MastERPiece Pénzügyi modul

Ez a modul a mastERPiece Komplex vállalatirányítási rendszer része.

Bevezetés

A pénzügyi modul három fő részből áll:

• Elszámolások - az elszámolások az elvégzett munkákat számolják el a vevők és alvállalkozók felé
• Számlák, ezen belül
  • Kimenő számlák amiket a saját cég állít ki
  • Bejövő alvállalkozói számlák amiket az alvállalkozó állít ki az elvégzett munkáért cserébe
  • Bejövő beszerzési számlák amiket beszállítók állanak ki készlet beszerzéshez
  • Egyéb költség számlák

Tervezett, de egyelőre meg nem valósított negyedik rész a pénzügyi teljesítések adminisztrációja.

Elszámolások

A cég fő tevékenységének elvégzését az ügyvitel modul kezeli, a projekt tervezésétől a szerződések megkötésén át a munkák elvégzéséig. Pénzügyi szempontból az elszámolás alapja és legkisebb egysége a munkalap tétele. Ez a rendszer képes az elvégzett és visszaigazolt munkák alapján automatikusan elszámolásokat létrehozni a vevő illetve alvállalkozó felé. Az elszámolás általában munkalap tételeket (felhasznált cikket, elvégzett szolgáltatást/munkát, vagy egyéb költséget) tartalmaz, de hozzáadhatók egyéb, munkalapokon kívüli tételek is. Normál ügymenet szerint a kimenő számlák létrehozása az elszámolások alapján történik.

Elszámolás fej

Az elszámolás feje határozza meg a következő információkat:

• Sorszám
• Kelt
• Pénznem, árfolyam szolgáltató és árfolyam típus (árfolyam átváltásokhoz)
• Megrendelő
• Kivitelező
• Közlemény alul/felül (tetszőleges szöveg, az elszámolás nyomtatási képén jelenik meg)

A megrendelés sorszáma tartalmazza a megrendelő és a kivitelező elszámolási kódját. (Lásd: mastERPiece_TfrmCrm_Partner#Elsz.C3.A1mol.C3.A1s_k.C3.B3d) Adott megrendelő és kivitelező pároshoz tartozó elszámolások sorszámai egyediek és kihagyás nélkül növekednek. Ez a következő előnyökkel jár:

• Ha a megrendelő vagy a kivitelező nem kap megy egy elszámolást, akkor a kihagyást magától észre tudja venni, sőt azt is meg tudja mondani hogy mi hiányzik.
• Az elszámolást adó és kapó felek önmagában az elszámolás sorszámából nem tudnak következtetni a többi ügyfelek számára, a velük való más elszámolások mennyiségére, gyakoriságára.

Az elszámolás fejre vonatkozó megszorítások a következők:

• Ha az elszámolásnak már vannak tételei, akkor pénznemet, árfolyam szolgáltatót és árfolyam típust már nem lehet módosítani.
• Megengedett kombináció a vevő típusú megrendelő saját cég típusú kivitelezővel ("elszámolás a vevő felé"). Az ilyen elszámolások az elvégzett munkák alapján automatikusan generálhatók.
• Megengedett kombináció a saját cég típusú megrendelő alvállalkozó típusú kivitelezővel ("elszámolás az alvállalkozó felé"). Az ilyen elszámolások az elvégzett munkák alapján automatikusan generálhatók.
• Elméletileg lehetséges elszámolást létrehozni más típusú partnerek között, de ezeket minden esetben kézzel kell rögzíteni.

Lásd még: mastERPiece Elszámolás ablak

Elszámolás tétel

Az elszámolás tétel a következő hivatkozásokat tartalmazza:

• Melyik elszámolásnak a tétele
• Melyik munkalap tételt számolja el a vevő oldalon
• Melyik munkalap tételt számolja el az alvállalkozó oldalon
• Melyik cikkhez tartozik (csak saját készletről történő felhasználás esetén)

Ezek közül az első mindig ki van töltve (elszámolás tétel nem létezhet elszámolás nélkül). A második és a harmadik közül legfeljebb egy lehet kitöltve.

FONTOS: azt a munkalap tételt tekintjük elszámoltnak, amihez van (elszámolható állapotban levő) elszámolás tétel. Amikor az előszámlázó felületen a munkalapokból elszámolás tételeket generálunk, akkor a munkalap tételeknél megadott értékek kerülnek be az elszámolás tételekbe. Ezek az értékek tetszőlegesen módosíthatók. Tehát nem az számít, hogy az elszámolás tételnél milyen érték van beírva, hanem hogy van-e hozzá elszámolható elszámolás tétel vagy nincs.

Ez lehetőséget ad arra, hogy a munkalap tételnél meghatározott (esetleg szerződés által meghatározott) áraktól el lehessen térni. A munkalap tételek értékét a szerződés, vagy a munka adminisztrálásáért felelős személy határozza meg. A munkalap csak akkor kerül rá elszámolásra amikor már elszámolható állapotban van. Ekkor a munkalap már nem módosítható. A pénzügyi osztálynak ekkor lehetősége nyílik az összegek módosítására az elszámolásban anélkül, hogy a munkalap tételnél megadott árakhoz hozzányúlna. Ha az elszámolás összegével kapcsolatban vita van, akkor az elszámolást érvényteleníteni lehet, és egy újonnan létrehozott elszámolásnál ismét az eredeti (szerződéses) árakból lehet kiindulni.

Az elszámolás tételnél a fenti hivatkozásokon kívül a következő adatok adhatók meg:

• Név - kézzel fölvett tételek esetén kézzel kell beírni a tétel nevét. Munkalapból történő generáláskor a munkalap tétel neve bemásolódik ide, de lehet módosítani (átnevezni) anélkül hogy az eredeti munkalap tételnél a nevet módosítani kellene.
• Név 2 (megjegyzés) - ha a tételhez részletes leírást szükségeltetik megjeleníteni az elszámolás nyomtatási képén akkor azt ide lehet beírni.
• VTSZ/SZJ/TESZOR/TEÁOR - a számlázás előkészítéséhez. Ha az elszámolás tételek nem tételesen hanem egyben (elszámolásonként) lesznek számlázva, akkor ezt nem érdemes megadni.
• Egységár, mennyiség, mennyiségi egység, ÁFA kulcs, nettó ÁFA és bruttó összeg.

FONTOS tudnivaló az elszámolás tételek ÁFA számításával kapcsolatban, hogy az elszámolás tételeknél megadott ÁFA és bruttó összegek pusztán tájékoztató jellegűek. Az elszámolás nyomtatási képére alapértelmezésben csak a nettó összegek kerülnek rá. Amikor egy elszámolás számlázásra kerül, akkor az elszámolás összes nettó értékén kerül a számlára. A végleges ÁFA értéket a számla ÁFA összesítése határozza meg, a számlázás szabályainak megfelelően. Az elszámolás tételekben meghatározott ÁFA összegek nem haszontalanok, mert ÁFA analitikára lehet őket használni. (Pl. ezzel lehet lekérdezni hogy mennyi olyan munka van ami még nem lett kiszámlázva, és ennek körülbelül mennyi ÁFA vonzata van.) Amikor a rendszer azt vizsgálja, hogy az egyes elszámolásokból mekkora rész nem került kiszámlázásra (vagy épp túlszámlázásra), akkor a nettó összegeket hasonlítja össze. Lásd még: [[elszámolások automatikus létrehozása]]

Elszámolás folyamat

Az elszámolások folyamata viszonylag egyszerű, kevés állapotból áll.

• Az elszámolás kezdetben előkészítés állapotban van. Ez az egyetlen állapot amikor az elszámolás feje és tételei módosíthatók.
• Ezután szakmailag jóvá kell hagyni. A jóváhagyás során háromféle döntési lehetőség van:
  • Javítható hiba van rajta - visszatér előkészítés alatti állapotba
  • Nem javítható hiba van rajta - érvénytelen lesz és örökre az is marad
  • Jóváhagyva, mehet tovább pénzügyi jóváhagyásra.
• A pénzügyi jóváhagyás hasonló, ebből végül "Érvénytelen" (lezárt, nem elszámolható) vagy "Lezárt számlázható" (lezárt elszámolható) állapotba kerül az elszámolás.

Bár az elszámolások nem szigorú számadású adóügyi bizonylatok, de általában a kibocsátott számlák mellékleteként funkcionálnak ezért bizonylat szerűen kezeljük őket. Sorszámuk - adott megrendelőt és kivitelezőt tekintve - kihagyás nélkül nő. A nyomtatási képén szereplő adatok nagyon kevés kivétellel változatlanok maradnak későbbi nyomtatások során is. Elszámolást egyáltalán nem lehet törölni, csak érvényteleníteni (ez szükséges a sorszámok kihagyás nélküli növekedéséhez).

Az elszámolások egyetlen lezárt elszámolható állapota a "Lezárt számlázható" állapot. Amikor ilyen állapotba kerül, akkor a rendszer automatikusan kiszámítja a számlázandó és a számlázott összegek közötti különbséget, és lehetőséget ad automatikus számlázásra. A számlák és az elszámolások közötti kapcsolat úgy lett kialakítva, hogy ezek folyamata viszonylag független egymástól:

• A "lezárt számlázható" elszámolásoknál a rendszer azt veszi alapul, hogy az elszámolás teljes összegének számlázva kellene lennie
• Az egyéb állapotban levő elszámolásoknál a rendszer azt veszi alapul, hogy az elszámolásból semminek nem lenne szabad számlázva lennie
• Az elvárt és valójában számlázott összegeket összeveti
• Ezután tesz javaslatot számlák létrehozására vagy sztornózására/helyesbítésére

A fentiekből következik, hogy egy már kiszámlázott elszámolás bármikor érvényteleníthető; illetve egy lezárt számlázható elszámoláshoz tartozó számla bármikor sztornózható/helyesbíthető. A számla és elszámolás folyamatok aktuális állapotai nem korlátozzák egymás állapotváltozásait. A számlázandó és a számlázott összegek közötti eltérések folyamatos figyelése miatt nem szükséges átlátni és fejben tartani hogy egy ilyen állapot változásnak pontosan mire lesz hatása. Ha eltérés van akkor azt a rendszer automatikusan jelzi.

Fizetési módok

Az egyes fizetési módok speciális jelentéssel bírnak, és ezt a jelentést nem lehet megváltoztatni. A fizetési mód értéke hatással van a számla készítésre. (Például készpénzes fizetésnél a teljesítés dátuma nem térhet el a számla keltétől.) Emiatt nem lehet manuálisan módosítani vagy törölni őket, és nem lehet újabb tételeket fölvenni. Újfajta fizetési mód bevezetése csak terméktámogatás keretében lehetséges. A fizetési módnak a nevén kívül van egy jellemzője: a kerekítési tétel hozzáadása. Ez a készpénzes fizetési mód kivételével mindenhol ki van kapcsolva. A kerekítési tétel hozzáadása csak forintos számlánál történik meg. A kerekítés tétel ÁFA hatályán kívül számla tétel és a számla végösszegét 5 vagy 0 forint végződésre egészíti ki.

A kerekítés tétel hozzáadása nem kötelező, de nem ütközik jogszabályba. Az ÁFA törvény szerint a fizetés módja nem kötelező tartalmi eleme a számlának, és egyébként sem kötelező egy számlát olyan fizetési móddal kiegyenlíteni mint amit a számlán feltüntettek. Ha a kifizetés készpénzben történik meg, és a kifizetett összeg a számlázott összegtől a kerekítés miatt eltér, akkor a különbözetről pénztári bizonylatot kell készíteni. KIVÉVE ha a számla már eleve tartalmazza a kerekítési különbözetet, mert ebben az esetben nem kell külön bizonylatot létrehozni.

A kerekítés tételek hozzáadásának módosítása a programon keresztül nem, csak a fejlesztő Szoftver Messiás Bt közreműködésével lehetséges.

Lásd még mastERPiece Fizetési mód ablak

Számla típusok

Az egyes számla típusok speciális jelentéssel bírnak, és ezt a jelentést nem lehet megváltoztatni. A számla típus értéke hatással van a számla készítésre. A teljesség igénye nélkül:

• Bejövő számla csak külső sorszámos számla lehet. Az ilyen számla vevője saját cég kell hogy legyen. Mivel a bejövő számlát nem a saját cég állítja ki, ezért a bejövő számla sorszámát nem a saját cég határozza meg. A bejövő típusú számlák folyamatában a számla ellenőrzése, hitelesítése és befogadása a cél.
• Kimenő kézi számla csak külső sorszámos számla lehet. Az ilyen számla kibocsátója saját cég kell hogy legyen.
• Kimenő számla gépi sorszámozású. Az ilyen számla kibocsátója saját cég kell hogy legyen.

Látható, hogy a számla típus nem egyszerűen egy név, hanem speciális jelentéssel bír ami a szoftver működését befolyásolja. Emiatt itt nem lehet manuálisan módosítani vagy törölni őket, és nem lehet újabb tételeket fölvenni. Újfajta számla típus bevezetése csak közös egyeztetés után, terméktámogatás keretében lehetséges.

Lásd még: mastERPiece Számla típus ablak

Számlák

Ez a szoftver a kimenő- és bejövő számlákat egy közös helyen tárolja. A különböző számlák eltérő típussal vannak fölvéve. A típusok meghatározzák a számla fejében megadható értékeket - a típusok leírását fönt.

Kezelés bizonylatként

Általában véve igaz, hogy a számlában megadott adatok a számla véglegesítése után nem változhatnak meg. Ha olyan hivatkozás jellegű adatról van szó ami a nyomtatási képen megjelenik, akkor arról másokat készül. Például a vevő címe szerepel a partner adatok között. Amikor a számla rögzítése történik, akkor a vevő címe bemásolódik a számla fejébe. A későbbiekben a számla nyomtatási képén az a cím fog látszódni ami a számla rögzítéskor aktuális volt. Akkor is, ha időközben a vevő (aktuális) címe megváltozott. Ez igaz minden hivatkozás jellegű adatra: a kibocsátó címére és bankszáma adataira, a vevő címére, a számla tételeken belül a számlázott cikk nevére, SZJ számára, a mennyiségi egység nevére stb. Ezek mellett a hivatkozások is tárolva vannak, de nem az általuk hivatkozott értékek nem jelennek meg a számla nyomtatási képén.

Számla fej

A számla fejében megadható adatok a következők:

Alapadatok

• Típusa, lásd föntebb.
• Külső vagy gépi sorszámozású belső számla. Gépi sorszámozású számla csak kimenő/gépi típus esetén választható.
• A számla külső sorszáma (gépi sorszámozású számla esetén nem adható meg).
• A számla gépi sorszáma (csak gépi sorszámozású véglegesített számla esetén van automatikusan kitöltve, nem módosítható)
• Fizetés módja, választható - lásd föntebb.
• Számla kelte. Külső (kézi kimenő, vagy bármilyen bejövő) számla esetén módosítható. Gépi számla esetén értékét a gép határozza meg; a számla véglegesítésekor (sorszámozáskor) az aktuális rendszeridőre lesz állítva.
• Teljesítés dátuma
  • Gépi sorszámozású készpénzes számla esetén automatikusan a rendszeridőre állítódik a számla véglegesítésekor.
  • Egyéb készpénzes számla esetén automatikusan a számla keltének az értékre állítódik. Közvetlenül nem módosítható, csak a Kelt mezőn keresztül.
  • Egyéb nem készpénzes számla esetén tetszőlegesen módosítható.
• Fizetési határidő
  • Gépi sorszámozású készpénzes számla esetén automatikusan a rendszeridőre állítódik a számla véglegesítésekor.
  • Egyéb készpénzes számla esetén automatikusan a számla keltének az értékre állítódik. Közvetlenül nem módosítható, csak a Kelt mezőn keresztül.
  • Egyéb nem készpénzes számla esetén tetszőlegesen módosítható.
• Pénznem - amiben a számla ki van állítva
• Árfolyam szolgáltató és árfolyam típus - akkor van használva átváltásra amikor egy számla tételeihez valaki megpróbál bemásolni egy eladási lista árat (pl. cikk árát), és a lista ár pénzneme eltér a számla pénznemétől. Figyelem! Az ÁFA forint érték meghatározása nem ez alapján történik, hanem a partnernél megadott adatok alapján. (Lásd: CRM modul Partner szakasz árfolyam szolgáltató / pénzügyi szabályzat pontot.)

Csak olvasható értékek:

• Nettó, ÁFA és Bruttó összeg: a számla tételeiből automatikusan számolódik.
• HUF árfolyam, HUF ÁFA összeg: automatikusan számolódik, de csak akkor elérhető ha a számla véglegesítve lett.
• Helyesbített számla és sztornózott számla: ha a számla egy korábbi számla helyesbítése vagy sztornó számlája, akkor itt található egy visszahivatkozás az eredeti számlára. A rendszer nyilván tartja hogy melyik számlának milyen sztornó- és helyesbítő számlái vannak.

A kelt, teljesítés, fizetési határidő értékeket nem kötelező megadni a számla fölvételekor, de ha nincs értékük akkor a számlát nem lehet elszámolható állapotba hozni.

Kibocsátó adatok és bankszámla

• Hivatkozás a kibocsátóra, ami egy CRM/partner. Ez alapján lehet adott kibocsátóhoz keresni számlákat. A hivatkozás nincs fölhasználva a számla nyomtatásnál, kizárólag keresési/csoportosítási célokat szolgál.
• Kibocsátó neve, adószáma, közösségi adószáma, számlázási címe (irányítószám, helység, utca/házszám)
• Kibocsátó bankszámlára, ami egy CRM/bankszámla. Ez alapján lehet bankszámla alapján keresni számlákat. A hivatkozás nincs fölhasználva a számla nyomtatásnál, kizárólag keresési/csoportosítási célokat szolgál.
• A bankszámla összes többi adata (bank neve, ország, címek, számlaszámok, BIC/SWIFT kód stb.)

Vevő adatok

• Hivatkozás a vevőre, ami egy CRM/partner. Ez alapján lehet adott vevőhöz keresni számlákat. A hivatkozás nincs fölhasználva a számla nyomtatásnál, kizárólag keresési/csoportosítási célokat szolgál.
• Vevő neve, adószáma, közösségi adószáma, számlázási címe (irányítószám, helység, utca/házszám)

Közlemény alul és felül

Az itt megadható értékek a számla nyomtatási képén a tételek fölött illetve a számla legalsó részén jelennek meg. Tetszőleges hosszúságú szöveg beírható.

Számla tétel

A szokásos értékek:

• Név (Megnevezés)
• Név 2 (hosszabb leírás)
• SZJ/VTSZ/TESZOR/TEÁOR kód és név
• Nettó egységár
• Mennyiség és mennyiségi egység (itt is szerepel a hivatkozás, de van egy másolat a rövidített nevéről is)
• ÁFA kulcs (hivatkozás és másolat a nevéről, kódjáról és értékéről)
• Nettó, ÁFA és bruttó összeg

A fentieken kívül a rendszerre jellemző speciális tárolt adatok:

• Cikk - ha a számla tétel egy cikket számláz, akkor itt található rá egy hivatkozás. A készletet beszerző számlák esetén kötelező kitölteni. Ebből fogja tudni a rendszer, hogy készlet növelő tranzakciót keressen hozzá. Lásd még: számlák és beszerzések párosítása.
• Kerekítési hiba tétel - ez egy logikai érték ami azt jelzi, hogy az adott tételt a rendszer automatikusan vette föl mint kerekítés tételt. Ezt a logikai értéket nem lehet kézzel beállítani. A számla véglegesítésekor a rendszer magától tölti. Lásd még: fizetési módok beállításai.

Számla tételek és számla végösszeg kerekítési szabályai

A számla tételek kötelező tartalmi elemei között van a tétel megnevezése, mennyisége és nettó egységára. Nem kötelező elem a tétel bruttó összege, vagy a bruttó egységára. Ezért elvileg elegendő lenne a számla tételeknél feltüntetni a nettó egységárat és a mennyiséget. A gyakorlatban ez nem ilyen egyszerű a következők miatt:

• Szokás feltüntetni a nettó és bruttó összeget is a tételeknél, és a vevők ezt el is várják.
• Szolgáltató cégek sokszor nettó árakat határoznak meg, de a kereskedő cégek gyakran bruttó árakat.
• Ha a kibocsátó bruttó árakat határoz meg, akkor a nettó ár kiszámításánál kerekítési hibák léphetnek föl.

Mivel Magyarországon jelenleg a fillér nem törvényes fizetőeszköz, ezért a számla tételek összegeit lehetséges egész forintra kerekíteni. Ez újabb kerekítési hibákhoz vezet, mert a számla tételeknél megadott összegek összegzésénél a kerekítési hibák összeadódhatnak, emiatt az alábbi feltételek közül egy vagy több nem teljesíthető:

• A számla tételek nettó összegeinek összege egyezzen meg a számla nettó végösszegével
• A számla tételek bruttó összegeinek összege egyezzen meg a számla bruttó végösszegével
• A számla tételeknél teljesüljön nettó érték + áfa érték = bruttó érték.
• A számla tételeknél teljesüljön nettó érték *áfa kulcs/100=bruttó érték.
• Az ÁFA kulcsonként csoportosított tételek összegzésére ("ÁFA össszesítő) teljesüljön nettó érték + áfa érték = bruttó érték.
• Az ÁFA kulcsonként csoportosított tételek összegzésére ("ÁFA össszesítő) teljesüljön nettó érték *áfa kulcs/100=bruttó érték.

Ha csak a kimenő számlákat vennénk alapul, és rögzítenénk hogy a meghatározott árak mindig nettó árak, akkor viszonylag ellentmondásmentes számlát lehetne kiállítani úgy, hogy a tételek nettó összegeit vesszük alapul, és az ÁFA összesítésben ezek összegéből kiindulva számítjuk ki az (egész forintra kerekített) ÁFA és bruttó összeget.

Sajnos azonban egy komplex vállalatirányítási rendszernek kezelnie kell a bejövő számlákat is, és a bejövő számlák esetén lehet, hogy a számla kibocsátója bruttó lista árakat határozott meg. Ebben az esetben a helyes eljárás az, ha a bruttó összegeket összegezzük, és ezekből számítjuk ki (ÁFA kulcsonként csoportosítva) az ÁFA és nettó összegeket.

Hogy egy adott kibocsátó melyik utat választotta, azt előre nem lehet tudni. A bejövő számlák esetén ezért a mastERPiece rendszer mindkettőt tudja, a következő módon:

• Ha számla tétel rögzítésnél először a mennyiséget és a bruttó egységárat írja be, akkor a program ezekből számítja ki a nettó árat úgy, hogy a nettó árat 2 tizedesre kerekíti. Tehát ennél a verziónál a nettó ár van kerekítve.
• Ha a számla tétel rögzítésénél először a mennyiséget és a nettó egységárat írja be, akkor a program ezekből számítja ki a bruttó árat úgy, hogy a bruttó árat 2 tizedesre kerekíti. Tehát ennél a verziónál a bruttó ár van kerekítve.
• Az elszámolásokból automatikusan létrehozott számla tételeknél mindig a nettó ár alapján számítjuk ki a bruttó árat. Ilyenkor a mennyiség mindig 1.0 db, és a nettó ár mindig egész szám.

Beszerzések és számlák automatikus párosítása

Ez a párosítási feladat egyaránt tartozik a készlet kezeléshez és a pénzügyhöz. Leírása a készlet modulban található.