SDITemplate Folyamatkezelő motor

Folyamatkezelő motor

Bevezetés

A Szoftver Messiás Bt által fejlesztett üzleti szoftverek egy egyszerűsített folyamatkezelő motort használnak a vállalati/céges folyamatok modellezésére. A folyamatkezelésben részt vevő elem mindig rendelkezik egy aktuális állapottal (státusz). Valamikor volt egy kezdő állapota, és a folyamat végén lezárt állapotba jut. Két állapot közötti váltás az úgynevezett állapot átmenet. Az átmenetek feltételekhez vannak kötve. A feltételek között szerepelnek a következők:

• Melyik forrás állapotból
• Melyik cél állapotba
• Ki viheti át a folyamatot

Az elérhető folyamat típusok listája, a hozzájuk tartozó állapotok és közöttük levő lehetséges átmenetek megléte nem csak a felhasznált szoftverrendszer típusától és verziószámától függ, hanem attól is hogy az Ön hálózatába telepített rendszer hogyan lett beállítva. Vállalatirányítási rendszer megvásárlásakor a szoftverrendszer ára tartalmazza a folyamatkezelő modul beállítását is. Az alább leírt példák nem biztos hogy teljesen egyeznek az Ön rendszerében található folyamat típusok és átmenetek rendszerével, de a folyamat kezelési alapelvek bemutatására tökéletesen alkalmasak.

Az üzleti folyamatok kezelésének kiterjedt irodalma van. Bővebben lásd az Üzletifolyamat-kezelés cikket a wikipédián.[1]

A folyamatkezelésben részt vevő objektumok

Az egyszerűsített folyamatkezelő motor által használt entitások leírása alább található meg. Utána egy bővebb funkcionális leírás következik.

Folyamat típus

A folyamat típus a kezelni kívánt folyamatok típusát jelöli. Egyedi névvel van ellátva, és tartozik hozzá egy egyedi kód ami a folyamat típusát néhány betűvel képes azonosítani. A folyamat típusokat a folyamat típus ablakon lehet elérni.

Állapot

Minden folyamat típushoz több állapot tartozik. Az állapotoknak van neve és lehet leírása. Egy folyamat típuson belül ugyan azzal a névvel nem szerepelhet több állapot. Azonban két különböző típusnak lehetnek azonos nevű állapotai. Az állapot beállításokról a későbbiekben bővebb leírást adunk.

Folyamat fej és folyamat tétel

A folyamatokat általában üzleti objektumokkal kapcsolatban használjuk. Ezeknél az objektumoknál jellemző strukturális felépítés a hierarchia: van egy fej amihez tételek tartoznak. Jó példák erre a következők:

• Megrendelés esetén a szerződés fejében vannak a megrendelő és teljesítő felek, a megrendelés dátuma a teljesítés határideje stb. a tételek a pedig a megrendelés tárgyát képező dolgokat írják le.
• Számla esetén a számla fejében van a kibocsátó és a vevő, a számla információk stb. a számla tételei pedig a számlázott termékek és szolgáltatások leírásait tartalmazzák.
• Szállítólevél esetén a fejében szerepel a szállító, a cél és forrás cím stb. a tételek írják le a mozgatott termékek típusát és mennyiségét
• Hibabejelentés esetén a fejben található a hiba beküldője, a hiba típusa és kezdeti leírása. A hibabejelentés tételei azok az üzenetek amit az ügyfélszolgálat és a bejelentő fél egymás között váltott.

A folyamat kezelő rendszer beállítása során meghatározásra kerülnek a folyamat fejek és az ehhez tartozó tételek is. Előfordulhatnak a következő esetek:

• Folyamat fej tételek nélkül.
• E

Állapot beállítások

Az állapotok között vannak különleges állapotok amik speciális jelentéssel bírnak. Ezeknek a speciális jelentéseknek egy része vizuálisan is megjelenik és beállítható. Ezeknek a beállításoknak egy jó részét alább leírjuk.

Az alapadatok mezői vizuálisan:

Kezdeti állapot

Egy folyamatnak mindig van valamilyen aktuális állapota. A kezdeti állapot ezek közül az első. Egy úgynevezett kezdeti állapot tehát olyan állapot, amivel egy folyamat elkezdődhet. Bizonyos folyamatok egyetlen kezdőállapottal rendelkeznek. Ezeknél a folyamatoknál a folyamat indulásakor a felhasználónak nem kell megadni a kezdeti állapotot. Lehetnek más folyamat típusok ahol több kezdőállapot is lehetséges, és a folyamat indításakor ezek közül a felhasználónak kell választania.

Lezárt állapot

A folyamatkezelés egyik célja, hogy az ügymenet folyamatos legyen. Mindig van olyan felelős felhasználó aki azért felel hogy a folyamat eljusson a soron következő állapotba. Ha például veszünk egy szerződés folyamatot, akkor van olyan felhasználó aki az adatok feltöltéséért felel. Van olyan aki a jóváhagyásért, van aki a postázásáért vagy az iktatásért stb. Egy folyamat az életútja során végighalad többféle állapoton, de valamikor bekerül egy olyan állapotba amikor már nincs vele tennivaló. A lezárt állapot fogalom ezt jelenti: az ilyen állapotban levő folyamattal nincs tennivaló. Fontos megérteni: ez nem jelenti azt, hogy a folyamat nem kerülhet át másik állapotba. Ez csak azt jelenti, hogy ha nem merül föl új külső körülmény vagy esemény, akkor nincs vele tennivaló. Egy külső esemény vagy fölmerült új körülmény hatására azonban a folyamat átkerülhet egy másik állapotba. Ez az állapot nem feltétlenül lezárt.

Nyitott állapot

Az összes nem lezárt állapotot nevezzük nyitottnak. A nyitott állapot azt jelképezi, hogy a folyamat kezelése nem zárult le. Tennivaló van vele. Ezeket a tennivalókat külső események vagy körülmények természetesen befolyásolhatják, de a nyitott folyamat ezek hiányában is befejezetlennek minősül addig amíg át nem kerül egy lezárt állapotba.

Elszámolható állapot

Az elszámolhatóság kérdése az üzleti élet velejárója. Az elszámolhatóság a legtöbb olyan folyamat esetén értelmes, ahol pénzben mérhető értékkel dolgozunk. Erre példák a következők:

• Számla
• Elszámolás
• Készlet érték, vagy készlet változás
• Elvégzett munka

Az elszámolhatóság azt jelenti, hogy a folyamat rendeltetésszerű hatást gyakorol. A fenti példákkal élve:

• Számla esetén az elszámolhatóság azt jelenti, hogy a számla esedékesség (kifizethetővé) válik. A nem elszámolható számla például az, amelyik még nem kapott sorszámot (előkészítés alatt van)
• Egy szállítólevél (készlet változás) esetén az elszámolhatóság azt jelenti, hogy a készlet változás hatása megjelenik a raktárkészletben. Egy nem elszámolható szállítólevél például az, amelyik már beérkezett a raktárba, de a szállítólevélen levő tételek nem lettek összevetve a beérkezett konténerben található valós mennyiségekkel, ezért a termékek még nem lettek "készletre véve".
• Elvégzett munka esetén az elszámolhatóság azt jelenti, hogy az elvégzett munkát el lehet számolni, ki lehet számlázni stb. Nem elszámolható munkára példa az, ami még nincs befejezve vagy amivel kapcsolatban épp minőségi kifogás miatt egyeztetés zajlik.

Szerencsés esetben amikor egy folyamat elszámolható állapotba kerül, akkor úgy is marad. Azonban ez nem mindig van így. Beállítástól függően a folyamatok átkerülhetnek elszámolható állapotból nem elszámolható állapotba is.

Aktív állapot

A folyamatok kezelése időben változhat. Egy konkrét cég konkrét típusú folyamatának a kezelése megváltozhat, és lehetnek olyan állapotok amik szükségtelenné válnak. Az ilyen állapotokat nem lehet kitörölni, különösen akkor ha korábban használva voltak. Ugyanis a folyamatkezelésnél alapvető követelmény a nyomon követhetőség. A folyamatokhoz tartozik egy napló ami azt mutatja hogy a folyamat mikor melyik állapotban volt. (Erről bővebb leírás található alább.) Ezért az ilyen szükségtelenné vált állapotokra logikai törlést alkalmazunk. A folyamat állapotok logikai törlésére speciális szabályok vonatkoznak. Ezekről bővebb leírás található az átmenetek leírása után.

Automatikus figyelmeztetések

Ha egy folyamat túl sokáig tartózkodik egy állapotban az azt jelzi, hogy elakadt. Ennek sok oka lehet. Például a felhasználó akinek foglalkoznia kellett volna vele, megbetegedett és nincs helyettese aki elvégezné helyette ezt a munkát. A folyamat kezelő rendszer segítséget nyújt az ehhez hasonló problémák földerítésében azzal, hogy lehetőséget nyújt időkorlátok bevezetésére. Az állapotokhoz megadható két időkorlát. Az első időkorlát lejárta után a folyamatról figyelmeztetés készül. A második időkorlát elérése után hibalistára kerül. A kontrolling felület része egy olyan ablak ahol a folyamatok ez alapján az időkorlát alapján lekérdezhetők, illetve lehet őket rendezni abból a szempontból hogy mikor fogják elérni (vagy mióta érték el) a figyelmeztetés vagy hibajelzés időkorlátját.

Folyamat módosítási megszorítások

A folyamatok módosíthatóságával kapcsolatban bármely állapothoz meg lehet adni megszorításokat. Ez a felhasználói felületen az alábbi módon, pipák csoportjaiként jelenik meg: