MastERPiece Pénzügyi modul

Ez a modul a mastERPiece Komplex vállalatirányítási rendszer része.

Bevezetés

A pénzügyi modul három fő részből áll:

• Elszámolások - az elszámolások az elvégzett munkákat számolják el a vevők és alvállalkozók felé
• Számlák, ezen belül
  • Kimenő számlák amiket a saját cég állít ki
  • Bejövő alvállalkozói számlák amiket az alvállalkozó állít ki az elvégzett munkáért cserébe
  • Bejövő beszerzési számlák amiket beszállítók állanak ki készlet beszerzéshez
  • Egyéb költség számlák

Tervezett, de egyelőre meg nem valósított negyedik rész a pénzügyi teljesítések adminisztrációja.

Elszámolások

A cég fő tevékenységének elvégzését az ügyvitel modul kezeli, a projekt tervezésétől a szerződések megkötésén át a munkák elvégzéséig. Pénzügyi szempontból az elszámolás alapja és legkisebb egysége a munkalap tétele. Ez a rendszer képes az elvégzett és visszaigazolt munkák alapján automatikusan elszámolásokat létrehozni a vevő illetve alvállalkozó felé. Az elszámolás általában munkalap tételeket (felhasznált cikket, elvégzett szolgáltatást/munkát, vagy egyéb költséget) tartalmaz, de hozzáadhatók egyéb, munkalapokon kívüli tételek is. Normál ügymenet szerint a kimenő számlák létrehozása az elszámolások alapján történik.

Elszámolás fej

Az elszámolás feje határozza meg a következő információkat:

• Sorszám
• Kelt
• Pénznem, árfolyam szolgáltató és árfolyam típus (árfolyam átváltásokhoz)
• Megrendelő
• Kivitelező
• Közlemény alul/felül (tetszőleges szöveg, az elszámolás nyomtatási képén jelenik meg)

A megrendelés sorszáma tartalmazza a megrendelő és a kivitelező elszámolási kódját. (Lásd: mastERPiece_TfrmCrm_Partner#Elsz.C3.A1mol.C3.A1s_k.C3.B3d) Adott megrendelő és kivitelező pároshoz tartozó elszámolások sorszámai egyediek és kihagyás nélkül növekednek. Ez a következő előnyökkel jár:

• Ha a megrendelő vagy a kivitelező nem kap megy egy elszámolást, akkor a kihagyást magától észre tudja venni, sőt azt is meg tudja mondani hogy mi hiányzik.
• Az elszámolást adó és kapó felek önmagában az elszámolás sorszámából nem tudnak következtetni a többi ügyfelek számára, a velük való más elszámolások mennyiségére, gyakoriságára.

Az elszámolás fejre vonatkozó megszorítások a következők:

• Ha az elszámolásnak már vannak tételei, akkor pénznemet, árfolyam szolgáltatót és árfolyam típust már nem lehet módosítani.
• Megengedett kombináció a vevő típusú megrendelő saját cég típusú kivitelezővel ("elszámolás a vevő felé"). Az ilyen elszámolások az elvégzett munkák alapján automatikusan generálhatók.
• Megengedett kombináció a saját cég típusú megrendelő alvállalkozó típusú kivitelezővel ("elszámolás az alvállalkozó felé"). Az ilyen elszámolások az elvégzett munkák alapján automatikusan generálhatók.
• Elméletileg lehetséges elszámolást létrehozni más típusú partnerek között, de ezeket minden esetben kézzel kell rögzíteni.

Lásd még: mastERPiece Elszámolás ablak

Elszámolás tétel

Az elszámolás tétel a következő hivatkozásokat tartalmazza:

• Melyik elszámolásnak a tétele
• Melyik munkalap tételt számolja el a vevő oldalon
• Melyik munkalap tételt számolja el az alvállalkozó oldalon
• Melyik cikkhez tartozik (csak saját készletről történő felhasználás esetén)

Ezek közül az első mindig ki van töltve (elszámolás tétel nem létezhet elszámolás nélkül). A második és a harmadik közül legfeljebb egy lehet kitöltve.

FONTOS: azt a munkalap tételt tekintjük elszámoltnak, amihez van (elszámolható állapotban levő) elszámolás tétel. Amikor az előszámlázó felületen a munkalapokból elszámolás tételeket generálunk, akkor a munkalap tételeknél megadott értékek kerülnek be az elszámolás tételekbe. Ezek az értékek tetszőlegesen módosíthatók. Tehát nem az számít, hogy az elszámolás tételnél milyen érték van beírva, hanem hogy van-e hozzá elszámolható elszámolás tétel vagy nincs.

Ez lehetőséget ad arra, hogy a munkalap tételnél meghatározott (esetleg szerződés által meghatározott) áraktól el lehessen térni. A munkalap tételek értékét a szerződés, vagy a munka adminisztrálásáért felelős személy határozza meg. A munkalap csak akkor kerül rá elszámolásra amikor már elszámolható állapotban van. Ekkor a munkalap már nem módosítható. A pénzügyi osztálynak ekkor lehetősége nyílik az összegek módosítására az elszámolásban anélkül, hogy a munkalap tételnél megadott árakhoz hozzányúlna. Ha az elszámolás összegével kapcsolatban vita van, akkor az elszámolást érvényteleníteni lehet, és egy újonnan létrehozott elszámolásnál ismét az eredeti (szerződéses) árakból lehet kiindulni.

Az elszámolás tételnél a fenti hivatkozásokon kívül a következő adatok adhatók meg:

• Név - kézzel fölvett tételek esetén kézzel kell beírni a tétel nevét. Munkalapból történő generáláskor a munkalap tétel neve bemásolódik ide, de lehet módosítani (átnevezni) anélkül hogy az eredeti munkalap tételnél a nevet módosítani kellene.
• Név 2 (megjegyzés) - ha a tételhez részletes leírást szükségeltetik megjeleníteni az elszámolás nyomtatási képén akkor azt ide lehet beírni.
• VTSZ/SZJ/TESZOR/TEÁOR - a számlázás előkészítéséhez. Ha az elszámolás tételek nem tételesen hanem egyben (elszámolásonként) lesznek számlázva, akkor ezt nem érdemes megadni.
• Egységár, mennyiség, mennyiségi egység, ÁFA kulcs, nettó ÁFA és bruttó összeg.

FONTOS tudnivaló az elszámolás tételek ÁFA számításával kapcsolatban, hogy az elszámolás tételeknél megadott ÁFA és bruttó összegek pusztán tájékoztató jellegűek. Az elszámolás nyomtatási képére alapértelmezésben csak a nettó összegek kerülnek rá. Amikor egy elszámolás számlázásra kerül, akkor az elszámolás összes nettó értékén kerül a számlára. A végleges ÁFA értéket a számla ÁFA összesítése határozza meg, a számlázás szabályainak megfelelően. Az elszámolás tételekben meghatározott ÁFA összegek nem haszontalanok, mert ÁFA analitikára lehet őket használni. (Pl. ezzel lehet lekérdezni hogy mennyi olyan munka van ami még nem lett kiszámlázva, és ennek körülbelül mennyi ÁFA vonzata van.) Amikor a rendszer azt vizsgálja, hogy az egyes elszámolásokból mekkora rész nem került kiszámlázásra (vagy épp túlszámlázásra), akkor a nettó összegeket hasonlítja össze. Lásd még: [[elszámolások automatikus létrehozása]]

Elszámolás folyamat

Az elszámolások folyamata viszonylag egyszerű, kevés állapotból áll.

• Az elszámolás kezdetben előkészítés állapotban van. Ez az egyetlen állapot amikor az elszámolás feje és tételei módosíthatók.
• Ezután szakmailag jóvá kell hagyni. A jóváhagyás során háromféle döntési lehetőség van:
  • Javítható hiba van rajta - visszatér előkészítés alatti állapotba
  • Nem javítható hiba van rajta - érvénytelen lesz és örökre az is marad
  • Jóváhagyva, mehet tovább pénzügyi jóváhagyásra.
• A pénzügyi jóváhagyás hasonló, ebből végül "Érvénytelen" (lezárt, nem elszámolható) vagy "Lezárt számlázható" (lezárt elszámolható) állapotba kerül az elszámolás.

Bár az elszámolások nem szigorú számadású adóügyi bizonylatok, de általában a kibocsátott számlák mellékleteként funkcionálnak ezért bizonylat szerűen kezeljük őket. Sorszámuk - adott megrendelőt és kivitelezőt tekintve - kihagyás nélkül nő. A nyomtatási képén szereplő adatok nagyon kevés kivétellel változatlanok maradnak későbbi nyomtatások során is. Elszámolást egyáltalán nem lehet törölni, csak érvényteleníteni (ez szükséges a sorszámok kihagyás nélküli növekedéséhez).

Az elszámolások egyetlen lezárt elszámolható állapota a "Lezárt számlázható" állapot. Amikor ilyen állapotba kerül, akkor a rendszer automatikusan kiszámítja a számlázandó és a számlázott összegek közötti különbséget, és lehetőséget ad automatikus számlázásra. A számlák és az elszámolások közötti kapcsolat úgy lett kialakítva, hogy ezek folyamata viszonylag független egymástól:

• A "lezárt számlázható" elszámolásoknál a rendszer azt veszi alapul, hogy az elszámolás teljes összegének számlázva kellene lennie
• Az egyéb állapotban levő elszámolásoknál a rendszer azt veszi alapul, hogy az elszámolásból semminek nem lenne szabad számlázva lennie
• Az elvárt és valójában számlázott összegeket összeveti
• Ezután tesz javaslatot számlák létrehozására vagy sztornózására/helyesbítésére

A fentiekből következik, hogy egy már kiszámlázott elszámolás bármikor érvényteleníthető; illetve egy lezárt számlázható elszámoláshoz tartozó számla bármikor sztornózható/helyesbíthető. A számla és elszámolás folyamatok aktuális állapotai nem korlátozzák egymás állapotváltozásait. A számlázandó és a számlázott összegek közötti eltérések folyamatos figyelése miatt nem szükséges átlátni és fejben tartani hogy egy ilyen állapot változásnak pontosan mire lesz hatása. Ha eltérés van akkor azt a rendszer automatikusan jelzi.

Fizetési módok

Az egyes fizetési módok speciális jelentéssel bírnak, és ezt a jelentést nem lehet megváltoztatni. A fizetési mód értéke hatással van a számla készítésre. (Például készpénzes fizetésnél a teljesítés dátuma nem térhet el a számla keltétől.) Emiatt nem lehet manuálisan módosítani vagy törölni őket, és nem lehet újabb tételeket fölvenni. Újfajta fizetési mód bevezetése csak terméktámogatás keretében lehetséges. A fizetési módnak a nevén kívül van egy jellemzője: a kerekítési tétel hozzáadása. Ez a készpénzes fizetési mód kivételével mindenhol ki van kapcsolva. A kerekítési tétel hozzáadása csak forintos számlánál történik meg. A kerekítés tétel ÁFA hatályán kívül számla tétel és a számla végösszegét 5 vagy 0 forint végződésre egészíti ki.

A kerekítés tétel hozzáadása nem kötelező, de nem ütközik jogszabályba. Az ÁFA törvény szerint a fizetés módja nem kötelező tartalmi eleme a számlának, és egyébként sem kötelező egy számlát olyan fizetési móddal kiegyenlíteni mint amit a számlán feltüntettek. Ha a kifizetés készpénzben történik meg, és a kifizetett összeg a számlázott összegtől a kerekítés miatt eltér, akkor a különbözetről pénztári bizonylatot kell készíteni. KIVÉVE ha a számla már eleve tartalmazza a kerekítési különbözetet, mert ebben az esetben nem kell külön bizonylatot létrehozni.

A kerekítés tételek hozzáadásának módosítása a programon keresztül nem, csak a fejlesztő Szoftver Messiás Bt közreműködésével lehetséges.

Lásd még mastERPiece Fizetési mód ablak

Számla típusok

Az egyes számla típusok speciális jelentéssel bírnak, és ezt a jelentést nem lehet megváltoztatni. A számla típus értéke hatással van a számla készítésre. A teljesség igénye nélkül:

• Bejövő számla csak külső sorszámos számla lehet. Az ilyen számla vevője saját cég kell hogy legyen. Mivel a bejövő számlát nem a saját cég állítja ki, ezért a bejövő számla sorszámát nem a saját cég határozza meg. A bejövő típusú számlák folyamatában a számla ellenőrzése, hitelesítése és befogadása a cél.
• Kimenő kézi számla csak külső sorszámos számla lehet. Az ilyen számla kibocsátója saját cég kell hogy legyen.
• Kimenő számla gépi sorszámozású. Az ilyen számla kibocsátója saját cég kell hogy legyen.

Látható, hogy a számla típus nem egyszerűen egy név, hanem speciális jelentéssel bír ami a szoftver működését befolyásolja. Emiatt itt nem lehet manuálisan módosítani vagy törölni őket, és nem lehet újabb tételeket fölvenni. Újfajta számla típus bevezetése csak közös egyeztetés után, terméktámogatás keretében lehetséges.

Lásd még: mastERPiece Számla típus ablak

Számlák

Ez a szoftver a kimenő- és bejövő számlákat egy közös helyen tárolja. A különböző számlák eltérő típussal vannak fölvéve. A típusok meghatározzák a számla fejében megadható értékeket - a típusok leírását fönt.

Kezelés bizonylatként

Általában véve igaz, hogy a számlában megadott adatok a számla véglegesítése után nem változhatnak meg. Ha olyan hivatkozás jellegű adatról van szó ami a nyomtatási képen megjelenik, akkor arról másokat készül. Például a vevő címe szerepel a partner adatok között. Amikor a számla rögzítése történik, akkor a vevő címe bemásolódik a számla fejébe. A későbbiekben a számla nyomtatási képén az a cím fog látszódni ami a számla rögzítéskor aktuális volt. Akkor is, ha időközben a vevő (aktuális) címe megváltozott. Ez igaz minden hivatkozás jellegű adatra: a kibocsátó címére és bankszáma adataira, a vevő címére, a számla tételeken belül a számlázott cikk nevére, SZJ számára, a mennyiségi egység nevére stb. Ezek mellett a hivatkozások is tárolva vannak, de nem az általuk hivatkozott értékek nem jelennek meg a számla nyomtatási képén.

Számla fej

Kapcsolódó ablak: mastERPiece Számla ablak

A számla fejében megadható adatok a következők:

Alapadatok

• Típusa, lásd föntebb.
• Külső vagy gépi sorszámozású belső számla. Gépi sorszámozású számla csak kimenő/gépi típus esetén választható.
• A számla külső sorszáma (gépi sorszámozású számla esetén nem adható meg).
• A számla gépi sorszáma (csak gépi sorszámozású véglegesített számla esetén van automatikusan kitöltve, nem módosítható)
• Fizetés módja, választható - lásd föntebb.
• Számla kelte. Külső (kézi kimenő, vagy bármilyen bejövő) számla esetén módosítható. Gépi számla esetén értékét a gép határozza meg; a számla véglegesítésekor (sorszámozáskor) az aktuális rendszeridőre lesz állítva.
• Teljesítés dátuma
  • Gépi sorszámozású készpénzes számla esetén automatikusan a rendszeridőre állítódik a számla véglegesítésekor.
  • Egyéb készpénzes számla esetén automatikusan a számla keltének az értékre állítódik. Közvetlenül nem módosítható, csak a Kelt mezőn keresztül.
  • Egyéb nem készpénzes számla esetén tetszőlegesen módosítható.
• Fizetési határidő
  • Gépi sorszámozású készpénzes számla esetén automatikusan a rendszeridőre állítódik a számla véglegesítésekor.
  • Egyéb készpénzes számla esetén automatikusan a számla keltének az értékre állítódik. Közvetlenül nem módosítható, csak a Kelt mezőn keresztül.
  • Egyéb nem készpénzes számla esetén tetszőlegesen módosítható.
• Pénznem - amiben a számla ki van állítva
• Árfolyam szolgáltató és árfolyam típus - akkor van használva átváltásra amikor egy számla tételeihez valaki megpróbál bemásolni egy eladási lista árat (pl. cikk árát), és a lista ár pénzneme eltér a számla pénznemétől. Figyelem! Az ÁFA forint érték meghatározása nem ez alapján történik, hanem a partnernél megadott adatok alapján. (Lásd: CRM modul Partner szakasz árfolyam szolgáltató / pénzügyi szabályzat pontot.)

Csak olvasható értékek:

• Nettó, ÁFA és Bruttó összeg: a számla tételeiből automatikusan számolódik.
• HUF árfolyam, HUF ÁFA összeg: automatikusan számolódik, de csak akkor elérhető ha a számla véglegesítve lett.
• Helyesbített számla és sztornózott számla: ha a számla egy korábbi számla helyesbítése vagy sztornó számlája, akkor itt található egy visszahivatkozás az eredeti számlára. A rendszer nyilván tartja hogy melyik számlának milyen sztornó- és helyesbítő számlái vannak.

A kelt, teljesítés, fizetési határidő értékeket nem kötelező megadni a számla fölvételekor, de ha nincs értékük akkor a számlát nem lehet elszámolható állapotba hozni.

Kibocsátó adatok és bankszámla

• Hivatkozás a kibocsátóra, ami egy CRM/partner. Ez alapján lehet adott kibocsátóhoz keresni számlákat. A hivatkozás nincs fölhasználva a számla nyomtatásnál, kizárólag keresési/csoportosítási célokat szolgál.
• Kibocsátó neve, adószáma, közösségi adószáma, számlázási címe (irányítószám, helység, utca/házszám)
• Kibocsátó bankszámlára, ami egy CRM/bankszámla. Ez alapján lehet bankszámla alapján keresni számlákat. A hivatkozás nincs fölhasználva a számla nyomtatásnál, kizárólag keresési/csoportosítási célokat szolgál.
• A bankszámla összes többi adata (bank neve, ország, címek, számlaszámok, BIC/SWIFT kód stb.)

Vevő adatok

• Hivatkozás a vevőre, ami egy CRM/partner. Ez alapján lehet adott vevőhöz keresni számlákat. A hivatkozás nincs fölhasználva a számla nyomtatásnál, kizárólag keresési/csoportosítási célokat szolgál.
• Vevő neve, adószáma, közösségi adószáma, számlázási címe (irányítószám, helység, utca/házszám)

Közlemény alul és felül

Az itt megadható értékek a számla nyomtatási képén a tételek fölött illetve a számla legalsó részén jelennek meg. Tetszőleges hosszúságú szöveg beírható.

Számla tétel

Kapcsolódó ablak: Számla tétel ablak

A szokásos értékek:

• Név (Megnevezés)
• Név 2 (hosszabb leírás)
• SZJ/VTSZ/TESZOR/TEÁOR kód és név
• Nettó egységár
• Mennyiség és mennyiségi egység (itt is szerepel a hivatkozás, de van egy másolat a rövidített nevéről is)
• ÁFA kulcs (hivatkozás és másolat a nevéről, kódjáról és értékéről)
• Nettó, ÁFA és bruttó összeg

A fentieken kívül a rendszerre jellemző speciális tárolt adatok:

• Cikk - ha a számla tétel egy cikket számláz, akkor itt található rá egy hivatkozás. A készletet beszerző számlák esetén kötelező kitölteni. Ebből fogja tudni a rendszer, hogy készlet növelő tranzakciót keressen hozzá. Lásd még: számlák és beszerzések párosítása.
• Kerekítési hiba tétel - ez egy logikai érték ami azt jelzi, hogy az adott tétel egy kerekítési tétel.
  • A gépi sorszámozású számlák esetén ezt a tételt nem lehet kézzel fölvenni vagy módosítani. A rendszer automatikusan veszi föl a számla véglegesítésekor. Lásd :fizetési módok beállításai.
  • Külső (bejövő vagy más rendszerből átvett kimenő) számlák esetén a kerekítés tétel kézzel is fölvehető. Ezzel kapcsolatban bővebben alább a kerekítésről szóló szakaszban talál információt.

Műveletek számlákkal

Az adatkezelő ablakok általános három műveletén (beszúr, módosít, töröl) felül a számlákkal több más műveletet el lehet végezni:

Másolat készítés

Másolat bármely számláról készíthető ideértve a kimenő, bejövő, véglegesített, sztornózott, sztornó, és előkészítés alatt levő (félkész) stb. számlákat is.

A "Másol" feliratú gomb egy másolatot hoz létre az aktuális számláról. A másolat mindenben megegyezik az eredeti számlával, kivéve a következőket:

• Nincs sorszáma, se külső sorszáma. Emiatt nem tekinthető számlának, csak egy előkészítés alatt levő adathalmaznak amiből később (sorszámozás után) számla válhat.
• A számla kelte nem másolódik, alapértelmezésben üres marad.
• A tételek is bemásolódnak, kivéve a kerekítés tételeket. Ha az eredeti számlában volt kerekítés tétel, akkor az a másolatból hiányozni fog.
• A másolat folyamat állapota "Előkészítés alatt" lesz, azaz egy új folyamat indul el. (Lásd még a számla folyamat leírását lentebb.)

A másolat készítés akkor használható jól, ha több nagyon hasonló számlát kell kiállítani, vagy ha egy meglevő számlához nagyon hasonló számlát kell kiállítani. Az adatok nagy részét elég egyszer berögzíteni, a többi számlát másolással is létre lehet hozni és csak a változásokat kell rajta elvégezni a lezárásuk előtt.

Sztornózás

A sztornózás művelet csak a sorszámmal ellátott kimenő számlákhoz érhető el. A bejövő számlákat nem lehet sztornózni, és a sorszámmal nem rendelkező (pl. előkészítés alatt levő) számlákat sem. A saját cég által külsőleg más programból kiállított vagy kézzel írt számlákhoz föl lehet venni sztornó számlát amit gépi sorszámmal is el lehet látni.

A sztornózás művelet nagyon hasonlít a másolat készítésre, de itt a tételek mennyiségei és összegei az eredeti (sztornózott) számlához képest fordított előjellel másolódnak le; és ennek megfelelően a számla ÁFA összesítése illetve végösszege is fordított előjelű lesz. A sztornózó számla tartalmaz egy hivatkozást a sztornózott számlára. Ezt a hivatkozást nem lehet kézzel törölni vagy megváltoztatni.

Egy számla sztornózásakor a rendszer megnézi hogy van-e az adott számlához fölvéve sztornó vagy helyesbítő számla. Ha igen, akkor megerősítést vár az újabb sztornó számla fölvételére. Ezzel elkerülhetők a véletlen dupla sztornózások.

Helyesbítés

A helyesbítés majdnem mindenben megegyezik a sztornózással. A helyesbítő és helyesbített számla között egy másik hivatkozás van; a sztornózó-sztornózott és a helyesbítő-helyesbített számla kapcsolatok meg vannak különböztetve. Egy számla nem lehet egyszerre sztornózó és helyesbítő számla is.

A helyesbítő és a sztornó számla között koncepcionális különbség van.

Helyesbítő számlát akkor szokás használni, ha az eredeti számlák tételei közül egyel (esetleg az összessel) probléma van. A helyesbítő számla összes ellenkező előjelű bemásolt tétele közül csak azokat szabad meghagyni amiben változás van. Ezeknél a módosítandó tételeknél a helyesbítés szabályos módja az ellenkező előjelű tétel meghagyása, és mellé egy újabb, megváltozott tartalmú (és eredetivel megegyező előjelű) sor fölvétele. A helyesbítő számla módosíthatja a számla végösszegét, de nem módosíthatja a kibocsátó vagy vevő adatait, vagy pl. a teljesítés dátumát.

Sztornó számlát akkor szokás használni, ha az eredeti számlák tételei közül egyet vagy többet teljes egészében vissza kell vonni, vagy ha az eredeti számla fejében szereplő adatokban (kibocsátó, vevő, teljesítés dátuma, fizetési határidő, fizetés módja stb.) hiba van. Ezek pont azok az eltérések amiket a helyesbítő számlával nem szabad és nem is lehet módosítani. Ilyenkor bevett eljárás a számla sztornózása, és egy új számla kiállítása. Ha csak bizonyos tételeket kell törölni, akkor egy úgynevezett részleges sztornó számla kiállítása elegendő. Ha a számla fejében szereplő adatokat is módosítani kell, akkor elkerülhetetlen az eredeti számla teljes sztornózása, és egy új számla kiállítása a helyes fej adatokkal.

Ezek fogalmi megkülönböztetések. Valójában a számlának nem kötelező eleme a "számla" vagy "sztornó" felirat. A sztornó/helyesbítő számlák kiállításakor a szoftver nincs birtokában az összes háttér információnak, és nem tudja ellenőrizni az összes szabálynak való megfelelőséget. A felhasználó felelőssége a szabályos tartalmú sztornó- és helyesbítő számla kiállítása.

Bevételezés raktárba

A "raktárba" gomb megnyomásakor a számla alapján egy új raktári bevételezés hozható létre. Ez a művelet csak sorszámmal ellátott számlák esetén használható. A gomb megnyomásakor megjelenik a készlet mozgás fej ablak szerkesztő panelja, és a program a számla fej alapján beírja az összes információt amit tud:

• Kimenő számla esetén "Eladás számlára", bejövő számla esetén "Vásárlás számlára" mozgásnemet állít be.
• A forrás és a cél oldali partnereket beállítja a számlánál megadott kibocsátóra és vevőre
• A készlet mozgás keltét a rendszeridőre állítja
• A teljesítés dátumát a számla teljesítés dátumára állítja.

A felhasználónak kell kitölteni a többi maradék adatot, amik közül a legfontosabb a forrás- vagy célraktár (a mozgásnemtől függően). A felhasználó ezen kívül megváltoztathatja a mozgásnemet is, de az ő feladat biztosítani hogy a készlet változás iránya továbbra is megfeleljen a számla irányának (kimenő/bejövő).

A készlet mozgás fej adatainak rögzítése után a számla alapján automatikusan hozzáadódik az összes olyan számla tétel amihez meg volt adva cikk hivatkozás.

Ez a gomb akkor nagyon hasznos, amikor a bevételezés során az áruval nem szállítólevél, hanem egyből a teljes költségszámla megérkezik. Ilyenkor érdemes a következő sorrendben haladni:

• Számla tételek és a valójában fizikailag beérkezett áru összevetése
• Egyezőség esetén a költség a számla rögzítése a rendszerbe
• Végül a számla alapján a "Raktárba" gomb megnyomásával bevételezés a raktárba

A fenti metódus nyilvánvaló előnye és célja a többszörös adatrögzítés elkerülése, a számla- és készlet mozgás tételek automatikus összekapcsolása. Ha a beszállításkor a költség számla még nem elérhető, akkor a következő metódust kell használni:

• Bejövő Szállítólevél tételek és a valójában fizikailag beérkezett áru összevetése
• Raktári bevételezési jegy berögzítése a rendszerbe (A "hivatkozás" mezőbe be lehet írni a szállítólevél sorszámát, és dokumentumként csatolni a képét.)
• Később a számla beérkezésekor a számla külön rögzíthető
• A bevételezett és beszámlázott tételek egyeztetése a számlák és készlet beszerzések automatikus párosítását elvégző ablakon.

Lásd még: Számlák és beszerzések párosítása

Számla tételek és számla végösszeg kerekítési szabályai

A számla tételek kötelező tartalmi elemei között van a tétel megnevezése, mennyisége és nettó egységára. Nem kötelező elem a tétel bruttó összege, vagy a bruttó egységára. Ezért elvileg elegendő lenne a számla tételeknél feltüntetni a nettó egységárat és a mennyiséget. A gyakorlatban ez nem ilyen egyszerű a következők miatt:

• Szokás feltüntetni a nettó és bruttó összeget is a tételeknél, és a vevők ezt el is várják.
• Szolgáltató cégek sokszor nettó árakat határoznak meg, de a kereskedő cégek gyakran bruttó árakat. A kibocsátó saját hatáskörében dönt arról hogy nettó vagy bruttó árak alapján számláz.
• Ha a kibocsátó bruttó árakat határoz meg, akkor a nettó ár kiszámításánál kerekítési hibák léphetnek föl. Kerekítés mindenképp szükséges, de nem mindegy hogy a nettó ár alapján számítjuk és kerekítjük a bruttó árat, vagy fordítva.

Magyarországon jelenleg a fillér nem törvényes fizetőeszköz. A számla tételek összegeinek egész forintra kerekítése nem szabályellenes. Devizás számlák esetén árnyaltabb a helyzet: ott hiába kerekítünk 2 tizedesre, mert akár 0,001 értékű kerekítési hibák is szignifikánsak lehetnek. A számla tételeknél megadott összegek összegzésénél a kerekítési hibák összeadódhatnak, emiatt az alábbi feltételek közül egy vagy több nem teljesíthető mindig (a választott vagy előírt kerekítésen belüli pontossággal):

• Számla tételekre:
  • nettó ár *(1+ áfa%/100)=bruttó ár
  • nettó érték + áfa érték = bruttó érték
  • nettó érték *(1+áfa%/100)=bruttó érték
  • nettó ár * mennyiség = nettó érték
  • bruttó ár * mennyiség = bruttó érték
• Az ÁFA kulcsonként történő összegzésre:
  • A számla ÁFA részletezésben szerelő nettó/ÁFA/bruttó összegek egyezzenek meg a hozzájuk csoportosított tételek nettó/ÁFA/bruttó értékeinek összegével
  • Az ÁFA kulcsonként csoportosított tételek összegzésére ("ÁFA összesítő") teljesüljön nettó érték + áfa érték = bruttó érték
  • Az ÁFA kulcsonként csoportosított tételek összegzésére ("ÁFA összesítő") teljesüljön nettó érték *(1+áfa%/100)=bruttó érték
• A számla egészére:
  • A számla végösszeg nettó/ÁFA/bruttó értéke egyenlő a tételek nettó/ÁFA/bruttó értékeinek összegével
  • A számla végösszeg nettó/ÁFA/bruttó értéke egyenlő az ÁFA kulcsonkénti részletezésben megadott megfelelő összegek összegével

Ez a feltételrendszer úgynevezett túlhatározott rendszer, és vannak olyan helyzetek amikor az elkerülhetetlen kerekítési hibák miatt képtelenség az összes feltételt egyszerre teljesíteni. Egy biztos: a kerekítés elkerülhetetlen, kerekíteni KELL. A jogszabályban nincs külön leírva, hogy melyik kerekítési mód az elfogadható. Ezért a kibocsátó dönti el hogy milyen lista árakat használ (nettó vagy bruttó), és hogy a számlán ezeket hogyan, milyen sorrendben kerekíti. Ha csak a kimenő számlákat vennénk alapul, és előre elhatároznánk hogy a meghatározott árak mindig nettó árak, akkor viszonylag ellentmondásmentes számlát lehetne kiállítani úgy, hogy a tételek nettó összegeit vesszük alapul, és az ÁFA összesítésben ezek összegéből kiindulva számítjuk ki az (egész forintra kerekített) ÁFA és bruttó összeget.

Egy komplex vállalatirányítási rendszernek azonban kezelnie kell a bejövő számlákat is. A bejövő számlák esetén lehet, hogy a számla kibocsátója bruttó lista árakat határozott meg, és ezen belül is többféle kerekítési módot, kerekítési sorrendet alkalmazhatott. Hogy egy adott számla kibocsátó melyik utat választotta, azt előre nem lehet tudni. A bejövő számlák esetén ezért lehetőség szerint támogatni kell bármely formailag és számszakilag szabályos számla befogadását. Ez egy összetett feladat.

A mastERPiece rendszer képes nettó és bruttó árakból is kiindulni a következő módon:

• A tétel nettó és bruttó árakat 3 tizedesre kerekíti.
• A tétel nettó és bruttó összegeket a devizának megfelelően kerekíti az alább leírt módon (Forintnál egész számra, más devizáknál a nekik megfelelő számú tizedes jegyre)
  • Ha Ön számla tétel rögzítésnél először a mennyiséget és a bruttó egységárat írja be, akkor a program ezekből számítja ki a nettó árat úgy, hogy a nettó árat 2 tizedesre kerekíti. Ennél a verziónál a bruttó ár fix, és a nettó ár van kerekítve.
  • Ha Ön a számla tétel rögzítésénél először a mennyiséget és a nettó egységárat írja be, akkor a program ezekből számítja ki a bruttó árat úgy, hogy a bruttó árat 2 tizedesre kerekíti. Ennél a verziónál a nettó ár fix, és a bruttó ár van kerekítve.

A fenti tétel rögzítési és kerekítési módok közül mindkettő alkalmazható kimenő és bejövő számlák esetén is. Az elszámolásokból automatikusan létrehozott számla tételeknél a szoftver mindig nettó ár alapján számítja ki a bruttó árat. Ezt az indokolja, hogy az elszámolások nyomtatási képén eleve nem jelenik meg a bruttó ár; tehát a bruttó árból nem is lehetne kiindulni. Az ilyen elszámolásból generált számla tételeknél a mennyiség mindig 1.0 db, és a nettó ár mindig egész szám, tételen belüli kerekítési problémák csak nagyon extrém esetben fordulnak elő.

Akár nettó, akár bruttó árakból indulunk ki, a tételenként föllépő kerekítési hibák összegződnek. Mivel az összes fent leírt egyezőségi kritérium elviekben sem teljesíthető, ezért valamilyen módon ezeken lazítani kell. A mastERPiece rendszer egy adott számla esetén megengedi az alábbi feltétel sérüléseket:

• A számla végösszeg nettó/ÁFA/bruttó értéke nem biztos, hogy egyenlő a tételek nettó/ÁFA/bruttó értékeinek összegével
• ÁFA kulcsonként részletezésben megadott ÁFA/bruttó összegek nem biztos, hogy megegyeznek a hozzájuk tartozó számla tételek ÁFA/bruttó összegeinek összegével

Az alábbi feltételek teljesülését azonban megköveteljük:

• ÁFA kulcsonként részletezésben megadott nettó összegek megegyeznek a hozzájuk tartozó számla tételek nettó összegeinek összegével
• Az ÁFA kulcsonként csoportosított tételek összegzésére ("ÁFA összesítő) teljesüljön nettó érték + áfa érték = bruttó érték
• Az ÁFA kulcsonként csoportosított tételek összegzésére ("ÁFA összesítő) teljesüljön nettó érték *(1+áfa%)/100=bruttó érték (kerekítési pontosságon belül)
• A számla végösszeg nettó/ÁFA/bruttó értéke egyenlő az ÁFA kulcsonkénti részletezésben megadott megfelelő összegek összegével

Ez összhangban van azzal a jogszabály értelmezéssel, miszerint:

• A számla tételeknél nem kötelező megadni a bruttó árat, csak a nettó árat.
• A tételnél megjelenő bruttó ár és bruttó összeg értékek ezért tekinthetők tájékoztató jellegűnek. (A számla ezek elhagyásával is érvényes marad.)
• Ezért a számla nettó végösszegét a tételek nettó összegeiből kell számítani.
• Az áthárított összes ÁFA mértékét pedig az ÁFA kulcsonként csoportosított nettó összegekből.

Ettől eltérő értelmezések is vannak, és vannak közöttük olyanok amiket a gyakorlatban használnak. Mindenesetre valahogyan (méghozzá egy bizonyos választott módon) működnie kell, és így működik.

Az olyan számla amit a fenti feltételek mellett nem vehető föl, nem rögzíthető a rendszerben. Az ilyen számlák durvább hibát tartalmaznak. Van egy kiskapu a bejövő illetve külső (nem belső gépi sorszámozású kimenő) számlák rögzítésénél. Az ilyen számláknál föl lehet venni egy úgynevezett kerekítés tételt. A kerekítés tételbe tetszőleges árakat és összegeket be lehet írni. Ennek az a célja, hogy a fenti jogértelmezéstől eltérő szellemben született számlák kerekítési differenciáit ki lehessen egyenlíteni, és ezáltal a rendszerbe rögzített külső számla számított végösszege megegyezzen a külső számlán szereplő valódi összeggel. Természetesen ennek is vannak korlátai, ha pl. a külső számlán a végösszegekre nem teljesül a nettó összeg+áfa összeg=bruttó összeg összefüggés, akkor ezt a hibát kerekítési tétel fölvételével sem lehet orvosolni. Mivel a mastERPiece vállalatirányítási rendszere könyvelést nem végez, ezért az ilyen külső számlák kis hibával még mindig fölvihetők. Az adatbázisból történő könyvelési átadás után azonban az adatok a könyvelési rendszeren belül korrekcióra szorulnak.

Beszerzési összesítő

A beszerzési összesítő a számla ablakon egy külön fülön található:

A fül csak bejövő számla esetén jelenik meg. Az itt található táblázat azt mutatja meg, hogy az aktuális számla tételei milyen készlet mozgásokhoz lettek hozzárendelve. A "nettó érték" oszlop a készlet mozgás nettó értékét jelenti. Akkor kap értéket amikor a készlet mozgás elszámolható állapotba kerül. (A nem elszámolható készlet mozgások nincsenek hatással a készlet mennyiségére vagy értékére, ezért nem képviselnek értéket.)

A fülnek két funkciója van:

1. Egy sok száz tételből álló számla esetén nehéz lenne kézzel végignézni az összes tételt és kézzel összeszámolni hogy mely készlet mozgások kapcsolódnak, összesen milyen értékben.
2. A "hozzárendelés megszüntetése" gomb az összes hozzárendelést megszüntetni. Erre a drasztikus lépésre akkor van szükség, amikor egy korábban befogadott vagy kibocsátott számla érvényét veszíti. Az érvénytelenített számlához nem tartozhatnak beszállítások, hiszen az érvénytelen/be nem fogadott számla alapján nem lehetséges árut bevételezni vagy kiadni. Ezért ezeket az összerendeléseket meg kell szüntetni mielőtt a számlát érvényteleníteni lehetne. Ezt egyesével is meg lehet tenni, de sokkal időigényesebb mint megnyomni a "hozzárendelés megszüntetése" gombot ezen a fülön.

Megjegyzés: A fül neve azért lett "beszerzés összesítő", mert egy szolgáltatással foglalkozó cégnél a beszerzéssel kapcsolatok nagy összegű számlák szoktak sok tételesek lenni, amiknél van értelme összesítőt készíteni. Ez a fül a kimenő számlák esetén is éppen úgy mutatja a kapcsolódó készlet csökkenéseket (kiadásokat); de a vevő számlák esetén általában egy számlához egy kiadás tartozik és nincs sok értelme az összesítések készítésének. Igény esetén a fül neve megváltoztatható.

Számla folyamat

A számlák folyamat ez közös "előkészítés alatt" állapotban indul, és ezután azonnal kettéválik két fő irányba: bejövő és kimenő számlák. A két ág később nem találkozik.

Bejövő számlák folyamata

A bejövő számlák mindig külső számlák, a sorszámukat kézzel kell beírni. A bejövő számlák három blokkon haladnak végig:

• Előkészítés és engedélyezés
  • Szakmai és pénzügyi jóváhagyásra is szükség van
  • A jóváhagyás során a számla visszaküldhető hibajavításra, vagy lehet belőle visszautasított számla. Az előbbi állapotban bármi módosítható rajta és újraindítható az engedélyeztetés. Utóbbi (visszautasított) állapotban a számla véglegesen visszautasított lesz, ha a kibocsátó kifizetést szeretne akkor új számlát kell küldenie.
• Várakozás pénzügyi teljesítésre (elszámolható, de nincs lezárva). A számla kifizethető, de ha a fizetési határidő még nem érkezett el akkor itt várakozhat.
• Pénzügyileg teljesített (elszámolható és lezárt), ezen belül lehet:
  • Készpénzel fizetve
  • Utalással fizetve
  • Nem igényel pénzügyi teljesítést

A "nem igényel pénzügyi teljesítést" külön magyarázatot igényel. Ilyen lehet pl. bartel üzlet keretében elvégzett munka számlája, ahol egy bejövő és egy kimenő számla "kiütik egymást". Nem szükséges pénzügyileg teljesíteni, mert a pénzügyi teljesítést valami más helyettesíti.

Az elszámolható lezárt állapotból is van visszaút - vissza lehet küldeni a számlát "kifizetésre vár" állapotba, bár ez nagyon ritkán fordulhat elő. (Pl. téves utalás miatt pénzügyileg lezárt lesz, később a téves utalás visszautalása miatt újra kifizetésre vár.)

Kimenő számlák folyamata

A kimenő számlák között előfordulhat gépi vagy kézi sorszámozású. Normál ügymenet mellett itt két fő blokkon kell végighaladni:

• Először elszámolhat, nem lezárt állapotba kerül. Ez lehet véglegesített kézi, vagy véglegesített gép számla.
• Ezután pénzügyileg teljesített, azaz elszámolható lezárt állapotba kerül. Ez a "véglegesített" állapot. Ezen belül - a bejövő számlákhoz hasonlóan - a számla lehet:
  • Készpénzel fizetve
  • Utalással fizetve
  • Nem igényel pénzügyi teljesítést

A külső számláknál lehet hibajavítást is végezni (újranyitni a számlát). Normáltól eltérő ügymenet a számla lerontása (sorszám nélküli rontott állapotba kerül ami lezárt, de nem elszámolható), illetve a hibajavítás állapot amiből a külső sorszámozású számlák újra bekerülhetnek elszámolható állapotba. A gépi sorszámozású számlák véglegesítés után közvetlenül nem javíthatóak, csak sztornózás/helyesbítés és újbóli kiállítás lehetséges. A pénzügyileg teljesített állapotból viszont a gépi sorszámozású számlák is visszakerülhetnek véglegesített (elszámolható nem lezárt) állapotba. Ez azért lehetséges, mert a véglegesített állapotban sem módosítható a számla, csak az állapota változik meg.

Számlázott összeg, nyitott összeg, fizetett összeg

Ez a szakasz csupán a fenti fogalmak definiálását tartalmazza.

• Számlázott összeg - olyan számlának az összege, ami elszámolható állapotban van. Az ilyen számla lehet lezárt vagy nem lezárt, pénzügyileg teljesített vagy nem teljesített.
• Nyitott összeg - olyan számla összege, ami elszámolható de nem lezárt, pénzügyileg teljesítetlen állapotban van.
• Fizetett összeg - olyan számla összege, ami elszámolható és lezárt, pénzügyileg teljesített állapotban van.

Generált szerződés és teljesítési igazolás

Bevezetés

Az alvállalkozók elvégezhetnek munkákat, és erről számlát nyújthatnak be. A saját cég üzletpolitikája előír(hat)ja hogy minden kiadott munkához legyen egy szerződés és egy teljesítési igazolás ami alapján a vele kapcsolatos bejövő számlát be lehet fogadni és ki lehet fizetni. Eseti megbízás esetén nem biztos, hogy az alvállalkozó hajlandó időt tölteni ilyen szerződés megkötésével. Ilyenkor hasznos ez a funkció. A generált alvállalkozói szerződés ablakon fölvehetők sorok, amiknél meg lehet adni a bejövő számlához tartozó generált szerződés kapcsolattartó személyét, a szerződés és teljesítés dátumát valamint a fizetési feltételeket. Ezek alapján a mastERPiece rendszere képes automatikusan létrehozni szerződés és teljesítési igazolás nyomtatási képeket. Ezeket el lehet küldeni az alvállalkozónak aláírásra, és megkérni hogy a számlával együtt az aláírt szerződést és teljesítési igazolást is küldje el. Ezzel sok időt lehet megtakarítani mind az alvállalkozó mind a cég részéről.

Lásd még: mastERPiece Generált alvállalkozói TIG/KIV/Szerződés ablak

Támogatott dokumentum típusok

Az ablakról jelenleg nyomtatható, támogatott dokumentum típusok a következők:

• Alvállalkozói szerződés
• EKIV - elektromos kivitelezői nyilatkozat
• KIV - normál kivitelezői nyilatkozat
• TIG - teljesítési igazolás vagy munkaigazolás

Ezek a dokumentumok csak akkor nyomtathatók, ha a bejövő számlához legalább egy munkalap hozzá van rendelve.

Generált szerződés / TIG folyamata

Ez a folyamat viszonylag egyszerű. Előkészítés után a dokumentumok (szerződés, TIG, KIV/EKIV) együtt vannak nyomtatva, aláírva, majd feladásra kerülnek az alvállalkozó felé. A folyamat hosszabb ideig várakozik az "Elküldve, visszaérkezésre vár" állapotban, végül iktatás után a folyamat lezárul.

"Rontott" vagy "partnerrel megszakadt a kapcsolatban" állapotba kerülés utána a nyomtatási képen az "ÉRVÉNYTELEN" vízjel látható.

Beszerzések és számlák automatikus párosítása

Ez a párosítási feladat egyaránt tartozik a készlet kezeléshez és a pénzügyhöz. Leírása a készlet modulban található.