MastERPiece Ügyvitel modul

Ez a modul a mastERPiece Komplex vállalatirányítási rendszer része.

Bevezetés

Az ügyviteli modul a cég főtevékenységének adminisztrációs helye. Ez viszi végig a folyamatot a projekt és árajánlat létrehozásától a munka megvalósításáig. A készletezés, ügyvitel, számlázás hármasból az ügyvitel szokott az lenni ami minden cégnél kicsit máshogy működik. A szerződések a cégre jellemző egyedi módon vannak kezelve. Az ügyvitel modulban kiemelt jelentősége van a folyamatoknak. A szerződés, megrendelés, munkalap (megrendelés teljesítés) hármasa egymás alá rendelt folyamatoknak foghatók föl. Mivel itt zajlik a cég fő tevékenysége ezért a kimutatások (kontrolling) szempontjából is kiemelt a jelentősége az ügyvitel modulnak.

Az ügyvitel modul egy többszörös hierarchikus rendszerben tárolja az adatokat. A legfelső szinten az üzleti objektumok így kapcsolódnak egymáshoz:

• Egy partnerhez több projekt tartozhat. A projekt egy komplex munkára megkötött szerződések, a leadott megrendelések és az elvégzett munkák egysége.
• Egy projekten belül több szerződést lehet kötni. A szerződést két fél (partner) köti. A szerződés megkötése nem feltétlenül jelenti azt hogy konkrét munkát kell végezni. Elsődleges célja hogy meghatározza a munkavégzés kereteit: a díjazást, a mennyiségre és minőségre vonatkozó feltételeket stb.
• Egy szerződéshez több megrendelést lehet leadni. A megrendelés abban különbözik a szerződéstől, hogy itt konkrét munkavégzésről van szó amit el kell végezni.
• Egy megrendelés teljesítését egy vagy több munkalap igazolja.

Ennek az egyedtípusai látszódnak az alábbi diagramon zöld téglalappal jelölve. A közöttük levő nyilak reprezentálják a kapcsolatokat:

A kapcsolatok általában véve nem kötelezők, ezért lehet:

• szerződést fölvenni projekten belül vagy projekt nélkül
• megrendelést fölvenni szerződés nélkül vagy szerződéssel
• munkalapot fölvenni szerződéssel, megrendeléssel vagy ezek nélkül (eseti megbízás)

A szoftver kezeli az alvállalkozói munkavégzést minden szinten:

• A vevő szerződést egy vevő és a saját cég köti. Az alvállalkozói szerződést a saját cég és egy alvállalkozó. (Lásd: partner típus)
• A megrendelést leadhatja a vevő a saját cégnek, vagy a saját cég az alvállalkozónak
• Az elvégzett munka közös, itt három partner szerepelhet: megadható a vevő, a közvetítő (saját cég) és a kivitelező (alvállalkozó) is. Ha van alvállalkozó akkor egy munkalaphoz két megrendelés és két szerződés is tartozhat. Alvállalkozó hiányában a kivitelező egy saját cég, és csak egy szerződés illetve egy megrendelés tartozhat hozzá.

A másik hierarchia az üzleti objektumok feje és tételei, valamint a tételek között van:

• A projekt egy vevőhöz tartozik, nincsenek tételei.
• A szerződésnek lehetnek tételei. A fejben szerepelnek az olyan adatok mint a szerződéskötés dátuma, a szerződő felek, a szerződés típusa stb. A tételek előírhatják a díjazást, és meghatározhatnak megszorításokat a munka mennyiségére, értékére vonatkozóan. Például egy szerződés előírhatja hogy egy adott típusú tevékenységet mikor, milyen díjazással, maximum milyen időtartamban lehet végezni a szerződés keretein belül. A szerződéshez nem kötelező megadni tételeket.
• A megrendelésnek is lehetnek tételei. Ha a megrendelés egy szerződéshez tartozik, akkor ez a "szerződés lehívása". Ilyenkor a megrendelés tételekhez kapcsolódhat a nekik megfelelő szerződés tétel, és a szerződésben megadott megszorítások hatással vannak a megrendelésre. A megrendelésnél sem kötelező tételeket megadni.
• A megrendelés teljesítését munkalapokon adminisztráljuk. A munkalapnak vannak tételei amik megmondják hogy az adott munka mit tartalmazott. A munkalap fejében vannak az adott munkához tartozó alapadatok (ki végezte a munkát, hol végezte, mikor végezte stb.) a tételek pedig felsorolják azokat a tevékenységeket, felhasznált cikkeket és felmerülő költségeket amik később elszámolásra kerülnek a vevő és az alvállalkozó felé. A munkalap tétele az elszámolás alapja és legkisebb egysége. Ezért a munkalapoknál a tételek megadása kötelező.

A fenti ábrán a tételek dupla zöld kerettel jelennek meg.