MastERPiece Ügyvitel modul

Ez a modul a mastERPiece Komplex vállalatirányítási rendszer része.

Bevezetés

Az ügyviteli modul a cég főtevékenységének adminisztrációs helye. Ez viszi végig a folyamatot a projekt és árajánlat létrehozásától a munka megvalósításáig. Az ügyvitel modulban kiemelt jelentősége van a folyamatoknak. A szerződés, megrendelés, munkalap (megrendelés teljesítés) hármasa egymás alá rendelt folyamatoknak foghatók föl.

Az ügyvitel modul egy többszörös hierarchikus rendszerben tárolja az adatokat. A legfelső szinten az üzleti objektumok így kapcsolódnak egymáshoz:

• Egy partnerhez több projekt tartozhat. A projekt egy komplex munkára megkötött szerződések, a leadott megrendelések és az elvégzett munkák egysége.
• Egy projekten belül több szerződést lehet kötni. A szerződést két fél (partner) köti. A szerződés megkötése nem feltétlenül jelenti azt hogy konkrét munkát kell végezni. Elsődleges célja hogy meghatározza a munkavégzés kereteit: a díjazást, a mennyiségre és minőségre vonatkozó feltételeket stb.
• Egy szerződéshez több megrendelést lehet leadni. A megrendelés abban különbözik a szerződéstől, hogy itt konkrét munkavégzésről van szó amit el kell végezni.
• Egy megrendelés teljesítését egy vagy több munkalap igazolja.

Ennek az egyedtípusai látszódnak az alábbi diagramon zöld téglalappal jelölve. A közöttük levő nyilak reprezentálják a kapcsolatokat:

A kapcsolatok általában véve nem kötelezők, ezért lehet:

• szerződést fölvenni projekten belül vagy projekt nélkül
• megrendelést fölvenni szerződés nélkül vagy szerződéssel
• munkalapot fölvenni szerződéssel, megrendeléssel vagy ezek nélkül (eseti megbízás)

A szoftver kezeli az alvállalkozói munkavégzést minden szinten:

• A vevő szerződést egy vevő és a saját cég köti. Az alvállalkozói szerződést a saját cég és egy alvállalkozó. (Lásd: partner típus)
• A megrendelést leadhatja a vevő a saját cégnek, vagy a saját cég az alvállalkozónak
• Az elvégzett munka közös, itt három partner szerepelhet: megadható a vevő, a közvetítő (saját cég) és a kivitelező (alvállalkozó) is. Ha van alvállalkozó akkor egy munkalaphoz két megrendelés és két szerződés is tartozhat. Alvállalkozó hiányában a kivitelező egy saját cég, és csak egy szerződés illetve egy megrendelés tartozhat hozzá.

A másik hierarchia az üzleti objektumok feje és tételei, valamint a tételek között van:

• A projekt egy vevőhöz tartozik, nincsenek tételei.
• A szerződésnek lehetnek tételei. A fejben szerepelnek az olyan adatok mint a szerződéskötés dátuma, a szerződő felek, a szerződés típusa stb. A tételek előírhatják a díjazást, és meghatározhatnak megszorításokat a munka mennyiségére, értékére vonatkozóan. Például egy szerződés előírhatja hogy egy adott típusú tevékenységet mikor, milyen díjazással, maximum milyen időtartamban lehet végezni a szerződés keretein belül. A szerződéshez nem kötelező megadni tételeket.
• A megrendelésnek is lehetnek tételei. Ha a megrendelés egy szerződéshez tartozik, akkor ez a "szerződés lehívása". Ilyenkor a megrendelés tételekhez kapcsolódhat a nekik megfelelő szerződés tétel, és a szerződésben megadott megszorítások hatással vannak a megrendelésre. A megrendelésnél sem kötelező tételeket megadni.
• A megrendelés teljesítését munkalapokon adminisztráljuk. A munkalapnak vannak tételei amik megmondják hogy az adott munka mit tartalmazott. A munkalap fejében vannak az adott munkához tartozó alapadatok (ki végezte a munkát, hol végezte, mikor végezte stb.) a tételek pedig felsorolják azokat a tevékenységeket, felhasznált cikkeket és felmerülő költségeket amik később elszámolásra kerülnek a vevő és az alvállalkozó felé. A munkalap tétele az elszámolás alapja és legkisebb egysége. Ezért a munkalapoknál a tételek megadása kötelező.

A fenti ábrán a tételek dupla zöld kerettel jelennek meg.

Szerződés típus

A szerződésnél meg kell adni a típusát. A típusnak egyedi neve van, és a típus alapján lehet keresni/csoportosítani szerződéseket. A következő szerződés típusok előre föl vannak véve:

• Az egyedi szerződés pontosan egy megrendelés leadására jogosít vagy kötelez.
• A szerződésminta két dátum között akárhány megrendelés leadására jogosít föl, a meghatározott díjazással. A díjazás az egyes megrendelésekre külön

külön vonatkozik.

• A keretszerződés két dátum között leadott összes megrendelés díjazását határozza meg, és az összértékét korlátozhatja.
• A általány díjas szerződés olyan mint a keretszerződés azzal a különbséggel, hogy az összértékre nem korlátot állít föl, hanem fix értéket határoz meg.

Előre láthatóan a szerződések között mindenféle elő fog fordulni, és lehet számítani arra hogy ezek egymással keverednek. Emiatt a szerződés típus neve csak tájékoztató jellegű. A konkrét jogokat és kötelezettségeket nem a megadott típus határozza meg, hanem a szerződés fejébe és tételeibe beírt értékek. Ebből következik, hogy szerződés típusokat tetszőlegesen lehet fölvenni és módosítani. A felhasználó felelőssége hogy a szerződés tartalmának olyan adatokat adjon meg, ami megfelel a hozzá kiválasztott típusnak.

Lásd még mastERPiece Szerződés típus ablak

Munkalap típus

A munkalap típus a munkalapok csoportosítására való. A munkalapoknál kötelező megadni a típust. Nem csak a konkrét munkalapnál adható meg, hanem a pénzügy modulban is a munkalapok és a generált szerződések illetve munkaigazoló lapok összerendelésénél. Ezeknek a nyomtatási képén is megjelenik, és azonosítja az elvégzett munka típusát.

Lásd még: mastERPiece Munkalap típus

Munkalap kategória

A munkalap kategória hasonló a munkalap típushoz. Ennek is egyedi neve van, és a munkalap csoportosítására való. A munkalap kategória megadása azonban nem kötelező, és általában nem jelenik meg a hivatalos dokumentumok (szerződések, munkalapok, munkaigazolások stb.) nyomtatási képein.

Lásd még: mastERPiece Munkalap kategória ablak

Címke (ügyvitel)

A címkék az ügyvitel modulban található tételek (szerződés, megrendelés és munkalap tétel) megjelölésére valók. Ezek a megjelölések elsősorban azoknak a felhasználóknak szólnak, akik a tételek rögzítését, azok módosítását és szerkesztését végzik, de felhasználhatók a tételek csoportosítására is. Ha egy tételhez hozzá van rendelve egy címke, akkor az adott tétel a felhasználói felületen, az adattáblázat résznél a megadott színnel jelenik meg. Az alábbi példában a "Nullás ár" címkéhez a sárga szín lett hozzárendelve:

Amikor egy ügyviteli üzleti objektum (pl. munkalap) állapota megváltozik, és az ügyintézés átkerül egyik felhasználótól a másikhoz, akkor az átmenet elvégzése előtt az egyik felhasználó beállíthat címkéket a tételekhez. A másik felhasználó már ilyen állapotban kapja meg a tételeket. A címkék hatásosan fölhasználhatók arra, hogy egy üzleti objektumon (pl. szerződésen belül) az egyes tételekkel való tennivalók, illetve ezek típusa továbbadható legyen.

Példa: a munka elvégzése után egy munkalap tételeit egy karbantartási vezető berögzíti. A rögzített 10 tételből van kettő aminek az árában nem biztos. Ezeknél beállítja az "árazás" nevű címkét. Ezek után átviszi "Pénzügyi jóváhagyásra vár" állapotba. Ebben az állapotban egy pénzügyes átveszi a munkalap kezelését. Külön magyarázkodás nélkül látja hogy mik azok a tételek amiknek az árát át kell néznie.

Lásd még: mastERPiece Címke (ügyvitel) ablak

Projekt

A projekt egy komplex munkára megkötött szerződések, a leadott megrendelések és az elvégzett munkák egysége. A projekthez tartozik egy vevő, és van egy egyedi neve. (Egy vevőhöz egy időben több projekt tartozhat.)

Lásd még: mastERPiece Projekt ablak

Szerződés folyamat

A szerződés folyamata alapéertelmezésben viszonylag egyszerű, összesen öt állapota van:

A projekt a folyamatkezelés szempontjából annyiban különleges, hogy ez áll az ügyviteli folyamat hierarchia tetején. Egy projekt főfolyamata lehet egyszerre több szerződésnek, megrendelésnek és munkalapnak is. A projekt lezárása csak akkor lehetséges ha az összes alfolyamata lezárult.

Szerződés

Egy szerződés két szerződő fél között van megkötve. (Elvileg lehetne több mint két szerződő, de ebben a rendszerben mindig pontosan kettő van.) A szerződés szempontjából nézve az egyik partner a kivitelező a másik a megrendelő. Kivitelezőnél csak saját céget vagy alvállalkozót lehet választani. Megrendelőnél csak vevőt vagy alvállalkozót lehet választani. Ez utóbbit csak akkor, ha a megrendelő saját cég. A két lehetséges esetben beszélhetünk vevővel kötött szerződésről (saját cég és vevő között) és alvállalkozóval kötött szerződésről (saját cég és alvállalkozó között). A továbbiakban ezek helyett a vevő szerződés illetve az alvállalkozói szerződés neveket használjuk. A szerződés a folyamatirányítási (workflow) rendszerhez tartozó üzleti objektum. Mindig egy jól meghatározott állapotban van. A szerződésnek lehet „árajánlat előszkészítése” illetve „árajánlat kiküldve” állapota. Ilyenkor a szerződés árajánlatként funkcionál. Nincs külön ablak vagy táblázat ahol árajánlatot lehetne rögzíteni. Amikor a szerződéstervezet alapján kinyomtatott árajánlatot a kivitelező kiajánlja, a megrendelő pedig elfogadja, akkor az árajánlatból szerződés lesz. Ha a vevő nem fogadja el az ajánlatot, akkor sikertelenséget jelző állapotba kerül a szerződés. A kiküldött árajánlatok adatai nem vesznek el, ha kiküldés előtt a felhasználó dokumentumként a szerződéshez csatolja őket. A szerződés sikeres megkötése előtt a szerződéshez nem lehet megrendelést leadni.

Szerződés fej

A szerződés fejébe beírható értékek között szerepelnek a következők:

• Mi a szerződés elszámolási devizája (kötelező) és milyen árfolyam szolgáltatót kell használni az átváltásokhoz (opcionális)
• Hány megrendelés adható le rá (legfeljebb és legalább).
• A szerződés megkötés dátuma.
• Milyen dátumok között adható le rá megrendelés.
• Milyen dátumok között végezhető rá munka.
• Lehet-e hozzá munkát fölvenni megrendelés kiadása nélkül.
• Mi az értéknap (amikor az elszámolás megtörténik). Választani lehet konkrét dátumot, ilyenkor ez nem lehet kisebb mint a munkavégzés megengedett legnagyobb dátuma. Ha nincs megadva értéknap, akkor a szerződés a teljesítést követően bármikor el lehet számolva.
• Mekkora az egyes megrendelések legkisebb és legnagyobb értéke.
• Mekkora az összes hozzá elvégzett munkák legkisebb és legnagyobb összértéke.
• Mekkora a szerződés fix értéke.

Ha a szerződés fix értéke meg van adva, akkor a szerződésben foglalt szolgáltatásokért a megadott fix értéket lehet számlázni. Ilyenkor a szerződés tételeinél nem adhatók meg szerződéses árak, csak mennyiségekre illetve munkaidőre vonatkozó korlátozások. A fix áras szerződés tartalmazhat legfeljebb egy hivatkozást egy előszámlára ami a fix áras szerződést elszámolja. A rendszer minden szerződésnek oszt egy saját egyedi azonosítót, ezzel párhuzamosan megadható a külsős partner saját azonosítója is.

Lásd még: mastERPiece Szerződés ablak

Szerződés tétel

A szerződés tételei írják le a szerződés tartalmát tételesen. Egy tételnél a következő adatokat lehet megadni:

• A tétel típusa: szolgáltatás, cikk vagy egyéb költség. Kötelező.
• Szolgáltatás esetén kötelezően választandó szolgáltatás kategória, és opcionálisan szolgáltatás típus. Kötelező.
• Cikk esetén kötelezően választandó cikk kategória, és opcionálisan cikk.
• Egyéb költség esetén kötelezően választandó költség kategória, és opcionálisan költség típus.
• Mennyi a minimális és a maximális mennyiség egy megrendelésre, illetve az összes megrendelésre együttesen. Ha ez meg van adva, akkor szolgáltatás típusú tételnél csak teljesítmény díjas szolgáltatást lehet választani, illetve a későbbiekben csak teljesítmény díjast lehet fölhasználni a szerződéshez kapcsolódó megrendelésben és munkalapon. A mennyiség itt mértékegység nélkül szerepel, és mindig az adott elem alap mértékegységében értendő. Nem kötelező kitölteni. Ha nincs megadva, akkor nincs korlátozás.
• Csak szolgáltatás típusú tétel esetén: mennyi a minimális és maximális munkaidő egy megrendelésre, illetve az összes megrendelésre együttesen. Ha ez meg van adva, akkor csak óradíjas szolgáltatás választható, illetve a későbbiekben csak azt lehet fölhasználni a szerződéshez kapcsolódó megrendelésben és munkalapon. Nem kötelező kitölteni. Ha nincs megadva, akkor nincs korlátozás.
• Mennyi a szerződéses egységár. Cikk típusú tétel esetén ez az adott cikk elszámolási egységére vonatkozik. Szolgáltatás típusú termék esetén csak teljesítmény díjas szolgáltatásra vonatkozik. Költség tétel esetén a költség típusnál megadott mértékegységre vonatkozik. Nem kötelező kitölteni. Ha nincs megadva, akkor az egységár a törzsadatoknál megadott mindenkori alap egységár lesz. Lesz itt egy gomb amivel az alap egységár automatikusan bemásolható a törzsadatokból - ezzel lehet fixálni szerződéskötéskor az egységárat
• Mennyi a szerződéses óradíj. Ez csak szolgáltatás típusú terméknél tölthető ki, és csak óradíjas szolgáltatásra vonatkozik. Nem kötelező kitölteni. Ha nincs megadva, akkor az óradíj a törzsadatoknál megadott mindenkori alap óradíj lesz. Lesz itt egy gomb amivel az alapdíj automatikusan bemásolható a törzsadatokból - ezzel lehet fixálni szerződéskötéskor az óradíjat.
• Mennyi a minimális és maximális érték egy megrendelésre és az összes megrendelésre együttvéve. (A megrendelés értékét a megrendelésnél írjuk le.)

Lásd még: mastERPiece Szerződés tétel ablak