokumentumok létrehozásával kapcsolatos; főleg rendszer adminisztrációs beállításokat tartalmaz.

Dokumentumok kategorizálása

A dokumentumok sokféle szempont szerint kategorizálhatók:

• Típus (kötelező) - Típus lehet pl. szerződés, megrendelés, számla, teljesítési igazolás stb. Lásd még: SDITemplate Dokumentum típus ablak
• Irány (kötelező) - Irány lehet pl. bejövő, kimenő, belső, átmenő stb. Lásd még: SDITemplate Dokumentum irány ablak
• Jelleg (opcionális) - Jelleg lehet pl. banki ügy, hatósági ügy, panaszos ügy, egyéb ügy stb. Lásd még: SDITemplate Dokumentum jelleg ablak
• Irattár (opcionális - Ahol a dokumentum fizikailag tárolva van. Lásd még: SDITemplate Dokumentum irattár ablak és SDITemplate Dokumentum irattár típus ablak.

Dokumentumok és kezelésük

A dokumentum kezelés központi eleme a dokumentum és a dokumentum verzió.

Dokumentum ablak és használata

Az SDITemplate Dokumentum ablak segítségével lehet dokumentumokat fölvenni, módosítani és keresni. A dokumentum fejében megadhatók a következő adatok:

• Iktatószám - automatikusan adja a rendszer, egyedi sorszám.
• Hivatkozási szám - kézzel beírható azonosító. Ha a dokumentumot másik fél (pl. a küldő fél) is nyilvántartja valamilyen saját iktatószámon, akkor azt ide lehet beírni.
• Dokumentum típus, jelleg és irány - lásd a föntebbi leírást.
• Kelt és Lejárat (dátumok)
• Irattár - lásd a föntebbi leírást.
• Tárgy (szöveges)
• Kulcsszavak - ez a könnyebb keresést szolgálja. Kulcsszavak alapján könnyebben megtalálható egy dokumentum.
• Leírás - tetszőleges hosszúságú szöveg

Verziók használata

Egy dokumentumnak több verziója lehet. Alapértelmezésben nincs engedélyezve a verziók törlése. A rendszer megőrzi a dokumentumok összes korábbi verzióját. A verziókat a dokumentum ablakról a "Verziók" gomb megnyomásával lehet elérni. Ennek hatására megjelenik az SDITemplate Dokumentum verzió ablak. Itt lehet új verziókat fölvenni.

Egy verzió alapvetően kétféle adatot képes tárolni: képet vagy (bináris) állományt. Egyszerre csak az egyiket lehet megadni. A dokumentum verzió ablak adat szerkesztő panelját két fül foglalja el.

Az első fülön a verzió alapadatai látszódnak, valamint ott lehet tetszőleges állományt betölteni és kimenteni. A "kimentés és megnyitás" gomb a megadott helyre kimenti az állományt, majd egyből meg is nyitja. Ehhez szükséges, hogy a kimentett állomány típusának megfelelő program telepítve legyen a gépén. Ha pl. PDF állományt ment ki de nincs PDF olvasó a gépén, akkor a megnyitás sikertelen lehet.

A második fülön a betöltött kép látszódik (ha van), és ott lehet képet betölteni lapolvasóról, illetve képet kimenteni.

Műveletek verziókkal

A verziókat a rendszergazda törölni és módosítani is tudja.

Általában véve rossz ötlet, ha a többi felhasználó képes verziókat törölni, mert így a dokumentum verzióiban történt változásokat utólag nem lehet földeríteni; egy esetleges hibáért felelős személy nem ellenőrizhető vissza. Erősen javasoljuk, hogy a verziók módosítását és törlését normál felhasználók számára tiltsa le, csak az új verzió létrehozását engedélyezze. Részletekért olvassa el az SDITemplate jogosultsági rendszere cikket.

Dokumentumok és folyamatok kapcsolata

Az SDITemplate_Folyamatkezelő_motor és a dokumentum kezelő motor együttműködnek a még hatékonyabb ügyintézés érdekében.

• A folyamatok állapotánál megszorításokat lehet adni a folyamathoz való dokumentum felcsatolásra, lecsatolásra, és a korábban csatolt dokumentum módosítására (ide értve új verziók fölvételét is). További információért lásd a folyamatok dokumentumaira vonatkozó megszorítások szakaszt a folyamat kezelő motor állapot beállításainak leírásánál.
• A folyamatok állapot átmeneteit dokumentum előfeltételekhez lehet kötni. Ez azt jelenti, hogy egy folyamat adott állapot átmenetét nem lehet elvégezni addig, amíg a folyamat állapot átmenetnél megadott típusú dokumentumok nincsenek hozzácsatolva a folyamat fejéhez. További részletekért lásd a dokumentum előfeltételek átmenet típusokraszakaszt a folyamat kezelő motor állapot átmenet beállításainak leírásánál .