MastERPiece Ügyvitel modul

Ez a modul a mastERPiece Komplex vállalatirányítási rendszer része.

Bevezetés

Az ügyviteli modul a cég főtevékenységének adminisztrációs helye. Ez viszi végig a folyamatot a projekt és árajánlat létrehozásától a munka megvalósításáig. Az ügyvitel modulban kiemelt jelentősége van a folyamatoknak. A szerződés, megrendelés, munkalap (megrendelés teljesítés) hármasa egymás alá rendelt folyamatoknak foghatók föl.

Az ügyvitel modul egy többszörös hierarchikus rendszerben tárolja az adatokat. A legfelső szinten az üzleti objektumok így kapcsolódnak egymáshoz:

• Egy partnerhez több projekt tartozhat. A projekt egy komplex munkára megkötött szerződések, a leadott megrendelések és az elvégzett munkák egysége.
• Egy projekten belül több szerződést lehet kötni. A szerződést két fél (partner) köti. A szerződés megkötése nem feltétlenül jelenti azt hogy konkrét munkát kell végezni. Elsődleges célja hogy meghatározza a munkavégzés kereteit: a díjazást, a mennyiségre és minőségre vonatkozó feltételeket stb.
• Egy szerződéshez több megrendelést lehet leadni. A megrendelés abban különbözik a szerződéstől, hogy itt konkrét munkavégzésről van szó amit el kell végezni.
• Egy megrendelés teljesítését egy vagy több munkalap igazolja.

Ennek az egyedtípusai látszódnak az alábbi diagramon zöld téglalappal jelölve. A közöttük levő nyilak reprezentálják a kapcsolatokat:

A kapcsolatok általában véve nem kötelezők, ezért lehet:

• szerződést fölvenni projekten belül vagy projekt nélkül
• megrendelést fölvenni szerződés nélkül vagy szerződéssel
• munkalapot fölvenni szerződéssel, megrendeléssel vagy ezek nélkül (eseti megbízás)

A szoftver kezeli az alvállalkozói munkavégzést minden szinten:

• A vevő szerződést egy vevő és a saját cég köti. Az alvállalkozói szerződést a saját cég és egy alvállalkozó. (Lásd: partner típus)
• A megrendelést leadhatja a vevő a saját cégnek, vagy a saját cég az alvállalkozónak
• Az elvégzett munka közös, itt három partner szerepelhet: megadható a vevő, a közvetítő (saját cég) és a kivitelező (alvállalkozó) is. Ha van alvállalkozó akkor egy munkalaphoz két megrendelés és két szerződés is tartozhat. Alvállalkozó hiányában a kivitelező egy saját cég, és csak egy szerződés illetve egy megrendelés tartozhat hozzá.

A másik hierarchia az üzleti objektumok feje és tételei, valamint a tételek között van:

• A projekt egy vevőhöz tartozik, nincsenek tételei.
• A szerződésnek lehetnek tételei. A fejben szerepelnek az olyan adatok mint a szerződéskötés dátuma, a szerződő felek, a szerződés típusa stb. A tételek előírhatják a díjazást, és meghatározhatnak megszorításokat a munka mennyiségére, értékére vonatkozóan. Például egy szerződés előírhatja hogy egy adott típusú tevékenységet mikor, milyen díjazással, maximum milyen időtartamban lehet végezni a szerződés keretein belül. A szerződéshez nem kötelező megadni tételeket.
• A megrendelésnek is lehetnek tételei. Ha a megrendelés egy szerződéshez tartozik, akkor ez a "szerződés lehívása". Ilyenkor a megrendelés tételekhez kapcsolódhat a nekik megfelelő szerződés tétel, és a szerződésben megadott megszorítások hatással vannak a megrendelésre. A megrendelésnél sem kötelező tételeket megadni.
• A megrendelés teljesítését munkalapokon adminisztráljuk. A munkalapnak vannak tételei amik megmondják hogy az adott munka mit tartalmazott. A munkalap fejében vannak az adott munkához tartozó alapadatok (ki végezte a munkát, hol végezte, mikor végezte stb.) a tételek pedig felsorolják azokat a tevékenységeket, felhasznált cikkeket és felmerülő költségeket amik később elszámolásra kerülnek a vevő és az alvállalkozó felé. A munkalap tétele az elszámolás alapja és legkisebb egysége. Ezért a munkalapoknál a tételek megadása kötelező.

A fenti ábrán a tételek dupla zöld kerettel jelennek meg.

Szerződés típus

A szerződésnél meg kell adni a típusát. A típusnak egyedi neve van, és a típus alapján lehet keresni/csoportosítani szerződéseket. A következő szerződés típusok előre föl vannak véve:

• Az egyedi szerződés pontosan egy megrendelés leadására jogosít vagy kötelez.
• A szerződésminta két dátum között akárhány megrendelés leadására jogosít föl, a meghatározott díjazással. A díjazás az egyes megrendelésekre külön

külön vonatkozik.

• A keretszerződés két dátum között leadott összes megrendelés díjazását határozza meg, és az összértékét korlátozhatja.
• A általány díjas szerződés olyan mint a keretszerződés azzal a különbséggel, hogy az összértékre nem korlátot állít föl, hanem fix értéket határoz meg.

Előre láthatóan a szerződések között mindenféle elő fog fordulni, és lehet számítani arra hogy ezek egymással keverednek. Emiatt a szerződés típus neve csak tájékoztató jellegű. A konkrét jogokat és kötelezettségeket nem a megadott típus határozza meg, hanem a szerződés fejébe és tételeibe beírt értékek. Ebből következik, hogy szerződés típusokat tetszőlegesen lehet fölvenni és módosítani. A felhasználó felelőssége hogy a szerződés tartalmának olyan adatokat adjon meg, ami megfelel a hozzá kiválasztott típusnak.

Lásd még mastERPiece Szerződés típus ablak

Munkalap típus

A munkalap típus a munkalapok csoportosítására való. A munkalapoknál kötelező megadni a típust. Nem csak a konkrét munkalapnál adható meg, hanem a pénzügy modulban is a munkalapok és a generált szerződések illetve munkaigazoló lapok összerendelésénél. Ezeknek a nyomtatási képén is megjelenik, és azonosítja az elvégzett munka típusát.

Lásd még: mastERPiece Munkalap típus

Munkalap kategória

A munkalap kategória hasonló a munkalap típushoz. Ennek is egyedi neve van, és a munkalap csoportosítására való. A munkalap kategória megadása azonban nem kötelező, és általában nem jelenik meg a hivatalos dokumentumok (szerződések, munkalapok, munkaigazolások stb.) nyomtatási képein.

Lásd még: mastERPiece Munkalap kategória ablak

Címke (ügyvitel)

A címkék az ügyvitel modulban található tételek (szerződés, megrendelés és munkalap tétel) megjelölésére valók. Ezek a megjelölések elsősorban azoknak a felhasználóknak szólnak, akik a tételek rögzítését, azok módosítását és szerkesztését végzik, de felhasználhatók a tételek csoportosítására is. Ha egy tételhez hozzá van rendelve egy címke, akkor az adott tétel a felhasználói felületen, az adattáblázat résznél a megadott színnel jelenik meg. Az alábbi példában a "Nullás ár" címkéhez a sárga szín lett hozzárendelve:

Amikor egy ügyviteli üzleti objektum (pl. munkalap) állapota megváltozik, és az ügyintézés átkerül egyik felhasználótól a másikhoz, akkor az átmenet elvégzése előtt az egyik felhasználó beállíthat címkéket a tételekhez. A másik felhasználó már ilyen állapotban kapja meg a tételeket. A címkék hatásosan fölhasználhatók arra, hogy egy üzleti objektumon (pl. szerződésen belül) az egyes tételekkel való tennivalók, illetve ezek típusa továbbadható legyen.

Példa: a munka elvégzése után egy munkalap tételeit egy karbantartási vezető berögzíti. A rögzített 10 tételből van kettő aminek az árában nem biztos. Ezeknél beállítja az "árazás" nevű címkét. Ezek után átviszi "Pénzügyi jóváhagyásra vár" állapotba. Ebben az állapotban egy pénzügyes átveszi a munkalap kezelését. Külön magyarázkodás nélkül látja hogy mik azok a tételek amiknek az árát át kell néznie.

Lásd még: mastERPiece Címke (ügyvitel) ablak

Projekt

A projekt egy komplex munkára megkötött szerződések, a leadott megrendelések és az elvégzett munkák egysége. A projekthez tartozik egy vevő, és van egy egyedi neve. (Egy vevőhöz egy időben több projekt tartozhat.)

Lásd még: mastERPiece Projekt ablak

Projekt folyamat

A szerződés folyamata alapéertelmezésben viszonylag egyszerű, összesen öt állapota van:

A projekt a folyamatkezelés szempontjából annyiban különleges, hogy ez áll az ügyviteli folyamat hierarchia tetején. Egy projekt főfolyamata lehet egyszerre több szerződésnek, megrendelésnek és munkalapnak is. A projekt lezárása csak akkor lehetséges ha az összes alfolyamata lezárult.

Szerződés

Egy szerződés két szerződő fél között van megkötve. (Elvileg lehetne több mint két szerződő, de ebben a rendszerben mindig pontosan kettő van.) A szerződés szempontjából nézve az egyik partner a kivitelező a másik a megrendelő. Kivitelezőnél csak saját céget vagy alvállalkozót lehet választani. Megrendelőnél csak vevőt vagy alvállalkozót lehet választani. Ez utóbbit csak akkor, ha a megrendelő saját cég. A két lehetséges esetben beszélhetünk vevővel kötött szerződésről (saját cég és vevő között) és alvállalkozóval kötött szerződésről (saját cég és alvállalkozó között). A továbbiakban ezek helyett a vevő szerződés illetve az alvállalkozói szerződés neveket használjuk. A szerződés a folyamatirányítási (workflow) rendszerhez tartozó üzleti objektum. Mindig egy jól meghatározott állapotban van. A szerződésnek lehet „árajánlat előszkészítése” illetve „árajánlat kiküldve” állapota. Ilyenkor a szerződés árajánlatként funkcionál. Nincs külön ablak vagy táblázat ahol árajánlatot lehetne rögzíteni. Amikor a szerződéstervezet alapján kinyomtatott árajánlatot a kivitelező kiajánlja, a megrendelő pedig elfogadja, akkor az árajánlatból szerződés lesz. Ha a vevő nem fogadja el az ajánlatot, akkor sikertelenséget jelző állapotba kerül a szerződés. A kiküldött árajánlatok adatai nem vesznek el, ha kiküldés előtt a felhasználó dokumentumként a szerződéshez csatolja őket. A szerződés sikeres megkötése előtt a szerződéshez nem lehet megrendelést leadni.

Szerződés fej

A szerződés fejébe beírható értékek között szerepelnek a következők:

• Mi a szerződés elszámolási devizája (kötelező) és milyen árfolyam szolgáltatót kell használni az átváltásokhoz (opcionális)
• Hány megrendelés adható le rá (legfeljebb és legalább).
• A szerződés megkötés dátuma.
• Milyen dátumok között adható le rá megrendelés.
• Milyen dátumok között végezhető rá munka.
• Lehet-e hozzá munkát fölvenni megrendelés kiadása nélkül.
• Mi az értéknap (amikor az elszámolás megtörténik). Választani lehet konkrét dátumot, ilyenkor ez nem lehet kisebb mint a munkavégzés megengedett legnagyobb dátuma. Ha nincs megadva értéknap, akkor a szerződés a teljesítést követően bármikor el lehet számolva.
• Mekkora az egyes megrendelések legkisebb és legnagyobb értéke.
• Mekkora az összes hozzá elvégzett munkák legkisebb és legnagyobb összértéke.
• Mekkora a szerződés fix értéke.

Ha a szerződés fix értéke meg van adva, akkor a szerződésben foglalt szolgáltatásokért a megadott fix értéket lehet számlázni. Ilyenkor a szerződés tételeinél nem adhatók meg szerződéses árak, csak mennyiségekre illetve munkaidőre vonatkozó korlátozások. A fix áras szerződés tartalmazhat legfeljebb egy hivatkozást egy előszámlára ami a fix áras szerződést elszámolja. A rendszer minden szerződésnek oszt egy saját egyedi azonosítót, ezzel párhuzamosan megadható a külsős partner saját azonosítója is.

Lásd még: mastERPiece Szerződés ablak

Szerződés tétel

A szerződés tételei írják le a szerződés tartalmát tételesen. Egy tételnél a következő adatokat lehet megadni:

• A tétel típusa: szolgáltatás, cikk vagy egyéb költség. Kötelező.
• Szolgáltatás esetén kötelezően választandó szolgáltatás kategória, és opcionálisan szolgáltatás típus. Kötelező.
• Cikk esetén kötelezően választandó cikk kategória, és opcionálisan cikk.
• Egyéb költség esetén kötelezően választandó költség kategória, és opcionálisan költség típus.
• Mennyi a minimális és a maximális mennyiség egy megrendelésre, illetve az összes megrendelésre együttesen. Ha ez meg van adva, akkor szolgáltatás típusú tételnél csak teljesítmény díjas szolgáltatást lehet választani, illetve a későbbiekben csak teljesítmény díjast lehet fölhasználni a szerződéshez kapcsolódó megrendelésben és munkalapon. A mennyiség itt mértékegység nélkül szerepel, és mindig az adott elem alap mértékegységében értendő. Nem kötelező kitölteni. Ha nincs megadva, akkor nincs korlátozás.
• Csak szolgáltatás típusú tétel esetén: mennyi a minimális és maximális munkaidő egy megrendelésre, illetve az összes megrendelésre együttesen. Ha ez meg van adva, akkor csak óradíjas szolgáltatás választható, illetve a későbbiekben csak azt lehet fölhasználni a szerződéshez kapcsolódó megrendelésben és munkalapon. Nem kötelező kitölteni. Ha nincs megadva, akkor nincs korlátozás.
• Mennyi a szerződéses egységár. Cikk típusú tétel esetén ez az adott cikk elszámolási egységére vonatkozik. Szolgáltatás típusú termék esetén csak teljesítmény díjas szolgáltatásra vonatkozik. Költség tétel esetén a költség típusnál megadott mértékegységre vonatkozik. Nem kötelező kitölteni. Ha nincs megadva, akkor az egységár a törzsadatoknál megadott mindenkori alap egységár lesz. Lesz itt egy gomb amivel az alap egységár automatikusan bemásolható a törzsadatokból - ezzel lehet fixálni szerződéskötéskor az egységárat
• Mennyi a szerződéses óradíj. Ez csak szolgáltatás típusú terméknél tölthető ki, és csak óradíjas szolgáltatásra vonatkozik. Nem kötelező kitölteni. Ha nincs megadva, akkor az óradíj a törzsadatoknál megadott mindenkori alap óradíj lesz. Lesz itt egy gomb amivel az alapdíj automatikusan bemásolható a törzsadatokból - ezzel lehet fixálni szerződéskötéskor az óradíjat.
• Mennyi a minimális és maximális érték egy megrendelésre és az összes megrendelésre együttvéve. (A megrendelés értékét a megrendelésnél írjuk le.)

Lásd még: mastERPiece Szerződés tétel ablak

Szerződés folyamat

A szerződések folyamata három nagy blokkra tagolódik, hogy az az alábbi folyamatábrán is látszódik:

• Előkészítés és jóváhagyás. A szerződés ilyenkor még csak ajánlatként funkcionál, és nem biztos hogy aláírt szerződés lesz belőle.
• Szerződés aláírás és iktatás. Ez a rész arról szól, hogy a szerződő felek kinyomtatják, cégszerűen aláírják a szerződést, majd iktatják.
• Megvalósítás és lezárás. A szerződés hatályba lépése után a megvalósítás következik. Itt a szerződés hosszú időt eltölthet állapotváltozás nélkül.

Részletesebb leírás alább található.

Előkészítés és jóváhagyás

• A szerződés folyamat kétféle kezdőállapottal indulhat: kimenő illetve bejövő ajánlat előkészítés. A kimenő ajánlat a vevő szerződésre jellemző, a bejövő ajánlat az alvállalkozói szerződésre.
• A saját cég részéről a szerződés egy engedélyezési folyamaton megy át, több szinten: szakmai, pénzügyi és felső vezetői jóváhagyás. A jóváhagyásra jogosult személy általában a visszautasításra is jogosult. A visszautasítás újraegyeztetést indít el.
• A szerződés tartalma ebben a blokkban, csakis előkészítés és újraegyeztetés állapotban változtatható meg.
• Az előkészítési és jóváhagyási blokk végül kétféle módon zárulhat le: a szerződés végleg zátonyra fut (ajánlat visszavonva), vagy teljes jóváhagyás után továbbjut a következő blokkba.

Szerződés aláírás és iktatás

• A szerződés ebben a blokkban három úton indulhat tovább attól függően, hogy a szerződés aláírása milyen módon történik:
  • A saját cég nyomtatja ki és írja alá, majd továbbküldi a másik félnek és megvárja hogy visszaérkezzen a másik fél részéről aláírt változat.
  • A másik fél nyomtatja ki és írja alá, elküldi a saját cégnek. A saját cég aláírás után visszaküldi a másik félnek.
  • Az aláírás személyesen, helyben történik. Nyomtatás után mindkét fél egyidejűleg írja alá a szerződést, és azonnal iktatva lesz.
• A folyamat ebben a blokkban úgy szakadhat meg, ha az aláírási folyamat során a partnerrel megszakad a kapcsolat.

Megvalósítás és lezárás

• A szerződés az idő nagy részét megvalósítás alatt állapotban tölti. Ebben az állapotban a szerződés várakozik, miközben a munka zajlik: új alfolyamatok (megrendelések és munkalapok) jönnek létre és fejeződnek be.
• Ha az összes alfolyamat lezárult, akkor a szerződés is lezárható.
• A megvalósítás blokk a szerződés nem változik. Legfeljebb új dokumentumok csatolhatók hozzá.
• Egyetlen kivétel a hibajavítás állapot. Erre speciális szabályok vonatkoznak. Hibajavítás csak akkor lehetséges, ha a szerződésnek nincsenek elszámolható alfolyamatai. Ha a szerződéshez már vannak elszámolható megrendelések és/vagy munkalapok fölvéve, akkor azokat is újra kell nyitni mielőtt a szerződésen javítani lehetne. Ennek nyilvánvaló oka, hogy nem lehet módosítani olyan szerződést ami alapján már elszámolható (sőt esetleg elszámolt és kiszámlázott) munkákat végeztek. Emiatt a szerződés hibajavítása körülményes dolog: az összes hozzá tartozó megrendelést és munkalapot újra kell nyitni. Ha hozzájuk voltak elszámolások akkor az újranyitás előtt az elszámolásokat érvényteleníteni kell. Az elszámolás érvénytelenítése miatt pedig lehet hogy sztornó számlákat és újabb elszámolásokat és elszámoló számlákat kell kiállítani.