SDITemplate Dokumentum kezelő motor

Innen: Szoftver Messiás Wiki
A lap korábbi változatát látod, amilyen Gandalf (vitalap | szerkesztései) 2014. szeptember 30., 08:38-kor történt szerkesztése után volt. (→‎Dokumentumok és folyamatok kapcsolata)
Ugrás a navigációhoz Ugrás a kereséshez

Ez a modul az SDITemplate adatbázisos keretrendszer dokumentációjának a része.

Bevezetés

Az iktató modul három fő részből áll:

  • Dokumentumok kategorizálása és csoportosítása
  • Dokumentumok keresése és szerkesztése
  • Dokumentum modul engedélyezése

Itt kapott helyet továbbá kiegészítésként a "Dokumentum sablonok", ami nem a bejövő dokumentumok iktatásával, hanem a kimenő dokumentumok létrehozásával kapcsolatos; főleg rendszer adminisztrációs beállításokat tartalmaz.

Dokumentumok kategorizálása

A dokumentumok sokféle szempont szerint kategorizálhatók:

Dokumentumok és kezelésük

A dokumentum kezelés központi eleme a dokumentum és a dokumentum verzió.

Dokumentum ablak és használata

Az SDITemplate Dokumentum ablak segítségével lehet dokumentumokat fölvenni, módosítani és keresni. A dokumentum fejében megadhatók a következő adatok:

Sd dokumentum fields.jpg

  • Iktatószám - automatikusan adja a rendszer, egyedi sorszám.
  • Hivatkozási szám - kézzel beírható azonosító. Ha a dokumentumot másik fél (pl. a küldő fél) is nyilvántartja valamilyen saját iktatószámon, akkor azt ide lehet beírni.
  • Dokumentum típus, jelleg és irány - lásd a föntebbi leírást.
  • Kelt és Lejárat (dátumok)
  • Irattár - lásd a föntebbi leírást.
  • Tárgy (szöveges)
  • Kulcsszavak - ez a könnyebb keresést szolgálja. Kulcsszavak alapján könnyebben megtalálható egy dokumentum.
  • Leírás - tetszőleges hosszúságú szöveg

Verziók használata

Egy dokumentumnak több verziója lehet. Alapértelmezésben nincs engedélyezve a verziók törlése. A rendszer megőrzi a dokumentumok összes korábbi verzióját. A verziókat a dokumentum ablakról a "Verziók" gomb megnyomásával lehet elérni. Ennek hatására megjelenik az SDITemplate Dokumentum verzió ablak. Itt lehet új verziókat fölvenni.

Egy verzió alapvetően kétféle adatot képes tárolni: képet vagy (bináris) állományt. Egyszerre csak az egyiket lehet megadni. A dokumentum verzió ablak adat szerkesztő panelját két fül foglalja el.

Sd verzio ful1.jpg

Az első fülön a verzió alapadatai látszódnak, valamint ott lehet tetszőleges állományt betölteni és kimenteni. A "kimentés és megnyitás" gomb a megadott helyre kimenti az állományt, majd egyből meg is nyitja. Ehhez szükséges, hogy a kimentett állomány típusának megfelelő program telepítve legyen a gépén. Ha pl. PDF állományt ment ki de nincs PDF olvasó a gépén, akkor a megnyitás sikertelen lehet.

Sd verzio ful2.jpg

A második fülön a betöltött kép látszódik (ha van), és ott lehet képet betölteni lapolvasóról, illetve képet kimenteni.

Műveletek verziókkal

A verziókat a rendszergazda törölni és módosítani is tudja.

Sd verzio actions.jpg

Általában véve rossz ötlet, ha a többi felhasználó képes verziókat törölni, mert így a dokumentum verzióiban történt változásokat utólag nem lehet földeríteni; egy esetleges hibáért felelős személy nem ellenőrizhető vissza. Erősen javasoljuk, hogy a verziók módosítását és törlését normál felhasználók számára tiltsa le, csak az új verzió létrehozását engedélyezze. Részletekért olvassa el az SDITemplate jogosultsági rendszere cikket.

Dokumentumok és folyamatok kapcsolata

Az SDITemplate_Folyamatkezelő_motor és a dokumentum kezelő motor együttműködnek a még hatékonyabb ügyintézés érdekében.

Dokumentum modul engedélyek