MastERPiece Készlet nyilvántartó modul

Ez a modul a mastERPiece Komplex vállalatirányítási rendszer része.

Bevezetés

A készlet modul feladata a raktározott termékek, raktárak nyilvántartása, ezek kategorizálása; a készlet mozgásokkal kapcsolatos tranzakciók adminisztrálása. Ez a modul több raktárat, és több tulajdonost (tulajdonos szerepkört eljátszó partnert) és tetszőleges számú terméket képes kezelni.

Raktár

A készlet nyilvántartás raktárakra lebontva történik. A mastERPiece rendszer tetszőleges számú raktárat képes kezelni. Egy raktár a következő attribútumokkal rendelkezik:

• Tulajdonos - egy partner. A raktárban levő cikkek tulajdonosának a raktár tulajdonosát tekintjük.
• Üzemeltető - szintén egy partner. Eltérhet a tulajdonostól. (Tipikus üzemeltető lehet egy alvállalkozó, aki a kihelyezett vagy mozgó raktárat kezeli, de a benne levő cikkeket nem birtokolja.)
• Név - a raktárak nevének megadása kötelező. Egyedi.
• Régió
• Cím és elérhetőségek

A raktár tehát egy egyedi névvel és címmel ellátott objektim ami cikkeket képes fizikailag átrolni. Raktárnak számít egy raktárépület, vagy egy haszongépjármű ami huzamosabb ideig cikkeket tárol.

Lásd még: mastERPiece Raktár ablak

Raktár elszámolási beállításai

A raktárkészlet értékét az itt megadott devizában tartjuk nyilván.

Ha a beszerzés ettől eltérő devizában történik, akkor az értéket át kell váltani egy konkrét árfolyamon. Az átváltáshoz használt árfolyam szolgáltató és árfolyam típus is megadható itt. (Bővebben lásd a törzsadatok modul leírását.) Az átváltás árfolyamához szükséges további adat a dátum. Ez mindig a készlet mozgás teljesítési dátuma lesz.

A gyakorlatban a magyar székhelyű, magyar adószámmal rendelkező cégek magyarországi raktárainál az elszámolási deviza kötelezően magyar forint (HUF), az elszámoláshoz használt árfolyam szolgáltató és típus pedig megegyezik a cég által választott, a saját pénzügyi szabályzatában leírt árfolyam szolgáltatóval. Lásd még a partner leírását az ügyfélkapcsolati modulban.

Raktár jogosultságok

Egy raktár készletét csak az változtathatja meg készlet mozgás segítségével, aki rendelkezik a raktárnál megadott szerepkörrel. Ez alól kivételt képeznek azok a munkalap tételek, ahol saját készletes fölhasználás van megadva.

A raktár ablak jogosultság fülén látható "ki oszthat jogokat" gombot csak egy rendszergazda nyomhatja meg. A gomb segítségével a raktárra való jogosultságok jogát delegálni lehet más felhasználók számára.

Mozgásnem

A készlet változtató tranzakciók típusba sorolására való eszköz a mozgásnem.

Mozgásnemre vonatkozó megszorítások szabályai

A mozgásnem saját egyedi névvel rendelkezik, valamit előírja hogy a mozgásnál milyen adatokat kell megadni:

• Forrás partner (akitől a cikk származik)
• Forrás raktár (ahonnan a cikk származik)
• Cél partner (akinek a cikk a birtokába került)
• Cél raktár (ahová a cikk kerül)
• Érték (amennyit a cikk ér)
• Jármű (ami a szállítást végzi, ha van ilyen)

Beszerző jellegű egy mozgásnem, ha a forrás raktár nincs megadva, és a cél raktár meg van adva. Az ilyen mozgásnemmel rendelkező készlet változások azok amik a készlet mennyiségét és értékét növelik. A mennyiséget a készlet mozgás tranzakció tartalmazza. Az értékét vagy egy pénzügyi bizonylat (számla) igazolja, vagy ennek hiányában kézzel kell megadni.

A fenti lehetséges beállítások közül csak bizonyos kombinációk fogadhatók el. Erre a következő szabályok vonatkoznak:

• Ha forrás raktárat kötelező megadni, akkor forrás partnert is (kell hogy legyen régi tulajdonosa)
• Ha cél raktárat kötelező megadni, akkor cél partnert is (kell hogy legyen új tulajdonosa)
• Az értéket csak akkor lehet kötelezővé tenni, ha a forrás raktár üres, és a cél raktár nem üres. Azaz, csak a beszerző jellegű tranzakcióknál határozhatjuk meg az értéket manuálisan. Az összes többi tranzakció a korábban beszerzett készletet mozgatja vagy csökkenti, és az értékét a rendszer határozza meg a hozzájuk tartozó beszerzések alapján.

Az adott mozgásnemmel fölvett készlet mozgás fejnél pontosan azokat az adatokat kell megadni amit a mozgásnem előírt. Tehát ha pl. a mozgásnem előírta a forrás partner megadását, akkor az olyan típusú mozgásnemmel rendelkező készlet mozgás fejnél kötelező megadni a forrás partnert. Ha a mozgásnem nem írta elő a forrás partner megadását, akkor viszont a fejnél tilos megadni a forrás partnert. Az érték nyilvánítás ilyen szempontból kicsit kakukktojás, mert az értéket nem a fejben hanem a készlet mozgás tételeknél (tranzakcióknál) kell (vagy tilos) megadni. Ez alól a megszorítás alól csak a jármű a kivétel. A járművet akkor is meg lehet adni, ha a mozgásnem nem írta elő a megadását. (Ha a mozgásnem előírta a megadását, akkor kötelező megadni.)

Jó pár mozgásnem előre föl van véve. A mozgásnemekkel kapcsolatos változtatásokat jól át kell gondolni, mert egy helytelen beállítás az ügymenetben zavart okozhat. Változtatás előtt érdemes egyeztetni a Szoftver Messiás Bt képviselőjével. A következő dolgokat érdemes átgondolni bármiféle változtatás előtt:

• Ha a beszerzésről számla vagy más pénz értéket igazoló bizonylat készül vagy érkezik be, akkor az érték megadást nem szabad előírni. Ha ugyanis van pénzügyi bizonylat, akkor azt a pénzügyi modulba föl lehet venni; és a rendszer automatikusan összekapcsolja a pénzügyi bizonylatot a beszerzéssel. Ezáltal az érték meghatározása automatikus lesz, és a készlet mennyiség meghatározható és fölhasználható már a számla (vagy más pénzügyi bizonylat) beérkezése előtt. Ez gyorsítja az ügymenetet, és lehetővé teszi a készletgazdálkodást akkor is, ha a pénzügyi bizonylatok feldolgozása el van maradva a készlet nyilvántartás mögött.
• Ha a forrás és a cél raktár is meg van adva, akkor az olyan mozgásnemű tranzakciók egyszerre két raktár készletét változtatják meg. A forrás oldalon készletet csökkentenek, a cél oldalon készletet növelnek. Az ilyen készlet mozgások csak úgy hozhatók létre, ha a forrás és a cél oldalon álló raktár tulajdonosa azonos. Különböző tulajdonban levő raktárak közötti mozgatás esetén a készlet érték nyilvántartása két külön céget érint, és ilyenkor a készlet érték megváltozását számla igazolja. Ezért az ilyen átmozgatás valójában egy értékesítés, és a mastERPiece rendszerébe is így kell fölvenni: külön egy eladást és egy vásárlást.
• Ha egy mozgásnemhez már vannak készlet változtató tranzakciók, akkor az adott mozgásnem előírásai nem módosíthatóak. (A mozgásnem neve még ilyenkor is megváltoztatható.)

Mozgásnemhez tartozó bizonylatok beállítása

A bizonylat címe - A mozgásnem meghatározza a készlet mozgás nemét, de az ehhez tartozó bizonylatra nem a mozgásnem nevét kell ráírni. Íme néhány példa:

• "Raktárak közötti mozgatás"-nál "Szállítólevél" felirat kell hogy szerepeljen "Raktárak közötti mozgatás" helyett.
• "Eladás számlára" mozgásnemnél szintén "Szállítólevél"
• "Vásárlás számlára" mozgásnemnél szintén "Bevételezési bizonylat" vagy "Raktári bevételezési jegy"
• stb.

Ezek miatt a mozgásnemnél megadható a "bizonylat címe". Ha a bizonylat címe nincs megadva, akkor a nyomtatási képen a mozgásnem teljes neve jelenik meg címként.

Az oldalak címe - Hasonlóan a bizonylat címéhez, a mozgásnemtől függően változik a forrás- és cél oldal megnevezése. Például eladásnál a cél oldalon "Vevő" áll, bevételezésnél "Raktáros" (a saját raktárban), garanciális visszavételnél "Átvevő" stb. Az egyes mozgásnemeknél megadható a "Forrás oldal címe" és "Cél oldal címe"; a bizonylaton ez fog megjelenni.

Példányok és aláírók - A bizonylat példányainak száma, és az aláírók szintén konfigurálhatók, ezek azonban külön ablakokon kaptak helyet. Lásd alább.

Lásd még: mastERPiece Mozgásnem ablak

Mozgásnem bizonylat példány

Itt lehet beállítani hogy egy bizonylathoz milyen példányok készülnek (nyomtatáskor). Egy mozgásnemhez tetszőleges számú példányt (sort) föl lehet venni. Egy sorban a következő adatok szerepelnek:

• Mozgásnem, amihez a példány tartozik
• Sorszám - egy számot kell beírni. A nyomtatásban a példányok az itt megadott sorrendben követik egymást.
• Cím - a példány címe

Példa: "Eladás számlával" mozgásnemnél két példányt állítunk be, a következő nevekkel:

• "Ez a vevő példánya"
• "Ez a kiadó (raktáros) példánya"

Lehetséges olyan eset, amikor két különböző mozgásnemnél azonosak a bizonylat címek, de különbözőek a példányok. Például:

• "Raktárak közötti mozgatás" esetén a bizonylat címe "Szállítólevél", és három példányos: kiadó raktár példánya, sofőr példánya, befogadó raktár példánya
• "Eladás számlával" esetén a bizonylat címe szintén "Szállítólevél", de ez két példányos: kiadó raktár példánya, vevő példánya

Lásd még: mastERPiece Mozgásnem bizonylat példány ablak

Mozgásnem bizonylat aláíró

Itt lehet beállítani hogy egy bizonylatot kik írnak alá (nyomtatáskor). Egy mozgásnemhez tetszőleges számú aláírót(sort) föl lehet venni. Egy sorban a következő adatok szerepelnek:

• Mozgásnem, amihez a példány tartozik
• Sorszám - egy számot kell beírni. A nyomtatásban a példányok az itt megadott sorrendben követik egymást.
• Cím - az aláíró címe

Példa: "Eladás számlával" mozgásnemnél két aláírót állítunk be, a következő nevekkel:

• Vevő
• Kiadó (raktáros)

Lehetséges olyan eset, amikor két különböző mozgásnemnél azonosak a bizonylat címek, de különbözőek az aláírások. Például:

• "Raktárak közötti mozgatás" esetén a bizonylat címe "Szállítólevél", és három aláírója van: kiadó raktáros, sofőr, befogadó raktáros
• "Eladás számlával" esetén a bizonylat címe szintén "Szállítólevél", de ennek két aláírója van: kiadó raktáros, vevő

Lásd még: mastERPiece Mozgásnem bizonylat aláíró ablak

Készletmozgás bizonylat példa

Alább látható egy nyomtatási kép egy bizonylat első oldaláról. Piros színnel vannak jelölve azok az elemek, amit a föntebb leírt beállítások határoznak meg. Az Ön szoftver telepítésében a konkrét kinézet eltérhet, de a beállítások funkciója azonos. Tipp: kattintson a képre a nagyobb méretű megjelenítéshez.

Készlet mozgás fej

Ez a fejléce minden tranzakciós csomagnak ami cikkeket mozgat raktárból, raktárba vagy raktárak között. Van egy mozgásneme, és a mozgásnemnél előírtaknak megfelelően kell (vagy nem kell) megadni forrás és cél raktárat és partner. A gyakorlatban ezeket nem mozgás fejeknek nevezzük, hanem a mozgásnemnek megfelelő névvel illetjük őket. Például egy "beszállítás" vagy "elemi kár" mozgásnemmel rendelkező készlet mozgás fejet egyszerűen "beszállításnak" vagy "elemi kárnak" nevezünk. Mozgás fej gyűjtő néven akkor hivatkozunk rájuk amikor általában minden készletet változtató tranzakcióról beszélünk.

A mozgás fej attribútumai között szerepelnek a következők:

• Kelt - amikor a mozgás fej létrejött.
• Teljesítés dátuma - amikor a mozgás fej a készletre hatást gyakorol (készletet csökkent vagy növel)
• Mozgásnem - lásd följebb
• Forrás partner
• Forrás raktár
• Cél partner
• Cél raktár

Lásd még: mastERPiece Készlet mozgás fej ablak

Készlet mozgás tétel

A készlet mozgás egy tétele a következő attribútumokkal rendelkezik:

• Cikk - ez egy hivatkozás arra a cikkre aminek a készletét a tranzakció változtatja
• Név - ez egy másolat a cikk nevéről. Azért készül róla egy másolat, mert készlet mozgatásról bizonylat nyomtatása lehetséges. A bizonylat pedig azokat az adatokat kell hogy tartalmazza, amik a bizonylat készítése idején érvényesek voltak. (Ha megváltozik a cikk neve, a régi bizonylat még a régi néven kell hogy tartalmazza a cikket.)
• Vonalkód - szintén egy másolat ugyan abból az okból
• Mennyiség - ez mindig a cikk saját mennyiségi egységében van értelmezve, ami a törzsadatoknál van megadva.
• Nettó ár, érték és pénznem - a tranzakció valós értéke amivel a készlet értéket megváltoztatja.
  • Ha a mozgásnemnél az érték megadása kötelezővé volt téve, akkor ez egy kézzel beírható érték. Ilyenkor a készlet változtató tranzakció értékét nem egy pénzügyi bizonylat (pl. számla) igazolja, hanem a kézzel beírt érték. Tipikus példája ennek a szoftver telepítésekor a nyitó készlet fölvétele. Mivel nem akarjuk berögzíteni a rendszerbe az összes korábbi beszerzést, ezért a kezdeti készlet értéket kézzel írjuk be.
  • Ha a mozgásnemnél az érték megadása nem volt kötelezővé téve, és ez egy beszerző jellegű tranzakció, akkor ez az érték automatikusan van meghatározva a beszerzéshez hozzárendelt pénzügyi bizonylat (számla) alapján. Amennyiben nincs hozzárendelve számla az ilyen típusú tranzakcióhoz, úgy a nettó ár és érték üresen marad. Ez azt jelenti hogy a tranzakció értéke (még) ismeretlen; a későbbiekben a számla hozzárendelés után határozódik meg.
  • Minden más esetben a nettó árat és értéket a rendszer határozza meg az alapján, hogy a raktárból kimozgatott cikk milyen áron került beszerzésre. A beszerzés értéke FIFO rendszerben határozódik meg, azaz a raktárba leghamarabb bekerült termék távozik leghamarabb. Ha ez az érték üresen áll az azt jelentheti, hogy az eredeti bekerüléshez még nincs hozzárendelve számla. De jelentheti azt is, hogy a teljes eredeti bekerülés hiányzik. (Ilyenkor negatív készlet mennyiség alakulhat ki.)
• Becsült nettó ár, érték és pénznem - Ez hasonlít a nettó értékhez, azzal a különbséggel hogy ez egy becsült érték. Amennyiben a raktáros egy szállítólevél alapján vételezi be az árut, úgy nem tudhatjuk a valódi értékét. Azonban a raktárosnak lehet fogalma a körülbelül értékről, és azt ide beírhatja. A későbbiekben az ilyen módon bekerült cikkeket csökkentő és mozgató tranzakciók tovább viszik ezt a becsült értéket. Így a valós készlet érték nyilvántartással párhuzamosan kialakul egy becsült értékekkel operáló nyilvántartás. Ez a becsült készlet érték nyilvántartás soha nem lesz olyan pontos mint a számlák és pénzügyi bizonylatok alapján vezetett valós készletérték nyilvántartás. Azonban megvan az az előnye, hogy ennek segítségével becsülni lehet a készlet értéket, a hasznot és adott esetben a várható adó mértékét annak ellenére hogy a számlák feldolgozása hiányos.
• Bekerülési érték forrása - ez az a számla tétel ahonnan a tranzakció bekerülési értéke származik. Kizárólag beszerző jellegű tranzakciók esetén lehet kitöltve.

Megjegyzés: ha egy készlet mozgás tételhez számla tételt rendelünk, vagy ilyen megrendelést megszüntetünk, akkor az hatással lehet a készletérték meghatározására.

Lásd még: mastERPiece Készlet mozgás tétel ablak

Aktuális készlet

A készlet kezelő modul nyilván tartja az egyes cikkek aktuális mennyiségeit az egyes raktárakban, és ezek történetét is. A mastERPiece a készlet értékelésére használt módszerek közül a FIFO rendszert használja.

http://hu.wikipedia.org/wiki/K%C3%A9szlet#A_k.C3.A9szletek_.C3.A9rt.C3.A9kel.C3.A9s.C3.A9re_haszn.C3.A1lt_m.C3.B3dszerek

Ez azt jelenti, hogy a készletérték meghatározásakor azt feltételezi, hogy a legkorábban bekerült készlet kerül leghamarabb ki a raktárból. A készlet értékét nem az utolsó beszerzési áron tartja nyilván, hanem a tényleges beszerzések értékeinek összegeként.

Készletérték újraszámítása a háttérben

Ez a vállalatirányítási rendszer korlátlan számú raktárat és cikket képes kezelni, és ezek készletértékét FIFO módszerrel kiszámítani. A készletértékek újraszámítása bizonyos esetekben időigényes, nagy számítási kapacitást igénylő művelet lehet. Ha például valaki egy olyan beszerzést rögzít ami sok terméket tartalmaz és a teljesítési dátuma több hónappal a múltban van, akkor ez megváltoztatja az összes későbbi dátumra fölvett termék felhasználások készlet értékeit. Mivel a felhasználások mindig a legkorábban beszerzett készletet használják föl, ezért össze kell pároztatni a beszerzéseket a felhasználásokkal időrendben. Tovább bonyolítják ha helyzetet az azonos időpontra fölvett raktárak közötti mozgatások, főleg ha láncban több raktár között történik az átmozgatás. Ilyenkor a rendszernek ki kell találnia, hogy a sok lehetséges végrehajtási sorrend közül melyik az, ami a lehető legtöbb tranzakcióra képes beszerzési árat meghatározni. Ha a forrás és cél raktárak elszámolási devizája eltér, akkor eközben pénznem váltást is kell végeznie. Ehhez olyan árfolyamot használ, ami időben szintén változhat. A rendszer nagyvállalati verziója automatikusan letölti a különböző árfolyam szolgáltatók által közzétett árfolyamokat. Adott esetben az árfolyam letöltés után több napnyi készlet változtató tranzakciót kell újra sorba állítani és a készlet érték változásokat meghatározni. Ha például valaki egy olyan beszerzést készül lezárni ami egy hónappal ezelőtti és több 100 terméket tartalmaz, akkor a készlet értékek újraszámítása akár több percig is eltarthat.

A fentiek miatt a készlet érték azonnali, valós idejű nyilvántartása nem lehetséges; mert ez akadályozná a normál ügymenetet és a felhasználók mindennapos munkáját. A készlet értékek (FIFO) újraszámítása a háttérben, a központi szerveren zajlik. Amikor valaki olyan adatot változtat ami miatt a készlet értékeket újra kell számítani, akkor a rendszer megjegyzi hogy milyen termékekre és milyen dátumtól kell ezt a műveletet elvégezni. A szerveren a háttrében elindul az újraszámítás. A számítás módja olyan, hogy a szerver erőforrásainak csak egy korlátozott részét használja föl. Ennek célja, hogy a számítási teljesítmény nagyobb része megmaradjon a normál felhasználók számára - a kliensprogram válaszideje alacsony maradjon, a felhasználóknak ne kelljen sokat várni a műveletek elvégzésére.

A Windows-os kliensprogramban a Készlet fülön meg lehet tekinteni a FIFO újraszámítási sor aktuális állapotát. Ez a következő módon néz ki akkor, ha az újraszámítás folyamatban van:

És így néz ki akkor, amikor az összes tranzakció sorba lett állítva, és a készlet információk naprakészek:

Normál esetben a készlet érték információk maximum 30 perces késésben vannak az adatrögzítéshez képest. Nagyobb változtatások, illetve nagyméretű termék adatbázis esetén ez több is lehet. A késés csökkentéséhez a szerver teljesítmény fokozása szükséges.

Aktuális készlet megjelenítése adott cikkhez vagy raktárhoz

Az aktuális készletet az aktuális készlet ablakon lehet megnézni. Ugyancsak itt adhatók meg a minimális és maximális elvárt készletre való korlátozások is. Ez az ablak általában nem közvetlenül van megnyitva, hanem a cikk ablakról vagy a raktár ablakról részlet ablakként.

• Ha egy konkrét cikk készleteire kíváncsi a különböző raktárakban:
  • Nyissa meg a Törzsadatok/Alapadatok/Cikk ablakot
  • Keresse ki a kívánt terméket
  • A "részletek" gomb megnyomása után válassza ki a >>Készlet(Cikk) lehetőséget
  • Így megjelenik a készlet ablak, amely a kiválasztott cikk készleteit mutatja az összes raktárban ahol az adott cikk valaha előfordult
• Ha egy konkrét raktár készletére kíváncsi:
  • Nyissa meg a Készlet/Statikus adatok/Raktár ablakot
  • Keresse ki a kívánt raktárat
  • A "részletek" gomb megnyomása utána válassza ki a >>Készlet(Raktár) lehetőséget
  • Így megjelenik a készlet ablak, amely a kiválasztott rakár készletét mutatja az összes cikkel amik az adott raktárban valaha előfordultak

A készlet/Aktuális készlet menüpont segítségével meg tudja nyitni az összes ismert készletet egyetlen ablakon. Ebben az esetben az ablak nagyon sok adatot tartalmazhat, és a megnyitása sokáig eltarthat. Ha nincs szüksége arra hogy az összes ismert készlet értéket kiexportálja, akkor mellőzze az ablak ilyen fajta megnyitását.

Ezek a szűrt listák Excel-be exportálhatók. Lásd az Általános adatszerkesztő ablak cikket.

Egy adott készlet mennyiségi története

Egy adott készlet mennyiségi történetének megjelenítéséhez keresse ki a cikket a készlet ablakon, majd a bal alsó táblázatban tekintse meg hogy milyen dátumokon mennyi volt a záró készlet.

Teljes FIFO történet

A készlet mennyiségi történet táblázaton egy adott dátumot kiválasztva a jobb oldalon megjelennek további fülek a következő adatokkal:

• Nyitó készlet - tartalmazza azokat a mennyiségeket az eredeti beszerzési forrás és érték megjelölésével, amik az adott napon a legelső készlet változtató tranzakció végrehajtása előtt jelen voltak az adott raktárban az adott cikkre.
• Záró készlet - tartalmazza azokat a mennyiségeket az eredeti beszerzési forrás és érték megjelölésével, amik az adott napon a legutolsó készlet változtató tranzakció végrehajtása után jelen voltak az adott raktárban az adott cikkre.
• Készlet növelő tranzakciók - tartalmazza azokat a tranzakciókat az eredeti beszerzési forrás és érték megjelölésével, amik az adott napon a készletet növelték az adott raktárban az adott cikkre.
• Készlet csökkentő tranzakciók - tartalmazza azokat a tranzakciókat az eredeti beszerzési forrás és érték megjelölésével, amik az adott napon a készletet csökkentették az adott raktárban az adott cikkre.

FIFO-zási szabályok

• Készlet mozgás fej esetén:
  • A készlet változtatás hatása a készlet mozgás fej teljesítési dátumán érvényesül.
  • A készlet változtatás csak akkor érvényesül, ha a készlet mozgás fej elszámolható állapotban van. Amikor egy készlet mozgás fej állapota megváltozik, akkor a FIFO algoritmus újraszámítja az összes készletérték változást az összes olyan termékre ami a készlet mozgásban szerepelt. Ha a teljesítés dátuma a múltban van, akkor a készlet mennyiségek és értékek változásait a múltra visszamenőleg számítja újra.
• Munkalap esetén:
  • A készlet változtatás hatása a munkalap dátumán (kelt mező) érvényesül.
  • A készlet változtatás hatása csak akkor érvényesül ha a munkalap elszámolható állapotban van, és csak azokra a munkalap tételekre ahol a "felhasználás saját raktárból" jelölő négyzet be lett jelölve.
• A készlet változás raktára ez esetben az a raktár lesz, ami a munkalapnál mint "mozgó raktár" lett megadva.

Egyéb szabályok:

• Alapesetben a készlet mozgások időpontjai dátumok. A rendszert be lehet állítani úgy is, hogy a készlet mozgás időpontjai tartalmazzák az órát és a percet is. Ilyen beállítás esetén a készlet mennyiségi története nem napokra, hanem órára és percre lebontva jelenik meg.
• Egy adott dátumon (időpontban) a tranzakciók végrehajtási sorrendje nem egyértelmű. A rendszer úgy tekinti őket, mintha először a készlet növelő tranzakciók kerültek volna végrehajtásra, és utána a készlet csökkentő tranzakciók. Ezzel el lehet kerülni hogy ideiglenes negatív készlet értékek alakuljanak ki az adott dátumon (amennyiben ez lehetséges).
• A raktárak közötti mozgatások speciálisan vannak kezelve. Ezek egy időben készlet növelő és készlet csökkentő tranzakciók. A raktárak közötti mozgatások végrehajtási sorrendje ezért még problémásabb. Lehetséges olyan eset, hogy egy adott napon több raktárak közötti mozgatás lesz érvényesítve különböző raktárak között. Ilyenkor a rendszer megpróbál fölállítani egy olyan sorrendet közöttük, ami minden érintett raktárban elkerüli a negatív készlet mennyiség illetve az ismeretlen értékű készlet kialakulását.
• Bizonyos esetekben ez nem nem lehetséges. Ilyen eset az amikor a raktárak közötti mozgatások körben mozgatnak nem létező termékeket.
• Hasonló negatív készlet mennyiség vagy ismeretlen készlet érték alakulhat ki akkor, amikor egy eladás vagy munkalapon történő fölhasználás olyan készlet mennyiséget használ föl ami a forrás raktárban sosem volt (vagy nem volt belőle elegendő mennyiség).

Feltételezve hogy az elszámolható állapotban levő munkalapok és egyéb készlet mozgások a valóságot tükrözik, a fent leírt esetekben kialakuló negatív készlet illetve ismeretlen készlet érték a hiányzó beszerzések indikátora. A hiányzó beszerzéseket ezért a FIFO algoritmus lefutása azonnal és automatikusan megtalálja. A hiányzó beszerzések később bármikor listázhatók a hiányzó beszerzések ablakon.

Átlagos beszerzési ár számítása

Ez a vállalatirányítási rendszer a fent leírtaknak megfelelően részletes és pontos nyilvántartást vezet arról, hogy melyik készlet honnan származik; mikor kitől és milyen áron lett beszerezve. A gyakorlati felhasználás szempontjából ez a nyilvántartás túlságosan részletes lehet. Ennek vannak hátrányai:

• Egy átlagos képességű felhasználó nem biztos hogy megérti, hogy egy adott készlet felhasználásnak egyszerre több értéke lehet, és hogy ezek az értékek függenek a felhasználás helyétől, idejétől és a felhasznált mennyiségtől
• Az összes készlet információ áttekintése után pontos képet lehet kapni a felhasználandó készlet értékéről és származásáról; de ez időigényes lehet. Vannak helyzetek, amikor a felhasználó *egyetlen átlagos bekerülési árat* szeretne látni. Például abból a célból, hogy egy új kiajánlási árat határozzon meg.

Ebből a célból került kialakításra az átlagos beszerzési ár. Ez minden termékre automatikusan számolódik a háttérben. Az átlagos beszerzési ár meghatározása a következő algoritmus szerint történik:

• Első lépésben a termékhez tartozó olyan számla tételeket vesszük alapul, amik az adott termék valós beszerzései. Ezekre igazak a következő feltételek:
  • A számla nem sztornó számla, és nincs sztornózva se helyesbítve.
  • A számla állapot nem rontott. (Rontott jelentése: lezárt és nem elszámolható egy időben.)
  • A számla vevője egy saját cég típusú partner. (Egyszerűbb esetben: egyetlen saját cég van, és a számla vevője ez a saját cég.)
  • A számla tételen szereplő mennyiség pozitív
  • A számla tételen szereplő egységár pozitív
• Ezeket a számla tételeket dátum szerinti csökkenő sorrendbe rendezzük, és vesszük az első N=5 tételt. Ezek a legutolsó beszerzések.
• Kizárjuk azokat a számlákat, amik teljesítési dátuma több, mint L=180 nap. Ha ez kizárná az összes tételt, akkor a legutolsó egy tételt mégis meghagyjuk.
• Végül kiszámoljuk ezeknek a számla tételeknek a súlyozott átlagárát. Az árhoz tartozó súly a számla tételen szereplő mennyiség. Tehát a nagyobb mennyiséget beszerző számla tételen szereplő ár nagyobb súllyal számít bele az átlagba
• Az ilyen átlagárakat minden saját cég típusú partnerre kiszámítjuk. Minden ilyen partnernél csak azokat a számlákat vesszük figyelembe, amik az adott céghez tartozó beszerző számlák.
• A számlák különböző devizával rendelkezhetnek. A program mindig arra az árfolyamra váltja át őket, ami a saját cégnél megadott elszámolási devizának megfelel. Az átváltáshoz a számla teljesítés dátumát használja, és a saját cégnél megadott alapértelmezett árfolyam szolgáltatót.
• Ha az árfolyam adatok egyáltalán nem elérhető, akkor az a számla ki lesz hagyva a számításból (és emiatt más, régebbi számlák kerülhetnek be a *N=5* limit erejéig.)

Átlagos beszerzési ár számítási paramétereinek megváltoztatása

Egy adott cég esetén az átlagos beszerzési ár paramétereit a CRM/Partner ablakon külön meg lehet adni az "Átlagos beszerzési ár számítási paraméterei" részben. A beállítható paraméterek a következők:

• N=5 - az utolsó hány bejövő számlát vegye figyelembe a beszerzési átlagár kiszámításánál.
• L=180 nap - legfeljebb milyen régiek lehetnek a számlák amik a beszerzési átlagár kiszámításánál figyelembe vannak véve

Ha egy saját cég típusú partnernél ezek az értékek nincsenek megadva, akkor a fenti alapértelmezéseket használja a rendszer. Egyéb (nem saját cég) típusú partnernél ezek a beállítások hatástalanok.

FIGYELEM! - ha megváltoztatja a beszerzési átlagár számítási paramétereit, akkor a rendszer újraszámítja az összes termék átlagárát. Ez egy jó ideig eltarthat.

Számlák és beszerzések párosítása

Ebben a vállalatirányítási rendszerben a készlet beszerzések és a hozzájuk tartozó pénzügyi bizonylatok egymástól viszonylag független módon vehetőek föl. Folyamatkezelés szempontjából eleinte több párhuzamos folyamaton halad a földolgozás

• Készlet mennyiség szempontjából:

1. A készlet bevételezése bejövő szállítólevél alapján. A készlet mozgás először előkészítés állapotba kerül, a raktáros ellenőrzi hogy a szállítólevélen szereplő tételek megfelelnek-e a valós mennyiségeknek, végül lezárja a beszállítás folyamatát és ezzel a készlet mennyiség változtató hatás érvényesül a raktárkészletben.
2. A készlet felhasználása munkalapon vagy eladáson (kimenő szállítólevélen) keresztül
3. A készlet mozgatása raktárak közötti mozgatással

• Készlet érték szempontjából:

1. Bejövő (költség) számlák befogadása, ezek ellenőrzése és jóváhagyása, elszámolása és kifizetése.
2. Kimenő (vevő) számlák kiállítása, ezek pénzügyi teljesítésének ellenőrzése és lezárása

A készlet mennyiségi és érték nyilvántartása nem feltétlenül van szinkronban. Jellemzően a mennyiségi nyilvántartás napra készebb, a számlák földolgozása le van maradva a mennyiségi nyilvántartás mögött.

A rendszer kikényszeríti, hogy rontott/érvénytelen (lezárt és nem elszámolható) számlák és készlet mozgások ne kapcsolódhassanak egymáshoz. Ezt úgy éri el, hogy egyrészt az érvénytelen készlet mozgáshoz nem enged számla tételt kapcsolni és érvénytelen számla tételéhez nem enged készlet mozgás tételt kapcsolni. Másrészt úgy, hogy egy készlet mozgás illetve számla érvénytelenítésekor (lezárt nem elszámolható állapotba hozásakor) automatikusan megszünteti a korábban fölvett összerendeléseket.

A készlet mozgások és a hozzájuk tartozó számlák közötti kapcsolatok csak akkor ellenőrizhetők eredményesen, amikor az adatrögzítés mindkét oldalról befejeződött. Bár a rendszer a fent leírt (rontott) esetek kivételével bármikor megengedni a készlet mozgás tételek és a számla tételek összerendelését, de a készlet értékre ennek csak akkor van hatása amikor a készlet mozgás elszámolható állapotú. Ez a valóságban is így történik, és a rendszer ezt modellezi le.

Ugyanakkor a rendszer képes arra hogy automatikusan összepárosítsa a számlákat a beszerzésekkel, vagy legalábbis nagyban segítse ezt a munkát. A föntebb leírtaknak megfelelően a FIFO algoritmus képes meghatározni hogy mik azok a beszerző jellegű tranzakciók amikhez számlákat kell rendelni. Ehhez hasonlóan azokat a költség számlákat is meg lehet keresni amik készlet (cikk) beszerzéssel kapcsolatosak, de amik még nem lettek hozzákapcsolva a megfelelő készlet növelő tranzakciókhoz.

• A beszerzésekhez oldaláról kiindulva lehet hozzájuk számlát keresni. Erre való a számlák és készlet beszerzések automatikus párosítása ablak
• A számlák oldaláról kiindulva lehet hozzájuk beszerzést keresni. Erre való a készlet mozgás nélküli beszerzések ablak.

Mely beszerzésekhez hiányzik számla

• Az ilyen tranzakciók beszerző jellegűek. Azaz van cél raktáruk, de nincs forrás raktáruk. (Bővebben lásd a mozgásnem bekezdést föntebb.)
• Pénzügyi elszámolásuk bizonylat alapján történik. Ez abban nyilvánul meg, hogy a hozzá tartozó mozgásnemnél nem írtuk elő az érték kézi megadását. (Bővebben lásd a mozgásnem bekezdést föntebb.)
• Elszámolható állapotban vannak. (Bővebben lásd a készlet mozgások folyamat kezelési szabályait.)
• Még nem lett hozzájuk rendelve pénzügyi bizonylat (számla tétel), ezért pontos nettó áruk és értékük ismeretlen.

Az ilyen beszerzéseket tipikusan a raktáros egy szállítólevél alapján veszi föl. A beszerzett mennyiségeket rögzíti, de az értéket nem képes pontosan meghatározni. Valamikor később a pénzügyhöz beérkezik a költség számla, és a költség számla adatait egy adminisztrátor (vagy a raktáros) berögzíti a rendszerbe. Ezután a számlát és a készlet mozgást össze kell kapcsolni.

Mely számlákhoz hiányzik beszerzés

• Ezek azok a számlához tartoznak amik bejövő számlák. (Lásd a számla típusok leírását.)
• A számla tételnél nem csak a számla tétel elnevezése lett megadva, hanem egy konkrét cikk.
• A számla elszámolható állapotban van. (Bővebben lásd a számlák folyamat kezelési szabályait.)
• A számla tételnek van "maradék mennyisége". Bővebben lásd alább.

A maradék mennyiség leírása következik. A számla tételek és a készlet beszerzés tranzakciók között egy-több kapcsolat van. Ezt úgy kell érteni, hogy egy számla tételhez tartozhat több beszerzés tranzakció, de egy beszerzés tranzakcióhoz csak egy számla tétel tartozhat. Ennek a magyarázata a következő. A készlet érték pontos meghatározásához a beszerzések értékét is pontosan meg kell határozni. Ez csak akkor lehetséges, ha egy beszerzéshez egyetlen konkrét ár tartozik. Ezért egy beszerzés tétel értéke és ára nem jöhet egyszerre több különböző számláról. Ha több különböző számla alapján történik a bevételezés, akkor több különböző beszerzés tételt kell fölvenni. Máskülönben az érték meghatározása nem lesz egyértelmű. A számla oldaláról nézve nem ilyen szigorúak a szabályok. Egy számlán szerepelhet olyan készlet beszerzés, amit fizikailag több részletben teljesítenek (pl. egyik felét hétfőn a másik felét szerdán szállítják le). Ilyenkor egy számla tételhez kettő vagy több készlet mozgás tétel is tartozhat. A számla tételnél ezért van egy "maradék mennyiség". Ez az a mennyiség ami a számla tételnél megadott mennyiségből még nincs lefedve hozzá kapcsolt készlet növelő tranzakciókkal. Csak azokhoz a számla tételekhez keresünk tehát beszerzés tranzakciókat, amiknek van maradék mennyisége.

Az összerendelés a számlák és készlet beszerzések automatikus párosítása ablakon történik.