MastERPiece Készlet nyilvántartó modul

Ez a modul a mastERPiece Komplex vállalatirányítási rendszer része.

Bevezetés

A készlet modul feladata a raktározott termékek, raktárak nyilvántartása, ezek kategorizálása; a készlet mozgásokkal kapcsolatos tranzakciók adminisztrálása. Ez a modul több raktárat, és több tulajdonost (tulajdonos szerepkört eljátszó partnert) és tetszőleges számú terméket képes kezelni.

Raktár

A készlet nyilvántartás raktárakra lebontva történik. A mastERPiece rendszer tetszőleges számú raktárat képes kezelni. Egy raktár a következő attribútumokkal rendelkezik:

• Tulajdonos - egy partner. A raktárban levő cikkek tulajdonosának a raktár tulajdonosát tekintjük.
• Üzemeltető - szintén egy partner. Eltérhet a tulajdonostól. (Tipikus üzemeltető lehet egy alvállalkozó, aki a kihelyezett vagy mozgó raktárat kezeli, de a benne levő cikkeket nem birtokolja.)
• Név - a raktárak nevének megadása kötelező. Egyedi.
• Régió
• Cím és elérhetőségek

A raktár tehát egy egyedi névvel és címmel ellátott objektim ami cikkeket képes fizikailag átrolni. Raktárnak számít egy raktárépület, vagy egy haszongépjármű ami huzamosabb ideig cikkeket tárol.

Lásd még: mastERPiece Raktár ablak

Raktár elszámolási beállításai

A raktárkészlet értékét az itt megadott devizában tartjuk nyilván.

Ha a beszerzés ettől eltérő devizában történik, akkor az értéket át kell váltani egy konkrét árfolyamon. Az átváltáshoz használt árfolyam szolgáltató és árfolyam típus is megadható itt. (Bővebben lásd a törzsadatok modul leírását.) Az átváltás árfolyamához szükséges további adat a dátum. Ez mindig a készlet mozgás teljesítési dátuma lesz.

Raktár jogosultságok

Egy raktár készletét csak az változtathatja meg készlet mozgás segítségével, aki rendelkezik a raktárnál megadott szerepkörrel. Ez alól kivételt képeznek azok a munkalap tételek, ahol saját készletes fölhasználás van megadva.

Mozgásnem

A készlet változtató tranzakciók típusba sorolására való eszköz a mozgásnem. A mozgásnem saját egyedi névvel rendelkezik, valamit előírja hogy a mozgásnál milyen adatokat kell megadni:

• Forrás partner (akitől a cikk származik)
• Forrás raktár (ahonnan a cikk származik)
• Cél partner (akinek a cikk a birtokába került)
• Cél raktár (ahová a cikk kerül)
• Érték (amennyit a cikk ér)

Ezek közül csak bizonyos kombinációk fogadhatók el. Erre a következő szabályok vonatkoznak:

• Ha forrás raktárat kötelező megadni, akkor forrás partnert is
• Ha cél raktárat kötelező megadni, akkor cél partnert is
• Az értéket csak akkor lehet kötelezővé tenni, ha a forrás raktár üres, és a cél raktár nem üres.

Az adott mozgásnemmel fölvett készlet mozgás fejnél pontosan azokat az adatokat kell megadni amit a mozgásnem előírt. Tehát ha pl. a mozgásnem előírta a forrás partner megadását, akkor az olyan típusú mozgásnemmel rendelkező készlet mozgás fejnél kötelező megadni a forrás partnert. Ha a mozgásnem nem írta elő a forrás partner megadását, akkor viszont a fejnél tilos megadni a forrás partnert. Az érték nyilvánítás ilyen szempontból kicsit kakukktojás, mert az értéket nem a fejben hanem a készlet mozgás tételeknél (tranzakcióknál) kell (vagy tilos) megadni.

Jó pár mozgásnem előre föl van véve. A mozgásnemekkel kapcsolatos változtatásokat jól át kell gondolni, mert egy helytelen beállítás az ügymenetben zavart okozhat. Változtatás előtt érdemes egyeztetni a Szoftver Messiás Bt képviselőjével. A következő dolgokat érdemes átgondolni bármiféle változtatás előtt:

• Ha a beszerzésről számla vagy más pénz értéket igazoló bizonylat készül vagy érkezik be, akkor az érték megadást nem szabad előírni. Ha ugyanis van pénzügyi bizonylat, akkor azt a pénzügyi modulba föl lehet venni; és a rendszer automatikusan összekapcsolja a pénzügyi bizonylatot a beszerzéssel. Ezáltal az érték meghatározása automatikus lesz, és a készlet mennyiség meghatározható és fölhasználható már a számla (vagy más pénzügyi bizonylat) beérkezése előtt. Ez gyorsítja az ügymenetet, és lehetővé teszi a készletgazdálkodást akkor is, ha a pénzügyi bizonylatok feldolgozása el van maradva a készlet nyilvántartás mögött.
• Ha a forrás és a cél raktár is meg van adva, akkor az olyan mozgásnemű tranzakciók egyszerre két raktár készletét változtatják meg. A forrás oldalon készletet csökkentenek, a cél oldalon készletet növelnek. Az ilyen készlet mozgások csak úgy hozhatók létre, ha a forrás és a cél oldalon álló raktár tulajdonosa azonos. Különböző tulajdonban levő raktárak közötti mozgatás esetén a készlet érték nyilvántartása két külön céget érint, és ilyenkor a készlet érték megváltozását számla igazolja. Ezért az ilyen átmozgatás valójában egy értékesítés, és a mastERPiece rendszerébe is így kell fölvenni: külön egy eladást és egy vásárlást.
• Ha egy mozgásnemhez már vannak készlet változtató tranzakciók, akkor az adott mozgásnem előírásai nem módosíthatóak. (A mozgásnem neve még ilyenkor is megváltoztatható.)

Lásd még: mastERPiece Mozgásnem ablak

Készlet mozgás fej

Ez a fejléce minden tranzakciós csomagnak ami cikkeket mozgat raktárból, raktárba vagy raktárak között. Van egy mozgásneme, és a mozgásnemnél előírtaknak megfelelően kell (vagy nem kell) megadni forrás és cél raktárat és partner. A gyakorlatban ezeket nem mozgás fejeknek nevezzük, hanem a mozgásnemnek megfelelő névvel illetjük őket. Például egy "beszállítás" vagy "elemi kár" mozgásnemmel rendelkező készlet mozgás fejet egyszerűen "beszállításnak" vagy "elemi kárnak" nevezünk. Mozgás fej gyűjtő néven akkor hivatkozunk rájuk amikor általában minden készletet változtató tranzakcióról beszélünk.

A mozgás fej attribútumai között szerepelnek a következők:

• Kelt - amikor a mozgás fej létrejött.
• Teljesítés dátuma - amikor a mozgás fej a készletre hatást gyakorol (készletet csökkent vagy növel)
• Mozgásnem - lásd följebb
• Forrás partner
• Forrás raktár
• Cél partner
• Cél raktár

Lásd még: mastERPiece Készlet mozgás fej ablak

Készlet mozgás tétel

A készlet mozgás egy tétele a következő attribútumokkal rendelkezik:

• Cikk - ez egy hivatkozás arra a cikkre aminek a készletét a tranzakció változtatja
• Név - ez egy másolat a cikk nevéről. Azért készül róla egy másolat, mert készlet mozgatásról bizonylat nyomtatása lehetséges. A bizonylat pedig azokat az adatokat kell hogy tartalmazza, amik a bizonylat készítése idején érvényesek voltak. (Ha megváltozik a cikk neve, a régi bizonylat még a régi néven kell hogy tartalmazza a cikket.)
• Vonalkód - szintén egy másolat ugyan abból az okból
• Mennyiség - ez mindig a cikk saját mennyiségi egységében van értelmezve, ami a törzsadatoknál van megadva.
• Nettó ár, érték és pénznem - a tranzakció valós értéke amivel a készlet értéket megváltoztatja.
  • Ha a mozgásnemnél az érték megadása kötelezővé volt téve, akkor ez egy kézzel beírható érték. Ilyenkor a készlet változtató tranzakció értékét nem egy pénzügyi bizonylat (pl. számla) igazolja, hanem a kézzel beírt érték. Tipikus példája ennek a szoftver telepítésekor a nyitó készlet fölvétele. Mivel nem akarjuk berögzíteni a rendszerbe az összes korábbi beszerzést, ezért a kezdeti készlet értéket kézzel írjuk be.
  • Ha a mozgásnemnél az érték megadása nem volt kötelezővé téve, és ez egy beszerző jellegű tranzakció, akkor ez az érték automatikusan van meghatározva a beszerzéshez hozzárendelt pénzügyi bizonylat (számla) alapján. Amennyiben nincs hozzárendelve számla az ilyen típusú tranzakcióhoz, úgy a nettó ár és érték üresen marad. Ez azt jelenti hogy a tranzakció értéke (még) ismeretlen; a későbbiekben a számla hozzárendelés után határozódik meg.
  • Minden más esetben a nettó árat és értéket a rendszer határozza meg az alapján, hogy a raktárból kimozgatott cikk milyen áron került beszerzésre. A beszerzés értéke FIFO rendszerben határozódik meg, azaz a raktárba leghamarabb bekerült termék távozik leghamarabb. Ha ez az érték üresen áll az azt jelentheti, hogy az eredeti bekerüléshez még nincs hozzárendelve számla. De jelentheti azt is, hogy a teljes eredeti bekerülés hiányzik. (Ilyenkor negatív készlet mennyiség alakulhat ki.)
• Becsült nettó ár, érték és pénznem - Ez hasonlít a nettó értékhez, azzal a különbséggel hogy ez egy becsült érték. Amennyiben a raktáros egy szállítólevél alapján vételezi be az árut, úgy nem tudhatjuk a valódi értékét. Azonban a raktárosnak lehet fogalma a körülbelül értékről, és azt ide beírhatja. A későbbiekben az ilyen módon bekerült cikkeket csökkentő és mozgató tranzakciók tovább viszik ezt a becsült értéket. Így a valós készlet érték nyilvántartással párhuzamosan kialakul egy becsült értékekkel operáló nyilvántartás. Ez a becsült készlet érték nyilvántartás soha nem lesz olyan pontos mint a számlák és pénzügyi bizonylatok alapján vezetett valós készletérték nyilvántartás. Azonban megvan az az előnye, hogy ennek segítségével becsülni lehet a készlet értéket, a hasznot és adott esetben a várható adó mértékét annak ellenére hogy a számlák feldolgozása hiányos.
• Bekerülési érték forrása - ez az a számla tétel ahonnan a tranzakció bekerülési értéke származik. Kizárólag beszerző jellegű tranzakciók esetén lehet kitöltve.

Megjegyzés: ha egy készlet mozgás tételhez számla tételt rendelünk, vagy ilyen megrendelést megszüntetünk, akkor az hatással lehet a készletérték meghatározására.